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關(guān)于辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用
[論文關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化軟件
[論文摘要]在數(shù)字商業(yè)時(shí)代的今天，管理意識(shí)和管理發(fā)生了巨大的變化。過(guò)去金字塔式的管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)已被打破，逐漸由多層次的管理時(shí)期進(jìn)入扁平化管理時(shí)期。管理、監(jiān)督的精度要求不斷提高，用知識(shí)創(chuàng)造的工作越來(lái)越多。對(duì)信息量的要求也隨之增加，溝通數(shù)量和質(zhì)量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應(yīng)該就是車輪子，是它使得管理工作轉(zhuǎn)動(dòng)起來(lái)，而OA軟件(辦公自動(dòng)化軟件)就是使管理者從千頭萬(wàn)緒的辦公工作中解脫出來(lái)，幫助管理者在競(jìng)爭(zhēng)中領(lǐng)先一步。OA軟件是結(jié)合先進(jìn)的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)開(kāi)發(fā)的軟件產(chǎn)品。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實(shí)踐對(duì)群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。
一、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用價(jià)值
�。ㄒ唬┻B接
通過(guò)OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級(jí)組織與個(gè)人連接起來(lái)，形成一個(gè)依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場(chǎng)所。
�。ǘ贤�
及時(shí)進(jìn)行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、公告、知識(shí)共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
�。ㄈ﹨f(xié)同
以工作流管理為線索，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來(lái)，共同處理一組事件。同時(shí)，建立起各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。
�。ㄋ模┍O(jiān)控
工作過(guò)程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。
二、辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值
增強(qiáng)管理執(zhí)行力是辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)。從管的角度看，辦公自動(dòng)化軟件的價(jià)值主要是規(guī)范流程、加強(qiáng)溝通以增強(qiáng)管理執(zhí)行力。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。
�。ㄒ唬┙�(nèi)部通訊平臺(tái)
平臺(tái)上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時(shí)的傳遞，保障工作的順利進(jìn)行。
（二）建立信息發(fā)布平臺(tái)
公告、、討論的發(fā)布讓信息準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞到各個(gè)用戶。
�。ㄈ⿲�(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化
協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對(duì)象靈活使用。
�。ㄋ模⿲�(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化
通過(guò)OA辦公平臺(tái)進(jìn)行公文的發(fā)布，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存檔、歸檔操作。電子公文的實(shí)施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識(shí)的改變；除此之外，文檔管理還可以進(jìn)行文檔的共享和借閱，方便地實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的共享。
三、辦公自動(dòng)化軟件在公司的應(yīng)用
（一）連接
就廠區(qū)而言，公司下屬?gòu)S、機(jī)關(guān)處室位置較分散，不方便報(bào)告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動(dòng)化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個(gè)分廠和機(jī)關(guān)處室的電腦連接起來(lái)，在廠區(qū)形成了一個(gè)依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場(chǎng)所。
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通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件辦公平臺(tái)的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會(huì)有一個(gè)紅色的信息提示彈出)功能可以及時(shí)地將最新的信息告知該平臺(tái)的每位用戶。及時(shí)的信急溝通為辦公的順暢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同
協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時(shí)，使用者進(jìn)行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動(dòng)化軟件辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時(shí)間、修改者的姓名)。
�。ㄋ模┍O(jiān)控
監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動(dòng)化軟件辦公是通過(guò)定義工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過(guò)查看流程的節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)情況來(lái)監(jiān)控事件的處理過(guò)程。在協(xié)同事件建立時(shí)可以進(jìn)行事項(xiàng)跟蹤的設(shè)置。
四、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用體會(huì)
首先，使用該軟件后使工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個(gè)報(bào)告，在平臺(tái)上可以壓縮在1h內(nèi)完成 (2)文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個(gè)虛擬，大大減少了工作量;(3)信息發(fā)布平臺(tái)使無(wú)效會(huì)議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個(gè)偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。辦公自動(dòng)化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無(wú)邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤(rùn)滑劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動(dòng)化軟件平臺(tái)上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。
第四，規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上，人的意志無(wú)法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進(jìn)行。同時(shí)，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，增加了監(jiān)督性。
最重要的一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理。文檔管理自動(dòng)化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時(shí)所帶來(lái)的人事。
五、結(jié)束語(yǔ)
第二次浪潮的到來(lái)使得對(duì)效率的追求正在演變成整體競(jìng)爭(zhēng)能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)�？萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)可以借助技術(shù)提升效益。ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資金效率，辦公自動(dòng)化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力的必需品。
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