高校財務治理電算化系統內部控制題目初探

高校財務治理電算化系統內部控制題目初探

【摘要】 高校財務治理電算化系統的運用和普及，使會計核算的正確性和可靠性得到了極大的進步，但由此也出現了新題目。本文分析了財務治理電算化的發展給內部控制帶來的新題目，針對性地提出加強財務治理電算化系統內部控制的對策，以確保財務治理電算化系統的安全、有效運行。
　　【關鍵詞】 高校財務治理；電算化系統；內部控制
　　
　　隨著高校的跨越式發展以及計算機、Internet技術廣泛應用于高校財務工作使學校財務工作進進以賬務處理、收費治理以及預算控制等為核心的綜合治理階段，會計核算的正確性和可靠性得到了極大的進步。建立一套符合高校會計電算化的內部控制體系,重點由過往對人的控制為主轉變為對人、機的雙重控制,使一切數據的處理都處于有效的監視和治理之中,以保證高校財務治理工作良好、平穩運行，已成為必然要求。
　　
　　一、加強高校財務治理電算化系統內部控制的必要性
　　
　�。ㄒ唬┘訌姼咝�會計電算化內部控制是高校財務治理特性的內在要求
　　會計電算化是一種會計與計算機處理相結合的新型技術。因其處理的性能高并具有一定的隱蔽性,所以單靠外界的監視,不能保證數據的安全和處理的正確,它自身必須有強大的排除錯誤和抗干擾的能力,即由內部控制來實現自我保護。高校會計電算化最大的特點:一是改變了傳統的會計數據處理手段,達到數據及信息及時、完整、正確;二是使會計工作規范化、標準化、程序化;三是便于日常治理查詢。
　　高校財務治理具有不同于一般財務治理的特質,表現在：一是涉及面廣。高校在教學科研、生產開發、服務等業務活動中,都與財務部分有聯系,都要執行財務治理制度。二是綜合性強。高校通過財務治理,運用價值形式把各項經濟來源如預算內、外資金及其支出、使用效益,加以綜合反映。三是敏感性高。在高校一切業務活動的社會效益和經濟效益,如培養不同層次學生均勻耗費的多少;科研成果的等次和項目的多少；社會服務收益的大小等都將不同程度地反映在高校財務上。高校財務治理的特性,要求加強高校會計電算化內部控制很有必要。
　�。ǘ�）高校會計電算化內部控制存在的題目
　　隨著高校財務信息化的日益深進,傳統會計系統的內部控制的方法和制度受到了挑戰。從近幾年高校會計電算化系統的運行中出現的一些題目來看，迫切需要加強內部控制，而內部控制又應具有以下特點：
　　1. 內部控制的范圍更加廣泛
　　隨著高校會計電算化深層次的發展，會計部分的職員組成轉變為由財務、會計專業職員和計算機數據處理職員。財務數據和信息以網頁存儲和會計信息的網上實時處理成為可能，原來的很多核算過程在計算機及網絡中自動完成，諸如：學生網上繳費，網上銀行對賬，網上財務信息查詢及各種電子單據等。因此，必須擴大內部控制的范圍，即在加強對職員控制的同時，建立系統的人與機器相結合的嚴密的內部控制機制。保證會計系統對高校經濟活動反映的正確和可靠。
　　2. 會計內部控制的方式更加多元
　　在會計電算化系統中，會計和財務的業務處理方法、各類會計憑證和報表的天生方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介等都發生了很大的變化。原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，因此，內部控制的重點由對人的控制為主，轉變為對人、機控制相結合，使控制過程貫串于計算機處理過程之中。
　　3. 數據的安全性和正確度要求更高
　　計算機信息轉化為數字存儲在磁、光介質上的存儲方式及電子數據本身具有可復制性決定了對電子數據的竊取、非法修改可做到不留痕跡；計算機系統下的記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序控制之下自動進行, 一旦由人工進行審核并輸進到計算機中的原始數據發生錯誤,計算機無法識別。因此造成會計電算化數據的正確與否,依靠于原始數據輸進的正確性。
　　4. 內部控制重點的轉移
　　據“不相容職責必須分離”的原則建立的內部控制制度及一些關鍵控制點因電算化而發生一定的改變，從而使得控制的重點變為電算化系統本身和電算化后仍不相容職責上。會計電算化后控制的手段由人工控制轉變為人機控制�？刂频男问接煞稚⒖刂妻D變為相對集中控制。會計電算化后控制的基本目標還是保護財產物資的安全完整，確保會計信息的正確可靠。
　　5. 缺乏有效的內部牽制制度
　　實行會計工作的電算化之后,傳統的會計分工模式將被打破,產生很多新的崗位,同時也帶來了很多新的題目。手工記賬方式下的各種互相牽制手續都被合并到一起由計算機同一執行,會計職員可以既輸進數據,又輸出報送數據,也有條件對數據進行修改,加大了出現錯誤和舞弊的可能,某些題目在較長時間不能及時發現、處理。
　　6. 授權與批準制度控制不完善
　　授權批準控制是指高校涉及會計相關工作的各級職員必須在規定的范圍、權限內完成有關的經濟業務事項。它規定了各級治理職員的職責范圍和業務處理權限。實行會計電算化后，新增的信息化崗位,如系統維護職員、數據治理員等,都工作于財務信息數據的底層, 未經授權的職員都完全有條件繞過授權與批準瀏覽全部高度集中的數據文件,復制、偽造、銷毀重要的數據等操縱,這對授權與批準的執行產生新的威脅。
　　7. 內部控制的方法更加復雜
　　隨著院校合并后高校規模的擴大和互聯網技術的發展，校區間完整會計信息系統的建立，使數據處理速度大大進步，不同職員、部分之間數據處理的相互合作、信息共享不再受到空間范圍的限制，同時也給財務系統的安全帶來嚴重的挑戰。一是大量的會計信息在開放的網絡環境中進行傳輸，使一些非善意的訪問者有了可乘之機。計算機病毒也給會計電算化系統帶來巨大的風險。有效地防止非法進侵會計信息系統和防治計算機病毒對高校財務正常、安全、高效的運行是至關重要的。這些使內部控制的程序和方法較之以前更加復雜。
　　
　　二、加強高校財務治理電算化系統內部控制的對策
　　
　　要保證會計電算化系統正確反映高校經濟活動，必須在加強對職員治理的同時，重點加強對計算機和網絡的控制，建立科學、系統的人與機器相結合的內部控制機制。具體內部控制可分為總體控制、治理控制和應用控制等三個方面。
　　（一）總體控制
　　總體控制是對整個電算化會計系統進行的控制�？傮w控制的強弱直接影響到每項計算機應用的成敗。加強總體控制包括組織控制、開發與操縱控制、硬件控制、文件與維護控制等。
　　1. 組織控制
　　內部控制的關鍵點在于不相容職務的分離，即業務處理和業務記錄的分離。包括計算機部分與用戶部分的職責分離，即業務授權、執行、記錄和資料保管予以分離；在電算化系統中的不相容職務主要是系統治理員、系統維護職員、電算化操縱職員和電子檔案治理職員。要使這些有關職員在數據處理中的越權活動難以進行 ,以防止犯罪行為的發生和差錯的出現 ,保證系統的可靠運行。
　　2. 系統開發與操縱控制
　　系統開發控制主要是對軟件程序的編制工作進行控制，以保證系統能滿足用戶的需要,同時具有及時發現和糾正錯誤的功能。操縱控制的目的在于通過標準的計算機操縱來避免和減少錯誤,主要方法:一是密碼控制。即對程序代碼進行加密;二是識別控制。對用戶、終端、程序等做出標識;三是建立日記文件 ,系統自動天生操縱者使用會計計算機系統的時間和所作的工作，保存下使用者的蹤跡。
　　3. 系統文件控制和工作環境控制
　　系統文件包括:可行性研究報告及批準、系統設計資料、程序的流程圖、數據結構形式文件、系統說明書和操縱手冊等。必須設專人保管這些財務治理電算化系統資料。對于磁性文件不僅要防止被任意調用和篡改 ,而且要留意防止高溫、濕潤、灰塵、強磁和折疊等。工作環境控制主要包括制定計算機房使用制度,建立健全硬件檢查與維修制度，供電系統要采用不中斷電源，保證系統正常運行。
　（二）治理控制
　　治理控制是指高校建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對電算化系統涉及的各個部分和職員的治理和控制。
　　1. 財會職員素質的進步
　　財務治理電算化是一項系統工程，改進了核算工具和核算方法，進步了會計工作效率和質量，也需要全面進步會計職員素質。全面進步會計職員政治素質和業務素質，尤其要進步計算機應用能力，要大力加強培訓力度，而且要分對象進行不同的培訓。通過培訓，培養出復合型人才，為高校盡快建立高效的會計電算化系統創造條件。
　　2. 安全可靠軟件的選用
　　目前，專門針對高校的財務軟件很多，財務軟件公司在完善財務功能上投進較多，而對數據的保密題目卻沒有過多研究。即使是所謂的加密，也只是考慮防盜版，加強了軟件系統自身的保護，而對用戶數據的保密性、安全性涉及未幾。因此在財務軟件的選用或開發過程中，必須進步數據的安全性，增加財務軟件的限制能力。在財務軟件的使用過程中也要及時進行升級。
　　3. 上機治理及病毒的防治
　　要建立健全系統的上機治理措施，應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操縱手冊等。同時應建立對病毒、電腦黑客的安全防范措施。一是采用正版的、基于服務器的網絡殺毒軟件進行實時監控；二是外來軟件和傳輸的數據必須進行病毒檢查；三是建立防火墻；四是要盡力專機專用,專人專用, 不得在裝有電算化系統的計算機進行與工作無關的操縱如網上聊天、玩游戲等，更不能答應無關職員使用計算機。
　　4. 數據備份和檔案治理。
　　高校應建立起完善的檔案制度。一個公道完善的檔案治理制度一般有合格的檔案治理職員、完善的資料借用和回還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。做好數據逐日備份，最好還要有周備份、月備份。而且為了保證數據的真實性、可靠性，紙質檔案和其他介質檔案雙重保管。為防止檔案被破壞，高校應制訂出一旦檔案被破壞的事件發生時的應急措施和恢復手段。高校使用的會計軟件也應具有一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。
　　5. 強化對系統的審計
　　在財務治理電算化系統中，內部審計除進行常規的審計外，還要對系統進行各環節的審查，防止存在漏洞。一是按照有關法律、法規的規定，確認輸進資料是否正確完整，計算機處理過程是否符合要求；二是審查電算化系統內的數據與業務發生時的原始形式、系統數據與書面資料是否一致；三是檢查數據的存貯和保存方式是否安全；四是對于復雜的電算化系統的審計，必要時還需聘請專業的計算機職員參與。
　　（三）應用控制
　　應用控制是對會計計算機系統中具體的數據處理功能的控制。是為適應各種會計行業的特殊要求,而建立的能預防、檢測和更正錯誤的控制措施。
　　1. 數據輸進控制
　　在手工方式下，日記賬、明細賬、總賬之間的相互稽核關系能在一定程度上消除憑證數據的錯誤，會計電算化系統下，這種稽核關系已不存在，對憑證正確性的控制就成為關鍵。在假設原始憑證正確的條件下，在會計計算機程序設計時應設置憑證編號控制、輔助信息控制、金額控制、科目使用控制、內部轉賬控制、憑證復核控制等控制點對會計憑證的正確性做出嚴密的控制，符合內部控制完整性、正確性的要求。
　　2. 數據處理控制
　　財務治理電算化系統中的數據處理，就是將憑證數據轉化為賬表數據的過程。這部分由計算機自動完成的工作，必須對其程序設計和計算公式進行控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數值有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被病毒感染。
　　3. 輸出控制
　　數據輸出數據控制，一般應檢查輸出數據是否與輸進數據相一致、輸出數據是否完整，數據的發送對象、份數應有明確的規定，要建立標準化的報告編號、收發、保管工作等。一是數據處理結果輸出的控制。這類控制主要是對會計賬簿、報表和其它各種報表的控制�？刹扇∪斯�檢驗輸出報表的正確性及輸出報表的分發與保管的控制。二是控制信息輸進的控制。處理控制中計算機完成的各種控制程序的反饋信息。
　　通過多年的實踐,高校財務治理電算化系統比手工核算越來越顯示出巨大的優越性,但只有建立起適應高校財務治理電算化系統的內部控制體系，才能解決財務治理工作中出現的題目，促進高校財務治理電算化系統的運用向更深層次發展，使高校財務治理工作處于良好的運行狀態�！�
　　
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