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淺談文書檔案價值鑒定工作的意義與實施
【摘 要】本文首先探討了文書檔案價值鑒定的重要性,然后就如何開展好文書檔案價值的鑒定工作提出了相應的意見和建議,包括如何掌握好檔案價值鑒定標準、影響檔案價值鑒定工作的相關因素,最后就文書檔案價值鑒定的途徑提出了具體可行的方法和步驟。【關鍵詞】文書檔案 價值 鑒定標準
一、文書檔案價值鑒定的重要性
1.開展文書檔案鑒定工作有利于對重點檔案的保管
就時間而言,現行機關、企事業的檔案絕大多數始于上個世紀的六、七十年代,距今已有四、五十年的時間。根據《檔案法》的有關規定,現存的很多檔案或超過保管期限或已失去保存利用價值的檔案,這更顯出檔案鑒定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價值,剔除已失去保存價值的檔案,是有助于提高檔案自身價值的重要工作。
2.開展文書檔案鑒定工作,有利于對人、財、物的合理使用
近年來,由于檔案數量劇增,導致庫房緊張,設備短缺,經費不足等問題。通過對檔案的鑒別,有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平,實現優質服務。
二、如何開展好檔案價值鑒定工作
1.要掌握好檔案價值鑒定標準
鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵,是鑒定檔案質量的重要保證,檔案的價值是客觀存在的,而價值鑒定對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合實際,保證鑒定工作質量,必須建立明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。
(1)檔案的來源標準。檔案的來源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會活動中的地位越高,其形成的檔案價值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點保存,外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關系具體判斷其價值。其次,在本單位制成的文件中,不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。
(2)檔案的內容標準。社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上,因此,內容標準是檔案堅定的最重要的依據。鑒定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高,檔案的價值越大。例如;反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要,反映典型問題的比一般問題的重要;另一方面檔案內容越新穎獨特,或者越富于本單位特色,檔案的價值越大。保存這類檔案,有助于檔案室形成自己的特色,提高室藏質量。此外,檔案內容的時效性也會影響檔案價值的大小。因此,鑒定檔案時要具體分析每份文件的實效性對價值的影響。
(3)檔案的形式特征標準。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。
(4)相對價值標準。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值。在一定情況下,某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因此,根據這一規律,檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身,還應綜合考慮全宗的完整程度。
(5)效益標準。近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為鑒定檔案的價值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產品之間的比率。效益標準的提出和接受,是檔案鑒定標準日趨實用化的重要表現 。 2.影響文書檔案價值鑒定工作的因素
檔案價值鑒定是一項對檔案工作者要求非常高的業務工作,它要求檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養,而且具有廣博的知識面和豐富的檔案價值鑒定經驗,檔案價值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價值鑒定的活動過程。因此建立檔案價值鑒定標準體系必須立足于現狀,根據存在的不同問題制定相應的鑒定標準,從而建立檔案價值鑒定過程中更加規范的標準。
3.文書檔案價值鑒定的途徑
檔案價值鑒定的難度較大,應結合本單位的實際開展檔案價值鑒定工作,不斷完善補充檔案價值鑒定工作中的標準,做到工作有章可循,確保檔案鑒定工作的健康發展。
(1)文書檔案鑒定工作的方法
鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查檔案,通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料,從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析,確定其價值,而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。一般情況下,文件題目和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容及成分,但有時候也會出現題目中文種使用不當或組卷不合理的情況,導致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內容和成分。若簡單地根據他們去判定檔案的價值,就可能發生錯誤。為了保證鑒定工作的質量,必須直接審查檔案材料的內容。
(2)文書檔案鑒定工作的步驟
第一步,在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價值的文件,由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規定,各單位應根據規定,結合本單位的實際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應增強檔案價值意識,用檔案價值鑒定的原則和方法指導歸檔文件的選擇。
第二步,對歸檔文件確定其保管期限,即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預定每個案卷或每份文件的保管期限,正式整理時再根據文件的內容和保存價值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機關文書立卷人員具體實施。
第三步,到一定年限后對檔案的價值進行復審。復審主要采取兩種形式:一是移交復審,即需要向檔案館移交檔案的機關在移交檔案時,由本機關檔案人員和檔案館的接收人員共同對移交檔案的期限加以審查。二是到期復查,即對于定期保管的檔案在保管期滿后,重新審查這些檔案是否需要繼續保存。對于保管期滿但仍具有保存價值的檔案,要重新劃定保管期限,對于確實失去保存價值的檔案,要剔除并按規定程序進行銷毀。
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