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建立會計電算化內部管理制度
一、機替代手工記帳后工作的特點計算機替代手工記帳是指會計軟件輸入會計數據，在計算機內進行處理，并打印輸出會計帳簿、報表的過程。計算機替代手工記帳以及由此而產生的種種可能，要求單位加強對計算機替代手工記帳后的管理，以提高會計信息系統運行的安全、效率和效果，充分利用系統提供的各種手段、便利，從而為實現會計電算化的目標服務。會計電算化系統包括計算機硬件設備、系統軟件、會計軟件、會計人員、會計電算化的組織工作和單位的會計管理工作等方面的。會計電算化系統管理和使用的財務會計部門，在建立會計電算化內部管理制度時，必需充分考慮會計電算化系統的各個方面的特點。下面簡單介紹會計電算化系統各個方面的特點。
（一）會計部門必需對計算機系統的硬件和軟件進行管理
實行會計電算化后，各單位用于會計電算化工作的計算機設備，一般都是由財務會計部門管理的，硬件設備比較多的單位，財務會計部門還單獨設立了計算機室。因此，會計部門還必須對計算機系統的特點，制定對用于會計工作的計算機硬件和軟件的有關操作，管理和維護的制度。
計算機硬件設備是指計算機系統中的那些看得見，摸得著的所有機械、電、磁、光設備，硬件設備都是精密的機械電子設備，計算機硬件設備包括計算機（一般微型計算機）、顯示器、鍵盤、打印機、設備、UPS不間斷電源等。計算機硬件設備可以構建進行會計電算化工作的單機環境和網絡環境，供會計軟件運行，滿足不同會計軟件對不同的計算機環境的要求。如單用戶會計軟件在一臺計算機上運行，生成的會計數據存儲在這臺計算機中，網絡會計軟件在用通訊線連接的多臺微機上運行，會計人員在不同的工作站上可以共享網絡服務器上的軟硬件資源，共同使用同一個會計軟件，對同一套會計帳進行操作而互不。
系統軟件是管理計算機資源和支持應用程序運行的程序。會計軟件是在計算機上運行的，它的物質基礎是計算機。不同的會計軟件適用于不同的行業，有不同的操作，會計軟件在不同的應用情況下要進行必要的調整和修改，軟件要不斷地進行升級更新。會計電算化后，會計信息必需通過會計軟件進行管理，會計軟件還具有數據量大、數據結構復雜、數據處理和軟件操作方法要求嚴格的特點。
計算機中的各種信息和軟件是存儲在磁介質中，看不見摸不著，磁場、電場、潮濕、灰塵、計算機病毒等因素容易造成計算機硬件設備和軟件的損害。而會計數據具有真實性、準確性、連續性、可造性和安全要求高，數據要有可驗證性，要有充分的安全可靠性保證等特征。
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實行會計電算化后，會計人員不再需要手工記帳，算帳和編制報表，輸入記帳憑證后，憑證通過計算機進行傳遞并自動進行核算和編制報表工作，憑證的輸入和審核成為主要任務，操作計算機成為會計工作的基本技能；存貸采用實際成本計價、對大量的固定資產進行個別計提折舊、進行詳細的部門核算等，在手工方式下工作量非常大，使用計算機便使之方便快捷；要求會計人員參與企業的經營管理和決策。
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會計軟件通常由多個功能模塊組成，每個功能模塊處理特定部分的會計信息，各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯系，能夠完成日常的會計核算業務，包括帳務處理、工資核算、材料核算、固定資產核算、成本核算、產成品銷售核算、應收應付款核算（往來核算）、存貨核算、會計報表生成與匯總等等；進一步完成會計管理和控制工作，如資金籌集的管理、流動資金管理、成本控制、銷售收入和利潤管理等，幫助決策者制定的經營決策和預測。尤其是在網絡情況下，會計人員在不同的工作站共同使用同一個會計軟件，彼此的憑證傳遞、交接都是通過計算機進行的，相互之間聯系非常緊密，一個人出現問題，會影響其他工作的順利進行，因此要求各崗位的會計人員之間必須加強協作，才能順利進行會計工作。
（四）內部控制的內容各重點也有所變化
由于計算機自動進行總帳和明細帳的核對工作，手工條件下的總帳明細帳的核對工作可以取消；記帳憑證的審核工作變得更加重要和關鍵；計算機軟開發人員對軟件結構和設計的熟悉程度，使得他們有能力進行非正常的數據修改，因此還必須限制計算機軟件開發人員操作會計軟件進行會計記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。
（五）會計人員分工和職責發生了變化
實現會計電算化后，會計人員必須人人操作會計軟件才能夠進行會計核算工作，會計人員必須改變原來的自己的工作習慣，以適應會計電算化工作的要求；必需增設一些新的工作崗位，同時需要減掉一些不適應電算化工作臺的崗位。會計人員的分工、工作職責都發生了很大的變化。
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一是因為會計軟件的許多種自定義功能，要求會計人員定義各種轉帳公式、數據來源公式、費用分配公式等；二是因為解脫了會計人員繁雜的計算和抄寫工作后，要求會計人員參與企業的經營管理和決策，對會計信息進行綜合和利用。
（七）會計檔案的形式和內容發生了變化
會計電算化的會計檔案包括打印輸出的各種帳簿、報表、憑證和存貯在計算機軟硬盤及其他存貯介質中的會計數據、程序，以及軟件開發進行中編制的各種文檔以及其他會計資料。許多會計檔案都成磁性的了，看不見摸不著，正在運行的計算機中的會計數據也成為比較完整的會計資料，因此包括用于會計電算化工作的計算機也必須嚴格管理。
二、會計電算化內部管理制度的基本內容
實現會計電算化后，不僅使核算手段發生了重大變化，而且還改變了許多手工管理的習慣和方法，對單位會計工作管理的方法、程序、核算體系產生了巨大的影響。針對會計電算化工作的特點，內部會計管理制度的內容也必須進行相應的調整，才能適應實行會計電算化后的新情況。會計電算化內部管理是指對已建立的會計電算化系統進行全面管理，保證安全，正常運行，是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進行的重要措施。計算機替代手工記帳后的管理主要包括，建立崗位責任制、日常操作管理、計算機軟硬件系統維護管理和會計檔案管理等內容。
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計算機替代手工記帳后應該加強對會計電算化系統維護、使用人員的管理，建立崗位責任制是會計電算化工作的順利實施的保證。對會計人員的管理要體現“責、權、利相結合”的原則，明確系統內各類人員的的職責、權限并與利益掛鉤，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。建立、健全崗位責任制，一方面是為了加強內部牽制，保護資金財產的安全；另一方面能夠提高工作效率，充分發揮系統的運行效益。此外，還要加強會計售貨員的培訓，逐步提高會計人員的業務水平。
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日常操作管理指是通過對系統日常運行的管理，保證系統正常運行，完成核算工作，保證會計信息的安全與完整。如果操作管理制度不健全或實施不得力，都會給各種非法舞弊行為以可乘之機；如果操作不正確會造成系統內會計數據的破壞或丟失，造成會計數據的錯誤，系統的正常運行，直至輸出不正確的會計報表；如果各種數據不及時備份，則有可能在系統發生故障時不能恢復會計資料；如果各種差錯不能及時記錄下來，則有可能使系統錯誤運行，輸出不正確，不真實的會計信息。日常操作管理主要包括機系統使用管理和上機操作管理。
1.計算機使用系統管理。計算機系統是會計軟件運行的物質基礎。對計算機系統的管理旨在為電算化系統的硬件設備創造一個良好的運行環境，保護計算機設備，防止各種非指定人員進入機房和操作計算機，保證機內的程序與會計數據的安全。在計算機替代手工記帳后，應制定與貫徹各種嚴格的計算機硬件管理制度，為會計電算化系統的正常運行提供一個良好的物質條件。
2.上機操作管理。上機操作的管理是通過建立與實施各項操作管理制度，要求會計人員按規定錄入原始數據、記帳憑證、執行各功能模塊、輸出種類信息、作好系統內有關數據的備份，嚴格禁止越權操作、非法操作會計軟件，確保會計電算化系統安全、有效、正常地操作運行。操作管理制度主要包括上機操作的規定，操作人員的職責、權限與操作程序等方面的規定。
3.會計業務處理程序的管理，要按照《會計基礎工作規范》的要求處理會計業務，保證輸入計算機的會計數據正確合法，會計軟件處理正確，當天會計業務當天記帳，期末要及時結帳和打印輸出會計報表，靈活運用計算機對數據進行綜合。
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軟件維護是指當單位的會計工作發生變化而進行的軟件修改和軟件操作出現故障進行的排除修復工作。硬件維護是指在系統運行過程中，出現硬件故障時的檢查修復，以及在設備更新、擴充、修復后的調試等工作。
系統維護人員負責系統的硬件設備和軟件的維護工作，及時排除故障，確保系統的正常運行。系統維護一般由系統維護員或指定的專人負責，系統維護員可進行維護工作但不得操作會計軟件進行會計核算工作。
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實現會計電算化后，會計檔案的磁性化和不可見性，要求對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份。良好的會計檔案管理是在實現會計電算化后會計工作連續進行、保證系統內會計數據安全完整的關鍵環節，也是會計信息得以充分利用，更好地為管理服務的保證。
三、怎樣建立會計電算化內部管理制度
為了建立完善的會計電算化內部管理制度，應該注意以下方面的：
1.單位領導應當重視建立健全會計電算化內部管理制度。實行會計電算化后，單位內部職能各部門，會計工作各崗位等方面都必須進行必要的調整，包括會計電算化機構的設置和會計電算化隊伍的組織。因此，單位領導應當協調單位內各部門共同搞好會計電算化內部管理制度的建設和落實工作。
2.財務會計部門應當負責建立健全單位會計電算化內部管理制度的具體工作。財務會計部門是會計電算化內部管理制度的具體執行和落實部門，因此在各部門的配合下、財務會計部門應當負責和承擔崗位的分工、會計電算化內部管理制度的制定、有關會計人員的調整等工作。
3.建立會計電算化內部管理制度、要遵守國家的有關規章和制度，如《會計法》、“兩則”、分行業會計制度、分行業財務制度、《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計檔案管理辦法》等。
4.開展會計電算化工作的單位，應該根據本單位管理工作需要、會計核算的特點和手工管理的經驗，改善其中不合理部分，制定適合本單位會計工作管理要求的會計電算化內部管理制度；應該滿足單位當前的實際需要，并考慮到今后工作的要求；還應該根據執行中的問題，逐步完善和提高。
5.建立會計電算化內部管理制度時，要注意制度條款的合理、全面、條款清晰、具體、通俗易懂、簡便易行、可操作性強，以便會計人員掌握和執行，并能夠據以考核會計電算化人員的工作情況。
6.在建立會計電算化內部管理制度時，應該會計電算化工作開展成功的單位的經驗和有關條款，這樣可以迅速建立有關制度，少走彎路。
7.在建立會計電算化內部管理制度時，應該注意滿足審計要求，計算機在會計工作中的對審計工作也產生很大的影響，包括改變了審計線索、內部控制和審計的等。
8.要根據電算化的特點，加強內部控制的有關內容，及時調整會計核算、工作流程和會計工作重點。
9.要強調會計人員之間的協作性。所有操作軟件的會計人員都應該有整體配合的精神，緊密合作、加強協作。尤其是建立了以會計電算化為核心的單位計算機管理信息系統之后，更應該使會計人員認識到在信息資源共享的情況下，不符合操作規程的操作會導致系統發生錯誤。
10.要組織本單位會計人員對會計電算化內部管理制度進行培訓和，使會計人員都認識到會計電算化內部管理制度的重要性，理解制度具體條款的內容，自覺落實。
11.建立會計電算化內部管理制度后，要達到預期的目的關鍵是落實，要有制度、有措施、有責任、有權、有利，定期檢查執行情況，嚴格考核。對于會計電算化內部管理制度執行好的個人和單位，應該給予物質和精神獎勵；對不按照制度條款招待的個人和單位，要進行批評；對造成嚴重損失的應該追究責任。
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