淺談中小學校檔案工作

淺談中小學校檔案工作

【摘 要】中小學校檔案是中小學校工作的真實寫照，在中小學校工作中起著承前啟后的作用。因此如何做好中小學檔案信息資源治理工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好中小學校檔案治理工作談些看法。
　　【關鍵詞】中小學檔案 重要作用 存在題目 如何做好
　　
　　中小學校檔案是中小學校工作的真實寫照，它反映了中小學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在中小學校工作中起著承前啟后的作用。因此，如何做好中小學檔案信息資源治理，確保中小學校檔案的完整性和系統性，使中小學校檔案更好地服務于教育、教學、教研等工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好中小學校檔案治理工作談些看法。
　　
　　一、充分熟悉做好中小學校檔案工作的重要作用
　　
　　中小學校檔案是中小學校在各項治理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合治理、校園文化建設、招生、學籍治理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教學研究、校園環境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。
　　中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發展的歷程，是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。分析中小學校檔案，可以全面把握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期學校建設提供鑒戒和依據。同時，中小學校檔案匯集了中小學�，F有的知識成果，記錄了中小學校優秀的傳統和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結，是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發展。
　　
　　二、當前中小學校檔案工作普遍存在的題目
　　
　　1.檔案意識淡薄
　　長期以來，由于人們檔案意識不強，在中小學校教學過程中，上至學校領導下至一線教師，他們“重教學、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，以為檔案工作可有可無，熟悉不到檔案工作在中小學校建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案回案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
　　2.檔案材料殘缺不全
　　中小學校檔案應為中小學校的發展留下真實生動的軌跡，應該客觀完整記錄下中小學校各方面的工作。但目前在很多中小學校普通存在兩種現象：一是沒有綜合檔案室，學校各科室按照傳統慣有的做法，只負責把自己科室自以為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學校各部分與檔案室協調工作嚴重脫節，檔案工作職員沒有深進各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案治理制度，又缺少必要的監視機制，檔案的錯回錯放、隨意回檔、缺失散失現象相當嚴重。
　　3.檔案治理手段落后
　　中小學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學校工作發展的關鍵。目前的學校檔案治理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操縱上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行治理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。 　　三、做好中小學校檔案工作的幾點思考
　　
　　1.增強檔案意識，健全各項制度
　　增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，中小學校領導要經常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來進步教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部分重視檔案的收集、整理、回檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷回檔和借閱制度，使檔案資料進、出（室）及時，真正實現資源共享。第四，各部分要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、正確性得到保證。
　　2.認真開展檔案業務工作
　　檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學校各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學校各科室、部分的聯系，全方位收集中小學校本身產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的著名校友檔案等，使室躲檔案內容豐富充實起來。二是制定符合中小學校檔案特點的治理規范，包括回檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規定；三是將檔案信息及時提供給中小學校領導、各教研組和社會有關部分，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部分做好建檔工作。
　　3.公道運用現代化科學技術
　　隨著社會科技的進步，檔案治理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向�，F代化治理主要體現在兩個方面：一方面是利用現代化高科技手段進步檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操縱的落后性，不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操縱走向現代化的治理。另一方面是利用現代化治理手段推進文檔一體化的治理，克服中小學校各部分之間回檔材料銜接不緊、重復勞動等題目，通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行同一治理，對文件信息的天生、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化治理，使中小學校檔案室不僅是治理部分，更是一個信息供給中心。
　　4.努力與校園文化建設相結合
　　中小學校檔案是展示中小學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此中小學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映中小學校的文化風采。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領導的支持，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

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