“杜老師，咨詢一下，員工手冊在某種程度上是不是可以代表公司行政管理制度，如果我把員工手冊拿去勞動局備案，員工在入職時簽承諾書，‘我已經閱讀了公司員工手冊(行政管理制度)，并自覺遵守，接受公司考核’，這樣算是合法的吧?”上次的飛鴿在QQ上信息過來。
杜宇覺得有點奇怪，“不合程序，去勞動部門備案公司制度是制度公示的可選渠道之一，但前期還有很多流程要走才算是有效的制度。”
飛鴿疑惑：“為什么?只要我在勞保局備過案了，我們這就是合法的啊?”
杜宇無奈，不過還不錯，畢竟還是知道要讓員工手冊走一定的程序才能生效，只是不知道如何走：“員工手冊的生效是有一定程序的，如果你們要做，我再詳細和你說說。”
“好的啊，謝謝老師。”飛鴿發了個調皮的QQ表情。
“員工手冊生效一般要經過六個步驟，首先立項，確定公司的實際需求，從上次你介紹的公司淡旺季生產情況來看是有必要的;第二步是調查，對企業管理的現狀、存在的問題進行調查;第三步，起草員工手冊的初稿;第四步，將起草的初稿交予工會委員會或者全體職工討論;第五步，將修改的初稿再與部分員工代表或者工會委員討論確定最終稿;第六步，將最終稿公示，沒有異議，才算流程走完。”杜宇詳細把流程敘述了一遍。
“這么多步驟啊，那要多久才能完成員工手冊?”飛鴿十分吃驚。
“一般員工手冊從指定到頒布實施，至少需要半年時間，不過你只要從第三步開始做就可以了，前面的步驟可以通過部門內部討論或意見征集完成。”杜宇將實踐的操作經驗一起分享。
“嗯，那老師，那我們還要成立工會委員會了，老板不同意咋辦?”飛鴿提出自己的擔心。
“如果老板不同意成立工會委員會，也不要緊，有職工代表大會也是可以的，到時候找一些熟悉的員工開個會，掛個橫幅，舉個手，拍張照片不就結了，流程是流程，程序是程序。”
“還是老師有經驗，我們估計也不會這么正規，把程序簡單的走了。”飛鴿說。
“程序簡單可以，不過每個過程都要有些證據，比如職工代表大會參與討論的照片，每次開會的簽到表等。”杜宇把細化了程序中注意的環節。
“哈哈，那我去準備了，這下我可以好好地整一下他們，再不聽話，有員工手冊這把神劍，我就不怕了。”飛鴿十分高興。
“員工手冊也不是你想寫啥就寫啥的，要做到內容合法和合理，不然即使你走了民主程序也是無效的。”杜宇給她潑了涼水。
“老師，什么叫內容合法、合理，能不能給我舉個例子說說。”飛鴿本以為可以領命而去，沒想到還有詳細內容。
“先舉個內容合法的例子，案例情景如下：
員工甲為企業的業務主管，月薪4000元，由于工作需要，2007年3、4月員工甲共加班22小時，其中16小時為延時加班，6小時為雙休日加班，A企業共向其支付加班費300元。
2007年5月甲提出離職，并要求企業補發加班工資，企業以員工手冊中明確規定員工每月加班工資不得超過150元為由拒絕支付。員工一氣之下提起仲裁，勞動爭議仲裁委員會以A企業員工手冊上述內容違法為由，支持了甲的申訴請求，裁決A企業向員工甲補發加班費560.4元。
這是一個典型的員工手冊內容違法的案例，你可以借鑒一下。”
“澳，原來是這樣，員工手冊也不是什么六脈神劍。”飛鴿頓悟。
“你武俠小說讀多了吧。”杜宇開玩笑道。
“哪里，那老師再給講個內容合理的案例吧。”飛鴿還沒忘下一個問題。
“內容合理，很好理解，比如這么個條款，‘員工在辦公區吸煙，一經發現企業即可解除勞動合同關系。’對于該項的內容是否合理，應當區分情況進行判斷，如果對于一個無消防特殊要求的工作區而言，上述規定顯然過于苛刻，有失合理;如果對于一個消防重地，如存放易燃易爆物品的倉庫，或者以前我參觀過的一家紡織企業，像這樣的要求，并不為過。”
“老師舉得例子非常容易理解，我記下了，我們老總恨不得把員工手冊寫成他的自傳，如果他提了特殊化的要求，我也可以給他舉這個例子了。”飛鴿幽默道。
“是的，一份完美的、可行性的員工手冊，對你來說就是一個項目了，完成后應該收獲不少。”
“現在也受益匪淺了，老師，你看員工手冊生效之后，是不是就可以實施獎懲了?”飛鴿繼續挖掘。
“員工手冊生效后，還得有一個簽收，不然對于員工還是無效的。”
“還有程序啊?”飛鴿虛驚，虧好多問了句。
“我再給你舉個小例子：
員工甲于2005年9月1日到A公司擔任某部門經理，約定試用期為3個月，試用期為每月6400元。員工甲在該公司工作至2005年11月25日，甲主張在該公司工作期間存在加班，于是向勞動爭議仲裁委員會提起仲裁，要求A公司補發其加班工資共計5500元。
員工甲為證明其加班的事實，向仲裁委員會提交了其加班的打卡記錄以及員工加班登記表。A公司認可在加班登記表上的簽字的均系該公司員工，但根據公司管理制度的規定，因簽字并非員工甲的主管領導，沒有審批加班的權利，固不能證明員工甲存在加班事實。就此，該公司向仲裁提交了考勤管理制度。員工甲對該制度不予認可，認為公司就該制度未向其進行過明示。
仲裁委員會審理認為，A公司主張該公司考勤管理制度規定‘員工如需加班，必須事先填寫加班申請單，經主管上級領導核實簽字后方可生效。’但員工甲對該制度不予認可，且公司未向其提供該制度已向甲進行過明示的證據，故仲裁委員會對該考勤管理制度不予認可，該制度對甲不具有約束力。甲提供的加班登記表所載明的加班記錄有公司員工的簽字確認，故仲裁委員會認定甲進行了加班工作，A公司應向其支付加班工資。
上面案例的爭議焦點就是考勤制度的是否生效上，所以咱們在制定公司員工手冊后，還必須保證每位員工的簽收，同時我們人力資源部保存好相應的證據”杜宇長篇大論的舉了例子。
“也就是歸納來說，有效的制度大的流程有三個：1、擬定本身合法合理的內容;2、經過民主程序，草擬、討論、公示等;3、最后本人簽收。”杜宇總算松了口氣。
“杜老師，真讓您費心了，例子真豐富，也給我們的員工手冊順產奠定了基礎，改天我請你吃飯啊。”飛鴿發了一杯咖啡表情過來。
“吃飯好啊，改天正好組織我們學員一起聚聚。”杜宇接了他的話。
“好的，那改天見。”
“再見!”