中小企業在實現會計電算化時應注意的幾個問題論文

中小企業在實現會計電算化時應注意的幾個問題論文

　　隨著會計電算化產生的快捷、高效日益為眾人所知，財務軟件也以驚人的速度普及起來。幾年前，使用財務軟件還是資金雄厚的大企業的專利，而現在，越來越多的中小企業也已緊跟大企業的腳步，開始配置財務軟件。值得注意的是，由于中小企業在規模、資金、人力資源、經營方式上與大企業都有很大的區別，所以在實行電算化時也應有自己特殊的考慮。實踐也證明，中小企業如果完全模仿大企業的思路和方法實行電算比，往往會出現這樣那樣的問題。那么，中小企業在實現會計電算化時應注意哪些問題呢？本文想從以下四個方面談一下自己的看法。

　　一、應當購買符合自身規模和經營特點的財務軟件

　　大型財務軟件一般都針對大型企業的需要來設計，因此功能強大、界面華麗，具有相當大的誘惑力。面對精美的說明書和強大的營銷手段，中小企業往往產生軟件“越大越好”、功能“越多越好”的感覺，因而選擇購買大型財務軟件。其實，這往往是不明智的。中小企業配置大型財務軟件，就好象“小腳穿大鞋”，至少存在以下弊端：

　　l.成本過高。大型軟件本身的價格往往是小型軟件的幾倍甚至幾十倍，大型軟件要求的硬件配置也比小型軟件高，這就導致了很高的購買成本，更重要的是，大型軟件投入使用后，維護成本和更新成本也比小軟件高得多。實際上，由于中小企業自身的特點和他的固有限制，這些成本許多都花在一些中小企業極少使用或永遠都用不上的功能上。

　　2.操作復雜不便，難以發揮實際功效。大軟件不僅帶來了安裝調試上的不必要的冗長和復雜，更帶來了日常操作中一些不必要的工作繁瑣和延誤。另一方面，由于中小企業人力資源的相對不足，也無法順利使用大軟件提供的一些復雜功能，這些都影響了大軟件應有功能的有效發揮。

　　3.缺少靈活性。中小企業賴以與大企業競爭的重要優勢之一就是其經營的靈活性。由于大型財務軟件設計上的標準化和模塊化，難以真正符合中小企業的靈活而有特色的經營需要。而設計大型財務軟件的大型軟件制造商由于把大企業作為既定的服務目標，往往不會專門為中小企業修改和重編軟件。由于這些原因的存在，大型財務軟件不但難以象給大企業帶來高效一樣給小企業帶來高效，還會影響中小企業的活力，成為中小企業競爭力中的不利因素。

　　二、作好實現電算化的思想準備

　　中小企業實現電算化，不但要在物資上作好準備，也要在思想上作好準備。在某種意義上說，作好思想準備更重要，因為用好軟件、讓軟件發揮最大功效比購買軟件要更難做到。

　　作好思想準備，首先應在企業領導層取得有力的支特。高層管理人員的關心和支持是順利實現電算化的最重要條件。其次，要克服員工之中的抵觸情緒。因為電算化不可避免會帶來工作中的變革，這意味著許多人將不得不改變其長期以來的工作內容和工作方式。有些人會因為害怕難以勝任工作而深感不安，有些人對新工作很不適應，有些人則害怕自己權威受損或秘密泄露。這都會造成電算化過程中的巨大阻力。要克服這些阻力，最重要的就是要建立通暢的思想溝通機制，開展宣傳，認真貫徹管理層實現電算化的決心，并讓相關人員真正認識到實現電算化給他們帶來的好處，把每個人都變成電算化的倡導者和推進者。

　　強調要在思想上作好準備，是因為中小企業與大企業相比，帶有更多的家庭經營和人合企業的特點。要順利實現會計電算化，僅靠制度的約束是不夠的，也要靠人的自覺自愿行動。

　　三、搞好手工會計向會計電算化的轉換工作

　　相比大型企業而言，中小企業的會計工作往往是不規范的。因此，在從手工帳向電算化的過渡過程中，作好相關的轉換工作是十分重要的。尤其需要強調兩方面的工作：一是改進相關會計制度。從手工會計轉向電算化時，一般應當對原有企業的財會制度進行修改或者重新制訂。由于中小企業人力資源的局限，實行電算化后，從事電算化的人員常常身兼數職。因此，重新考慮設計內部控制制度非常重要。為此，中小企業應當適當地向軟件商和相關的咨詢機構進行咨詢，改進和完善企業的會計制度。二是作好數據的轉換工作。無論從存儲安全性、取用快捷性上還是從進行相關分析報告的需要上考慮，將歷史數據輸入新的電算化的會計系統都是十分必要的。而許多中小企業在實際工作中忽視了這一部分工作。作好數據轉化工作，首先應當判別原有數據的真實性和有用性，對于因為中小企業原有會計系統缺陷等原因造成的非真實和非相關數據，就沒有必要進行數據轉化，因為此類數據無益于提高新系統的作用。在進行實際的轉化工作時，則應當注意數據的類型、格式和輸入的完整性和準確性。

　　四、組織崗位培訓，取得技術支持

　　由于種種原因，中小企業往往只重視軟件硬件的購置和安裝，不重視對相關人員進行培訓。而實際上，由于中小企業在人力資源的相對落后，更需要作好相關人員的培訓工作。培訓方式可以多種多樣，離崗培訓和在崗培訓都可以，目標是一方面讓相關人員掌握工作的知識和技巧，另一方面增強他們的信心和運用財務軟件的主動性和積極性，提高工作效率。

　　取得技術支持也是中小企業應進行的重要工作。中小企業一般不具有內部的技術支持部門和充足的技術支持人員，因此，尋求外部支持，建立穩固的外部支持聯系是很重要的。常用的方式是在購買軟件時就與軟件商約定建立密切的合作關系。不但在安裝調試過程中要有技術人員在場，在軟件運行幾個星期后，還要請技術人員來進行檢測。在軟件運行出現問題或是企業對軟件提出新的要求時，也要及時請技術支持人員進行指導。

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