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淺談會計電算化的幾點看法
[摘要]隨著會計電算化進一步向深層次發展,會計電算化作為企業內部控制帶來了許多新的問題,建立良好的會計電算化內部控制制度,以保證財務系統實行電算化后正常、安全、高效地運行已成為當務之急。本文對其進行了詳細闡述。
[關鍵詞]會計電算化 看法 對策
一、會計電算化
會計電算化是以電子計算機為基礎的當代電子技術和信息技術應用到會計實物中的簡稱。會計電算化是運用電子技術的手段對企業的財務收支,會計要素的增減變動進行核算,對企業的預算、資金流、物流成本等進行管理的操作系統。該系統包括電腦、軟件、存貯介質和操作人員。其次會計電算化是會計信息系統,是整個企業信息系統的核心組成部分,是中樞神經,企業信息是企業決算、管理、生產經營的依據和結果反映。無論是企業的收支核算還是會計要素核算最后都以各種報表形式把信息反映出來。因此說會計電算化是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及代替部分由人腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。
二、會計電算化中存在的問題
1.電算化管理制度與執行脫離。為確保電算化系統正常運行和會計信息的安全、準備、合法可靠,企業需要研究制定相應的會計電算化管理方法與制度。一些企業為達到甩賬目的,根據財政部會計電算化工作規范要求制定了大量的企業內部電算化管理與控制制度,一時起到很好效果,但甩賬后,這些制度沒有進一步完善,主要表現為:操作規程混亂、職責不清;在裝有電算化的計算機上操作一些與電算化工作無關的內容,如上網聊天、玩游戲等;允許一些無關人員使用計算機、電算化數據檔案保管力度不夠等,上述問題均應解決。
2.會計制度的修改落后于會計電算化的發展。現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的,應用會計電算化后,從記賬方法、賬務處理程序到會計工作的組織、內部控制的方式和會計檔案的保存介質以及方法等都發生了變化,因此必須根據會計電算化的特點,對財務會計制度做出相應的修改,企業只加強了軟件的運用,忽略了會計制度的建設。
3.會計電算化基礎管理工作十分薄弱。會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。而目前,我國建立手工操作條件下的基礎工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業內部控制也不是十分完善。實現會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束,才能充分發揮電算化的優勢。
4.重視賬務功能,忽視管理功能。一直以來,我國的會計工作主要從事事后核算,事前的分析預測和事中的控制因計算復雜而很難進行。會計電算化的運用和發展可以將會計人員從繁重的算賬、報賬中解脫出來,把主要的精力放在加強財務管理方面。可是,我國實行會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產核算等內容功能較強,具備管理功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測模塊,卻沒有設計或內容過于簡單,查詢功能也不健全,限制了管理功能,沒有從分發揮會計電算化對加強財務管理的作用。
5.操作人員安全保密意識差。安全性問題主要是指一旦軟、硬件出現故障或病毒侵入,數據的安全、可靠性就受到威脅,加之數據資料的儲存介質發生變化,如果資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時,一旦出現故障,則損失慘重,無法彌補。另一方面,保密意識淺薄也易造成巨大損失,這主要表現為操作權限設置不當,操作管理不嚴。
6.電算化專業人員缺乏。由于會計電算化對員工的要求比較高,既要求會計人員要掌握一定的會計專業知識,又要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術以及保養和維護。而在實際工作中,雖然大多數會計人員都已接受過計算機培訓,培訓的人員卻主要是初級人員,高、中級應用人員不多,而目前接受中高級培訓的人員數量少,根本滿足不了會計電算化工作的需要。
三、改進和加強會計電算化的對策
1.設計與實施電算化系統的方針。會計電算化在財務工作中是一個長期的過程,而不是財務工作短期目標,它總是在不斷地改進和發展,因此需要詳細制定單位會計電算化發展規劃和工作計劃,在統一規劃下,分步有序地實施,以免盲目性,保證前后階段工作的協調,從而扎實地擴大應用范圍,最終實現整個企業的信息化。
2.加強計算機硬件、軟件管理。財務軟件公司在軟件開發中,必須引入安全稽核機制,對重要操作日志進行記載,并進行必要的權限設置,使業務數據只有在解密的條件下才能使用,同時必須進行必要的身份認證和內容檢查,控制一些軟件的安裝,尤其是數據庫系統軟件,以防止利用數據庫系統打開多賬數據庫,進行非法處理,拒絕一切無關人員使用計算機。建立一套完整的操作環境和軟件系統是進行電算化會計信息系統內部監控的必要手段,只有這樣才能保證會計人員相對獨立、完整的行使自己的權限以達到會計內部監控。
3.加大對“復合型”會計電算化人才的培養力度。對電算化管理人員的培訓工作要經常性地進行并結合經驗交流,使培訓收到實效。若只有普及型的速成人才培訓,難以提高會計電算化的水平。在吸收高校會計電算化畢業新生的同時,還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業,這樣新老結合,高、中、低結合的會計電算化人才隊伍就會形成,必將推動會計電算化工作的進一步提高。
4.加強會計信息系統的安全性、保密性。隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加,會計電算化工作也出現了一些新問題,為使會計電算化工作走上規范化的道路,應建立健全內部控制。系統操作員以外的操作人員只享有操作權限,加強對電算化系統數據輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍,對軟件、硬件、文檔的安全要檢查,設置多級保密措施,對個別人容易出現的個人壟斷現象以及對系統管理人員的監管控制問題進行防范,所有這些都是制定會計電算化規章制度必須加以考慮的問題。
以上這些問題是會計電算化運用中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。如若重視并及時解決這些問題,它必然會促進我國會計電算化向更深層次發展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高各級企、事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。
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