電算化下企業(yè)會計檔案治理題目研究
摘 要：隨著電算化的實行，由此產生的很多機讀數(shù)據(jù)與文件賦予了會計檔案治理很多新的特點，同時也產生了新的。筆者經(jīng)過幾年的會計電算化實踐與，具體了電算化會計下企業(yè)檔案治理的新特點，剖析了會計電算化現(xiàn)實工作中會計檔案治理存在的題目，經(jīng)過成因，提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案治理題目解決方案。 關鍵詞：會計電算化；會計檔案治理 一、背景簡述 機在會計領域的普及和，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的方向，成為促進會計基礎工作規(guī)范化和化的一種重要手段。為適應會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計檔案治理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。 二、會計電算化下會計檔案治理新特點 要了解電算化下會計檔案治理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以計算機為主確當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替換人腦完成對會計信息的分析、猜測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規(guī)范，總結出以下幾點電算化會計檔案治理的新特點： �。�1）會計檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案治理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內的電子會計檔案�！ 。�2）載體本身性質帶來的新的特點。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的�！ 。�3）電算化操縱流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統(tǒng)的手工操縱條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映業(yè)務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操縱工具，財務職員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的條件條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料固然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。 �。�4）電算化會計系統(tǒng)對職員的素質與系統(tǒng)安全操縱提出了新需要。電算化會計檔案治理要求所從事職員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門，還必須同時把握必要的計算機操縱和維護知識；而對系統(tǒng)安全性，則更由于與計算機本身的原因而進步，同時也對個人安全操縱使用提出了新的需要。 三、會計電算化下檔案治理存在的題目及成因分析 結合電算化下檔案治理的新特點，作者回納實際電算化會計檔案治理存在的一些題目： �。�1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但由于實施時間不長，財會職員和單位領導對會計電算檔案的組成不甚了解，缺乏治理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上回檔保存，從而影響會計檔案的完整性�！ 。�2）會計載體本身性質帶來的題目：電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內才可視，因此目前很多企業(yè)由于沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用；《會計檔案治理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房治理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失�！ 。�3）會計檔案治理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案治理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管職員職責情況下，會計檔案的人為破壞和損壞現(xiàn)象在所難免�！ 。�4）缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案治理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的題目，但目前一般單位都僅僅對以前的會計職員進行一定的培訓，然后就往操縱系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計職員僅學會了操縱，而治理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可�！ ∮泄赜幸�，筆者根據(jù)自己的實際電算化操縱與規(guī)范要求，對以上發(fā)生的原因作出以下可能的判定； �。�1）對會計電算化本身理解的偏差：很多企業(yè)的會計職員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的治理會計、猜測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案治理的重視。 �。�2）尚未引起有關部分的重視：不論是檔案治理部分還是檔案形成部分，對回檔工作重視不夠，檔案部分缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，造成檔案形成部分交什么、交多少都任其的狀況，嚴重妨礙了文件、數(shù)據(jù)的回檔�！ 。�3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的回檔工作處于無序狀態(tài)�；貦n時仍然沿襲手工治理時的老做法，只回檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用機打印出來的賬簿、報表。 四、如何改善電算化下的會計檔案治理 �。�1）完善硬件設施建設 提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清楚度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化會計軟件，最好是具有檔案治理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，留意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改�！ 。�2）完善電算化下會計檔案治理各項制度 a、建立電算化會計檔案的回檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等治理部分的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表�！ 、建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數(shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件，制作檔案治理文件卡片�！ 、建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務部分負責人批準，按照檔案治理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部分會計檔案，要有單位先容信，并經(jīng)主管領導、財務部分負責人批準。 d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)目、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質的特殊性，治理職員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。 e、建立電算化軟件內的會計檔案治理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的職員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，則只有主管職員或程序開發(fā)職員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能�！ 。�3）進步會計部分職員素質，完善職員配置結構 由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的治理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部分相應增加一定數(shù)目的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更公道、高效的軟件�！ 。�4）進步思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關領導應當高度熟悉對電算化會計檔案資料進行化治理的重要性，并督促有關制度的建立�，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的治理仍局限于手工治理階段的經(jīng)驗，因此，應當進一步進步電算化會計檔案治理者的素質，把磁性介質檔案資料的治理落到實處。 五、電算化下會計檔案治理展看 電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。假如說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、化的方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案治理這一基礎會計工作。 �。� 1.張前，《電算化環(huán)境對會計檔案的及治理要求》，《財會》，2001年第10期 2.李新惠，《電算化會計檔案應留意的題目》，《檔案治理》，2002年5月 3.郭利萍，《電算化會計檔案制度的建立》，《檔案治理》，2002年5月 4.部莉君、趙偉，（會計電算化對會計的相關影響），《現(xiàn)代審計與會計》，2001年第12期 5.支華，《會計電算化下的會計檔案治理工作》，《財務與會計》， 2002年9月 6.馬玉昆，《淺談會計檔案的治理》，《技術》，2002年第l期 7.張晶，《實行會計電算化后的會計檔案治理之我見》，《工會財會》，2002年10月 8.周衛(wèi)珍，《談會計電算化后會計檔案的變革》，《山東檔案》，2002年4月【電算化下企業(yè)會計檔案治理題目研究】相關文章：
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