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基于新木桶理論的虛擬團隊知識共享機制
[摘要]虛擬團隊的優(yōu)勢來自不同團隊成員間各自專業(yè)知識的有效整合，團隊成員間的知識共享是成員各自專業(yè)知識整合的最終目的，也是實現(xiàn)團隊目標(biāo)的關(guān)鍵。本文通過對新木桶理論和虛擬團隊知識共享進行分析，探討基于新木桶理論的知識共享如何在虛擬團隊及其團隊知識共享中應(yīng)用，并提出構(gòu)建虛擬團隊知識共享機制的一些可行性建議。
[關(guān)鍵詞]虛擬團隊；知識共享；新木桶理論
引 言
木桶理論是管理學(xué)中比較成熟的理論，目前管理學(xué)界流行的新木桶理論則是在原來木桶理論的基礎(chǔ)上發(fā)展而來。新木桶理論更重視在管理過程中避短揚長，以自身的優(yōu)勢資源或者核心競爭力去博采眾長，整合別人的優(yōu)勢資源，從而形成一個互補、協(xié)作、共享型的新整體，以達到共贏的目標(biāo)。…隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)進行工作、溝通和管理的虛擬團隊也日漸流行。如果說新木桶理論是一種優(yōu)勢整合、合作共贏的管理理念，那么虛擬團隊中的知識共享則是該理念在虛擬團隊中的實踐應(yīng)用。本文擬就新木桶理論來探討虛擬團隊中的知識共享機制。
1 新木桶理論與虛擬團隊知識共享分析
1.1 新木桶理論分析
新木桶理論是指修補木桶時不僅可以用自己內(nèi)部的木板來對原木桶進行修補，更重要的是用其他機構(gòu)的長木板進行拼裝，組成一只容積更大的新木桶。同樣，短板也可以尋找其他短板通過組建形成新的短板，構(gòu)成新木桶。這樣既可最大限度地發(fā)揮長板的作用，短板的資源也得到充分利用，可謂一箭雙雕。
從新木桶理論可以得出這樣的啟示：組織要依靠自己的優(yōu)勢資源(長木板)去尋找價值鏈中各環(huán)節(jié)最強的合作伙伴，作為桶幫共同形成桶壁，增加盛水量。與傳統(tǒng)木桶理論相比，新木桶理論將資源視作處于一個開放、動態(tài)的系統(tǒng)中：一是強調(diào)補短板是個開放的過程，短板不一定要自己來補，合作伙伴的長板可以為我所用；二是要想獲得合作伙伴的長板，自己必須先擁有對合作伙伴有足夠吸引力的獨特的長板資源；三是市場是動態(tài)可變的，隨著新木桶的搭建，原有木桶的桶底必須變大，才更能體現(xiàn)新木桶的優(yōu)勢；四是長板(資源)的無縫整合需要有合適的桶箍制約。
1.2 虛擬團隊知識共享分析
虛擬團隊是基于信息技術(shù)的應(yīng)用而呈現(xiàn)分散化、網(wǎng)絡(luò)化的扁平組織結(jié)構(gòu)。它與傳統(tǒng)團隊的最大區(qū)別在于成員之間的知識交流和共享是借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。知識的流動與共享過程形成了知識鏈，多條知識鏈便構(gòu)成了知識交流與共享的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模型。虛擬團隊中的成員都擁有隱性知識和自身的核心技能或能力，他們?yōu)榱送瓿筛髯运峙涞娜蝿?wù)而在團隊內(nèi)部向其他團隊成員、甚至是其他部門尋求知識幫助。同時，他們也協(xié)助其他團隊成員完成任務(wù)，提供他們所需的自己掌握的專業(yè)知識和經(jīng)驗，這些是虛擬團隊知識共享發(fā)生的根本動力和原因。在激烈的市場競爭中，虛擬團隊的知識共享更有其必要性。
盡管人們認(rèn)識到了在虛擬團隊中推行知識共享的必要性，但現(xiàn)實中進行知識共享仍然存在許多障礙，嚴(yán)重影響著知識共享的進程。一是來自知識的障礙。虛擬團隊的關(guān)鍵知識多以隱性知識為主，其共享難度較大；二是來自個人的障礙，缺乏利他主義。虛擬團隊的成員來自不同的地方，擁有不同的專業(yè)背景，這些差異使得他們之間缺少基本的信任，知識共享的積極性和實現(xiàn)都會存在很大的困難；三是知識共享績效難以量化。各成員容易因自我感覺報酬不合理而導(dǎo)致各種糾紛存在，再加上缺乏有效的團隊激勵機制，使得共享利益難以均衡。這勢必會影響組織成員共享知識的參與熱情，使知識共享處于疲軟狀態(tài)，知識交流流于形式。
2 新木桶理論對虛擬團隊知識共享的啟示
新木桶理論可以很好地闡釋虛擬團隊中的知識共享，有利于虛擬團隊實現(xiàn)知識共享。
2.1 提高新木桶容量
提高木桶容量途徑有：其一，提高短木板的長度，使其與其他木板一致；其二，如果原最短木板的寬度不太寬，干脆去掉那個最短木板，然后重新用桶箍圍成桶；其三，找到合適的長板換掉最短木板，再重新用桶箍圍成桶。虛擬團隊主要是從事高知識含量的工作，這對虛擬團隊成員提出了較高的要求。同時，團隊利用各成員的專長來完成團隊目標(biāo)，就要求團隊成員間有很大的兼容性，即成員間彼此利用自己和他人特長來完成團隊目標(biāo)。因此，虛擬團隊要依據(jù)組織的目標(biāo)，進行優(yōu)化選擇成員，不僅要注重成員的知識，而且要看其是否愿意共享其知識。
2.2 木桶桶板之間的緊密度
桶板間是否有縫隙(即緊密度如何)是木桶能否盛水的關(guān)鍵。對于虛擬團隊而言，各成員之間的關(guān)系就如同木桶各桶板之間的協(xié)作和配合一樣，只有桶板之間緊密、相互銜接得好，即團隊成員間相互配合得好，虛擬團隊中知識共享才能充分體現(xiàn)。將這點啟示應(yīng)用到虛擬團隊的知識共享中，就是要求虛擬團隊成員要相互信任，充分合作，分享和貢獻自己的才智，實現(xiàn)知識交流和共享，從而提高整個虛擬團隊的實力。
2.3 桶箍的作用不容忽視
木桶能否有效地容水，還取決于能否有效發(fā)揮桶箍作用。桶箍的妙處就在于它能把一堆獨立的木板聯(lián)合起來，并消除木板與木板之間的縫隙。使木板之間形成了一種協(xié)作關(guān)系。虛擬團隊成員的合同關(guān)系、虛擬團隊中領(lǐng)導(dǎo)的職能，就像設(shè)置的桶箍一樣起著重要作用。它們致力于構(gòu)建一種柔性化的知識共享機制，努力使團隊成員確立共同目標(biāo)，彼此認(rèn)同、理解對方的期望和價值，使各方有效溝通、協(xié)調(diào)，形成一個和諧的超越傳統(tǒng)組織邊界的團隊，各方能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享和重要資源共享。
2.4 木桶桶底有待擴大
桶底越大，木桶的盛水量就會越大。虛擬團隊成員通過知識共享，調(diào)整實力，充分發(fā)揮核心競爭力，形成團隊強大的力量，能獲得更多的利益。而每個木板在長度和寬度一定的情況下，桶底的大小往往能決定木桶的盛水量。映射到虛擬團隊知識共享機制中，桶底好比支撐整個虛擬團隊知識共享運作的硬件平臺，虛擬團隊的知識共享是基于這個平臺才得以建立和發(fā)展的。這就是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性。
2.5 充分發(fā)揮每個桶板的性能
木桶要容納更多的水，組成木桶的每個板都必須有足夠的強度、剛度和穩(wěn)定性，并且在組建木桶中發(fā)揮的作用都應(yīng)不可替代。映射到虛擬團隊知識共享機制中，團隊成員應(yīng)擁有自己的“核心知識、技術(shù)”，在團隊中發(fā)揮的作用不可替代，且團隊核心成員應(yīng)相對穩(wěn)定。
3 構(gòu)建虛擬團隊知識共享機制
新木桶理論對虛擬團隊的啟示說明，虛擬團隊?wèi)?yīng)重視一個核心——虛擬團隊間知識共享。
構(gòu)建虛擬團隊知識共享機制的主要困難是挖掘成員的隱性知識，使其在虛擬團隊中共享。另外，新木桶原理對于虛擬團隊知識共享機制建設(shè)提供了其他一些重要啟示。據(jù)此，筆者提出了構(gòu)建虛擬團隊知識共享機制的一些可行性建議。
3.1 虛擬團隊成員的選擇標(biāo)準(zhǔn)
虛擬團隊?wèi)?yīng)該選擇那些愿意或樂意分享自己知識的人，而不能僅僅考慮他們的專長。很多人具有一技之長，是虛擬團隊尋找的“長板”，但是如果他們不愿意分享自己的知識，只能讓虛擬團隊成員間的關(guān)系陷入彼此不信任的惡性循環(huán)。另外，所選擇的成員要有很強的主動性和自主管理的能力，這是由虛擬團隊的自身性質(zhì)決定的。
3.2 虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)的作用
虛擬團隊中領(lǐng)導(dǎo)的作用就像木桶的桶箍。由于虛擬團隊是一個松散、相對自由、趨近扁平化的組織，因此，領(lǐng)導(dǎo)的作用顯得非常重要。一個好的虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)能使“木桶”各個板間距最小化，能使虛擬團隊成員之間關(guān)系更加融洽。使各個成員樂于為實現(xiàn)團隊目標(biāo)共享和貢獻自己的知識。虛擬團隊的領(lǐng)導(dǎo)如何使其成員為虛擬團隊充分共享、貢獻自己的知識呢?
3.2.1 營造創(chuàng)新的團隊文化氛圍
團隊文化以團隊精神為核心，可以對組織成員起到價值導(dǎo)向和角色規(guī)范的作用。團隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分了解團隊的成員，營造一種以人為本、鼓勵知識交流與共享的文化氛圍。虛擬團隊的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵成員之間發(fā)言、交流。成員的隱性知識只有通過交流才能不經(jīng)意問流露或是在充分討論中激發(fā)出來。激發(fā)員工的表達欲望，提高員工的表達能力，鼓勵他們用隱喻陛文字、象征性語言、模型、概念等表達自己的經(jīng)驗、知覺、直覺和靈感，使一些難以表達的思想直觀化和易于理解。
3.2.2 在虛擬團隊中設(shè)立激勵措施
在團隊中建立一種動態(tài)的團隊百科知識系統(tǒng)，不僅能激勵團隊成員貢獻自己的知識，還可以為將來積累經(jīng)驗，以后遇到類似問題時，能迅速吸取經(jīng)驗，了解其中的注意事項以及不足。也就是說在虛擬團隊中建立知識庫，成員對團隊解決問題時提出的有見解性的方案將保存在知識庫里并公開給每個成員，還可作為對成員精神上、物質(zhì)上的獎勵依據(jù)。選擇精神還是物質(zhì)上的獎勵，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把握好成員的需求，從而將激勵變成成員間充分進行知識共享的動力，更利于團隊目標(biāo)的實現(xiàn)。
3.2.3 虛擬團隊知識共享機制規(guī)章制度化
虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定虛擬團隊知識共享規(guī)章，不要將虛擬團隊中成員置于利益沖突的關(guān)系中，而是把團隊綁縛在一起，要讓團隊中的每個人都知道，彼此之間是相互依靠和不可分割的。只有把各自的才智發(fā)揮到極致，才能創(chuàng)造團隊利益最大化。
3.2.4 虛擬團隊及其知識共享平臺的建設(shè)
虛擬團隊的成員來自世界各地，他們分散在世界每個角落，靠互聯(lián)網(wǎng)保持著密切聯(lián)系。平臺技術(shù)的發(fā)展相當(dāng)于擴建木桶的桶底，將給虛擬團隊及其知識共享產(chǎn)生事半功倍的效果。虛擬團隊知識共享方面目前需要兩種技術(shù)的存在，它們是群件系統(tǒng)和工作流管理：a 群件系統(tǒng)。群件是幫助協(xié)同工作的軟件，一般包括電子郵件、文檔管理與工作應(yīng)用等部分；b 工作流管理。知識集成的工作流管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒅R管理和工作流管理有效地結(jié)合起來，分析和識別企業(yè)業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵知識，合理地將知識管理融入到企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程中。目前，這兩項技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，在許多企業(yè)得到了應(yīng)用。
3.2.5 虛擬團隊中核心成員相對穩(wěn)定
虛擬團隊中的核心成員掌握著核心的技術(shù)，一旦核心成員流失，不僅會導(dǎo)致核心技術(shù)流失，而且與其進行合作的其他成員建立的可靠關(guān)系也不得不中斷。這些成員同時還面臨著與替補核心成員迅速建立信任關(guān)系的問題，這將給整個團隊的正常運轉(zhuǎn)帶來不利。虛擬團隊成員為了達到知識的持續(xù)共享，就要保持該虛擬團隊的核心成員不流失。從另一角度講，為了保證團隊核心成員的流失不對團隊造成更大的波動，可將核心成員的知識共享給其他成員，這樣利于培養(yǎng)其他成員掌握核心技術(shù)，一旦團隊中核心成員流動可暫時由該類成員負(fù)責(zé)。若想保持虛擬團隊核心成員相對穩(wěn)定，可從三個方面著手：首先，要滿足他們合理的需求，比如相對公平合理的薪金、給予相對自由的環(huán)境等；其次，虛擬團隊的工作內(nèi)容應(yīng)能充分挖掘成員的才智，即團隊對成員有吸引力；最后，成員在虛擬團隊中要有強烈的歸屬感。團隊成員彼此信任，彼此工作、合作愉快等都是培養(yǎng)其歸屬感的最基本條件。
4 結(jié)束語
虛擬團隊中進行知識共享在我國尚屬新鮮事物，由于虛擬團隊不同于傳統(tǒng)的組織形式，它缺乏成熟的機制，需要人們不斷研究有關(guān)成員的信任、溝通及共享平臺的建立等問題。筆者從管理學(xué)中的“新木桶理論”來分析虛擬團隊知識共享機制，得到一些啟發(fā)，認(rèn)識到在目前網(wǎng)絡(luò)一體化的泛在環(huán)境下，虛擬團隊必然走向成熟，虛擬團隊知識共享機制也必然日趨完善。
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