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關(guān)于應用型本科院校檔案信息化建設的幾點思考
論文摘要：應用型本科院校信息化建設是檔案工作適應與學校發(fā)展的必然趨勢。針對高校檔案信息化建設存在的若干問題，可以從建立和完善制度，改變傳統(tǒng)思維方式，更新檔案理念，培養(yǎng)專業(yè)化隊伍以等方面解決。
論文關(guān)鍵詞：應用型 檔案建設 信息化
隨著形勢的發(fā)展，檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案管理的重要內(nèi)容，信息化程度的高低也直接決定了檔案管理與利用工作的質(zhì)量與效率。高校檔案作為檔案工作的重要組成部分，其信息化建設得到了較快的發(fā)展，但由于檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高等自身條件的限制，如何做好高校檔案信息化建設，使其能夠結(jié)合高校檔案工作實際，結(jié)合實際工作，對這一工作進行了思考。
一、應用型本科院校檔案信息化建設必要性
�。ㄒ唬┐罅繑�(shù)字化檔案信息形成的需要。傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務也是以手工服務為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路，高校檔案信息化建設已經(jīng)擺在了十分突出的位置。
（二）實現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的需要。隨著數(shù)字化校園的建設與實施，檔案信息化建設可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網(wǎng)絡中，檔案工作人員在網(wǎng)絡中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、利用進行全程控制。
（三）社會科技發(fā)展的需要。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”列入其中，高校檔案信息化建設已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進行網(wǎng)上發(fā)布，高校檔案工作只有適應這樣的發(fā)展趨勢，才能做到與時俱進、同步發(fā)展，才能適應。
二、應用型本科院校檔案信息化建設存在問題
�。ㄒ唬n案信息化建設中的相關(guān)制度與不健全。目前，有一些關(guān)于電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，檔案信息化標準建設也不是很完善。雖然有《病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但是，關(guān)于電子檔案真實性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導致高校檔案信息化建設漫長而坎坷。
�。ǘn案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高。由于高校檔案機構(gòu)的檔案人員大都為年齡較大、學歷層次較低的人，所以他們的科學知識有限，接受新事物的心態(tài)相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不能很快適應信息化的要求，甚至干脆還用傳統(tǒng)的方法來進行檔案工作。還有一些檔案人員對高校檔案信息化的理解不夠準確，他們認為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計算機設備以及其他現(xiàn)代辦公設備，就代表我們已經(jīng)實現(xiàn)高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機構(gòu)的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業(yè)技能的要求比以前更高，綜合素質(zhì)指標也比以前大有擴充。然而，在目前的下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)技能，他們有的甚至不會電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設。
三、應用型本科院校檔案信息化建設措施
�。ㄒ唬┙⒑屯晟茩n案信息化建設的制度。高校領(lǐng)導要提高制度建設對檔案信息化建設工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領(lǐng)導要組織相關(guān)人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規(guī)章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規(guī)章制度的執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運行。
（二）樹立檔案工作者正確意識。高校在培養(yǎng)檔案信息專門人才過程中，必須使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，使自己能按照檔案工作現(xiàn)代化的要求自覺學習和更新知識，運用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為高�，F(xiàn)代檔案信息服務主角的檔案工作者，不再是以往單純的檔案管理員。高校廣大的檔案工作者必須具有創(chuàng)新意識和科研能力，積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。
�。ㄈ┤藛T素質(zhì)提高。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領(lǐng)域進展，因此，一方面要引進相關(guān)領(lǐng)域人才，一方面要對現(xiàn)有檔案工作者進行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網(wǎng)絡和多媒體等知識和技術(shù)的培訓。更新其知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應新形勢，樹立超前的管理意識，發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
總之,信息時代和的迅速發(fā)展，對高校檔案信息化建設也提出了新要求。高校只有不斷加強檔案信息化建設，才能很好地適應高等教育發(fā)展新形勢對檔案工作的新要求，才能更加有效地開發(fā)和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發(fā)展提供基礎性的服務保障。
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