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淺析“預(yù)付賬款”的正確使用與管理
預(yù)付賬款是指按照購貨合同或勞務(wù)合同的規(guī)定,預(yù)先支付給供貨方或提供勞務(wù)方的款項。在日常核算中,有的企業(yè)由于主觀、客觀方面的原因錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤、推遲納稅等,了企業(yè)財務(wù)信息的真實性。
一、“預(yù)付賬款”在日常核算中誤用的形式及原因
一是企業(yè)購置機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等誤記入“預(yù)付賬款”。在實際核算中,對企業(yè)購置機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款,許多財務(wù)人員不知道應(yīng)該將其列支在“預(yù)付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認(rèn)為只要是預(yù)付的各種款項,均應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目列支,對“預(yù)付賬款”科目含義存在誤解�！镀髽I(yè)會計制度》規(guī)定,預(yù)付賬款科目核算企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定而預(yù)先支付給供應(yīng)單位的款項。該科目屬于流動資產(chǎn)類科目,用來核算購入存貨時形成的預(yù)付款。而上述的采購機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款項或預(yù)付在建工程款屬于固定資產(chǎn)類核算的對象,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其性質(zhì)用“工程物資”或“在建工程”科目核算。
二是職工借支而預(yù)付的材料款誤記入“其他應(yīng)收款”科目。在會計實務(wù)中,企業(yè)采購部門人員借支去采購材料等貨物時需要先付款,財務(wù)部門只持有采購人員的借條,發(fā)票和供貨企業(yè)的收據(jù)在當(dāng)月收不到,會計人員在做賬時往往誤用“其他應(yīng)收款”科目核算預(yù)付材料款。一般情況下,和主營業(yè)務(wù)無關(guān)的業(yè)務(wù)都可以用“其他應(yīng)收款”核算,而“預(yù)付賬款”一般核算和主營業(yè)務(wù)有關(guān)的項目,如采購材料等。所以職工借支預(yù)付的材料款應(yīng)記入“預(yù)付賬款”而不是“其他應(yīng)收款”科目。
三是資產(chǎn)負(fù)債表中的預(yù)付賬款項目填列不正確。會計期末,財務(wù)人員在編制資產(chǎn)負(fù)債表時,往往容易將應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款合并,如將“預(yù)付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產(chǎn)負(fù)債表的“預(yù)付賬款”項目中,這樣計算不一定正確,因為總分類賬戶等于所屬各個明細(xì)分類賬戶余額之和,而預(yù)付賬款總分類賬中可能含有應(yīng)付賬款明細(xì)賬金額。
四是將房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤記入“在建工程”。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)日常核算中,個別財務(wù)人員沒有考慮到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的特殊性,將預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)來說,其開發(fā)項目屬于存貨,其預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款應(yīng)該使用“預(yù)付賬款”和“開發(fā)成本”兩個科目進(jìn)行核算,而不是記入“在建工程”或“工程物資”。
五是“預(yù)付賬款”長期掛賬影響損益和稅收。企業(yè)按購貨合同預(yù)付貨款后,由于有的供貨單位不開發(fā)票,有的供貨單位可能倒閉或撤消,有的未倒閉但時間達(dá)兩年以上不可能開發(fā)票,財務(wù)人員不對這筆業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理,致使預(yù)付賬款長期掛賬,影響當(dāng)期損益。在這種情況下正確的處理是:如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款性質(zhì),或者因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,應(yīng)將原計人預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款,并計提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。
二、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施
以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實際核算中可能發(fā)生錯誤的幾種形式,為了使企業(yè)提供的財務(wù)信息更加真實、可靠,規(guī)范預(yù)付賬款的使用,必須對企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。具體措施如下:
一是建立健全預(yù)付賬款的相關(guān)制度。(1)建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作,材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作,供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。通過加強(qiáng)對預(yù)付賬款的管理,加速資金周轉(zhuǎn),提高資金使用效益。(2)建立預(yù)付賬款的控制制度。發(fā)生預(yù)付款項時必須簽訂合同,合同經(jīng)各有關(guān)部門會簽后,上交一份財務(wù)部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出,供應(yīng)部門應(yīng)按照經(jīng)部門主任、總會計師審批后的購貨合同的規(guī)定,辦理預(yù)付賬款支付手續(xù),嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務(wù)不得發(fā)生預(yù)付賬款,外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。(3)建立預(yù)付賬款臺賬管理制度。財務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商,要求客戶建立預(yù)付賬款臺賬,詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、對方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等信息。對各種預(yù)付款項,應(yīng)按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定,按單位或個人名稱、債務(wù)單位、個人或供應(yīng)單位名稱設(shè)置有關(guān)的明細(xì)賬并詳細(xì)記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管,形成完整的檔案。(4)建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。按照供貨合同或提供勞務(wù)合同的協(xié)議,指定專人做好結(jié)算和催收工作,制定工作計劃,按期定額回收,防止可能的意外和損失發(fā)生。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨,驗收入庫,并在7日內(nèi)報銷。如超過報銷期限,每天按預(yù)付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費(fèi)。財務(wù)部門對所發(fā)生的預(yù)付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì),或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收回所購貨物的,應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。(5)建立財務(wù)人員培訓(xùn)制度。財務(wù)人員要不斷接受繼續(xù),熟練系統(tǒng)地掌握會計知識和預(yù)付賬款的運(yùn)用,不做錯賬。(6)建立單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任制度。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對本單位采購與預(yù)付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與預(yù)付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負(fù)責(zé)。(7)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)制度,加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。
二是財務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對“預(yù)付賬款”進(jìn)行實質(zhì)性測試。重點(diǎn)審查預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性,獲取或編制預(yù)付賬款明細(xì)表,復(fù)核加計正確,并與報表數(shù)、總賬數(shù)和明細(xì)賬合計數(shù)核對,同時請單位協(xié)助,在預(yù)付賬款明細(xì)表上標(biāo)出截止檢查日已收到貨物并沖銷預(yù)付賬款的項目,抽查復(fù)核其真實性和正確性。應(yīng)選擇以下對預(yù)付賬款進(jìn)行性復(fù)核:將期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較,分析其波動原因;了解預(yù)付賬款慣例以及收回貨物的平均天數(shù),并分析預(yù)付賬款的賬齡,如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款性質(zhì),或者因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,是否將原計入預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款并按的政策計提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備;預(yù)付賬款與主營業(yè)務(wù)成本的比率,并與以前各期比較,分析異常變動的原因;將預(yù)付賬款余額的增減幅度與主營業(yè)務(wù)成本的增減幅度比較,分析異常變動的原因;對大額異常項目進(jìn)行調(diào)查。應(yīng)檢查預(yù)付賬款是否存在貸方余額,如果有,應(yīng)查明原因,必要時作重分類調(diào)整。應(yīng)檢查預(yù)付賬款長期掛賬的原因,企業(yè)購進(jìn)的材料及勞務(wù),一般都應(yīng)及時結(jié)算,若長期未結(jié),則需要審查是否因?qū)Ψ絾挝贿`反供貨合同而發(fā)生糾紛導(dǎo)致雙方正在交涉或訴訟中,或因?qū)Ψ絾挝蛔兏仍蛭磥硭饕?使被查單位未曾付款或未能付款;還是虛賬、假賬以預(yù)付款轉(zhuǎn)到外單位返還的回扣款、銷售收入或其他收入。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在“應(yīng)付賬款”和“預(yù)付賬款”中同時掛賬的情況。應(yīng)檢查企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入記入“預(yù)付賬款”,截留各種收入,推遲納稅或達(dá)到偷稅的目的;審閱“預(yù)付賬款”明細(xì)賬,從摘要、對應(yīng)賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索,再進(jìn)一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。應(yīng)檢查企業(yè)是否利用預(yù)付賬款業(yè)務(wù)往來為他人進(jìn)行非法結(jié)算以獲取回扣或以此來轉(zhuǎn)移資金、私設(shè)小金庫;審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實合法,有無以虛假或不合理合同串通舞弊,虛列預(yù)付賬款;是否利用預(yù)付賬款列支非法支出,查證預(yù)付賬款明細(xì)賬的賬齡長短及相關(guān)的憑證,如賬齡過長,則有利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為的可能。對長期未收到貨物的預(yù)付賬款,可向供貨單位進(jìn)行查詢。應(yīng)注意審查預(yù)付貨款是否屬于正常業(yè)務(wù)范圍;檢查購人的物資、材料等是否屬于該單位正常需要;采購物資、材料是否已驗收入庫;有無為外單位套取物資、材料的行為(代他人采購?fù)[藏非法倒賣、轉(zhuǎn)移收入、貪w賄賂等違法違紀(jì)行為);關(guān)注是否存在關(guān)聯(lián)方預(yù)付賬款,若有,應(yīng)通過了解關(guān)聯(lián)交易事項的目的、價格和條件或檢查采購合同確認(rèn)該預(yù)付賬款的合法性和合理性,通過向關(guān)聯(lián)方函證確認(rèn)交易的真實性。
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