工作分析是人力資源開發與管理最基本的作業，是人力資源開發與管理的基礎。工作分析又稱職務分析，是指對組織中各項工作職務的特征、規范、要求、流程以及對完成此工作員工的素質、知識、技能要求進行描述的過程，它的結果是產生工作描述和任職說明。作為人力資源管理者來說，做好工作分析至關重要，特別是要把握以下六大要訣：
1、明確目的
不同的組織，或者同一組織的不同階段，工作分析的目的有所不同。有的組織的工作分析是為了對現有的工作內容與要求更加明確或合理化，以便制定切合實際的獎勵制度，調動員工的積極性;而有的是對新工作的工作規范作出規定;還有的企業進行工作分析是因為遭遇了某種危機，而設法改善工作環境，提高組織的安全性和抗危機的能力。在現實中，有的企業人力資源管理部門對工作分析的目的還不是很明確，出現了單純為了工作分析而工作分析的怪現象，從而使人力資源管理的這一核心技術流于形式、沒有達到其應有的目的。這一問題在一些政府機關和國有企業中表現得尤為突出。筆者所在地一知名國有鋼鐵企業人事部門工作的朋友告訴我，他們也搞了職務說明書和工作描述書，但大都是按照現有工作人員的職責和要求進行編制的，事隨人轉，根本就沒有進行過細致的工作分析，等到人員有什么變動，馬上就又起草一份職務說明書，這樣的工作分析能否體現工作分析的目的可想而知。
2、認清作用
目前，在許多企業人力資源管理實務中，都強調"以崗位為核心的人力資源管理整體解決方案"。實際上，就是指企業人力資源管理的一切職能，都要以工作分析為基礎。的確，工作分析是現代人力資源所有職能，即人力資源獲取、整合、保持激勵、控制調整和開發等職能工作的基礎和前提，只有做好了工作分析與設計工作，才能據此完成企業人力資源規劃、績效評估、職業生涯設計、薪酬設計管理、招聘、甄選、錄用工作人員等等工作。有的企業人力資源管理者忽視或低估工作分析的作用，導致在績效評估時無現成依據、確定報酬時有失公平、目標管理責任制沒有完全落實等等，挫傷員工工作積極性和影響企業效益的現象時有發生。
如淄博一家上市公司在1999年高薪招聘80名本科以上技術型人才。招聘時該公司人力資源部承諾為他們提供良好的工作環境、優越的工作條件和一定誘惑力的薪水。然而工作不到一年，各類問題接踵而至，有人抱怨專業不對口，技術優勢無法發揮;有人認為自己的才能遠遠超過崗位工作的要求;有人反映工作條件并不能滿足崗位工作的需要，而其它條件資源卻沒有被充分利用。更有甚者，在一次偶然的技術事故中，當事人以崗位說明書未注明工作風險的可能性為由，推脫責任。不滿情緒和換崗要求搞得HR經理非常困惑，幾位出類拔萃的優秀員工離開了公司。后來經調查發現是以下三個方面的問題： (1)招聘時沒有進行以工作分析為基礎的人才測試，僅僅注重了學歷要求和技術背景;(2)安排工作時未充分考慮任職者的現實能力和崗位要求;(3)工作過程中沒有實施以工作分析為基礎的培訓和績效評估。
3、把握內容
工作分析一般包括兩個方面的內容：確定工作的具體特征;找出工作對任職人員的各種要求。前者稱為工作描述，后者稱為任職說明。在對工作分析的內容進行把握時要特別注意工作描述書(工作說明書)與職務說明書的區別與聯系。
規范的工作描述書包括工作名稱、工作活動、工作程序、物理環境、社會環境、聘用條件等5個方面，它主要是要解決工作內容與特征、工作責任與權力、工作目的與結果、工作標準與要求、工作時間與地點、工作崗位與條件、工作流程與規范等問題。而任職說明書，旨在說明擔任某項職務的人員必須具備的生理要求和心理要求，主要包括一般要求：年齡、性別、學歷、工作經驗;生理要求：健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度;心理要求：觀察能力、學習能力、解決問題的能力、語言表達能力、人際交往能力、性格、氣質、興趣愛好等等。
雖然工作說明書和職務說明書都是工作的相關結果，而且也是工作分析的主要內容，但有的企業人力資源管理者對此似乎并沒有足夠、正確的認識，甚至將兩者混為一談，這是一個不能不重視的問題。此外，有的企業在工作的描述方面很不全面，在一份工作描述書中，缺乏工作關系、工作目標等方面的描述;而且，憑經驗描述工作職責或職務職責的現象普遍存在，抑制了工作分析、評價在整體人力資源管理方案中的核心作用。
4、理順程序
工作分析是對工作一個全面的評價過程，這個過程可以分為六個階段，各個階段的主要工作如下：1、準備階段：成立工作小組;確定樣本(選擇具有代表性的工作);分解工作為工作元素和環節，確定工作的基本難度、制定工作分析規范。2、設計階段：選擇信息來源;選擇工作分析人員;選擇收集信息的方法和系統。3、調查階段：編制各種調查問卷和提綱;廣泛收集各種資源(7"W"):工作內容(What);責任者(Who);工作崗位(Where);工作時間(When);怎樣操作(How);為什么要做(Why);為誰而服務(For Whom)。4、分析階段：審核已收集的各種信息;創造性地分析，發現有關工作或工作人員的關鍵成分;歸納、總結出工作分析的必需材料和要素。具體如何進行分析呢?可從四個方面進行：①職務名稱分析：職務名稱標準化，以求通過名稱就能了解職務的性質和內容。②工作規范分析：工作任務分析;工作關系分析;工作責任分析;勞動強度分析。③工作環境分析：工作的物理環境分析;工作的安全環境分析;社會環境。④工作執行人員必備條件分析：必備知識分析;必備經驗分析;必備操作能力分析;必備心理素質分析。5、運用階段：促進工作分析結果的使用。6、反饋調整階段：組織的經營活動不斷變化，會直接或間接地引起組織分工協作體制的相應調整，由此，可能產生新的任務、部分原有職務的消逝。
5、方法得當
工作分析的方法多種多樣，但企業在進行具體的工作分析時要根據工作分析的目的、不同工作分析方法的利弊，針對不同人員的工作分析選擇不同的方法。一般來說工作分析主要有資料分析法、問卷調查法、面談法、現場觀察法、關鍵事件法等等。
這幾種工作分析方法各有利弊，如觀察法要求觀察者需要足夠的實際操作經驗，雖可了解廣泛、客觀的信息，但它不適于工作循環周期很長的、腦力勞動的工作，偶然、突發性工作也不易觀察，且不能獲得有關任職者要求的信息。面談法易于控制，可獲得更多的職務信息，適用于對文字理解有困難的人，但分析者的觀點影響工作信息正確的判斷;面談者易從自身利益考慮而導致工作信息失真;職務分析者問些含糊不清的問題，影響信息收集;且不能單獨使用，要與其他方法連用。問卷法費用低、速度快;節省時間、不影響工作;調查范圍廣，可用于多種目的的職務分析;缺點是需經說明，否則會理解不同，產生信息誤差。采用工作實踐法分析者直接親自體驗，獲得信息真實;只適應于短期內可掌握的工作，不適于需進行大量的訓練或有危險性工作的分析。典型事件法直接描述工作中的具體活動，可提示工作的動態性;所研究的工作可觀察、衡量，故所需資料適應于大部分工作，但歸納事例需耗大量時間;易遺漏一些不顯著的工作行為，難以把握整個工作實體。人力資源管理者除要根據工作分析方法本身的優缺點來選取外，還要根據工作分析的對象來選擇方法，比如針對管理者的工作分析可選取MPDQ和海方案法。