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溝通管理中的主動性
做項目最講究協(xié)調(diào)配合了,而協(xié)調(diào)配合又往往是最困難的。內(nèi)部協(xié)調(diào)要求每個團(tuán)隊人員必須具備主動溝通的能力,通常這種能力會直接給項目帶來利益,作為項目經(jīng)理而言,應(yīng)該創(chuàng)造和培養(yǎng)這樣的環(huán)境,或培養(yǎng)每個團(tuán)隊成員養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。不愿意主動溝通的人員通常可能會有以下幾種:
1、項目經(jīng)理未采取合適的溝通管理,導(dǎo)致溝通不暢。
2、性格內(nèi)向,導(dǎo)致不愿進(jìn)行溝通。
3、自尊心較強(qiáng),不愿意一遇到問題就進(jìn)行溝通。
4、渴望具備更廣闊的發(fā)展空間,遇到問題喜歡自行解決。
5、無問責(zé)制,工作缺少主動性。
現(xiàn)在的工作安排,通常都是按照最初的系統(tǒng)框架設(shè)計或其他進(jìn)行任務(wù)拆分,然后分給每個人員開始進(jìn)行,在某個階段,任務(wù)通常是并行,整體任務(wù)為串行,但如果遇上進(jìn)度緊,任務(wù)重的時候,也有可能會進(jìn)行并行任務(wù)的安排。項目經(jīng)理很難做到對每個任務(wù)的詳細(xì)考慮,這樣勢必會造成任務(wù)在執(zhí)行的時候發(fā)生問題,這時非常需要任務(wù)承擔(dān)人的主動溝通,不要隱藏問題或自行處理,或自行處理后,也要及時溝通。我曾經(jīng)遇到過很多這樣的程序員,基本上遇到問題都是自行解決,然后完成任務(wù)。當(dāng)任務(wù)完成后,需要集成或集成后進(jìn)行聯(lián)調(diào)的時候,前階段的問題將有可能產(chǎn)生你想象不到的影響,此時再協(xié)調(diào),難度將會很大,因為此時的修正基本上都屬于返工性質(zhì),無論公司還是具體人員,都會產(chǎn)生抵觸。如果直接問責(zé),也將會造成內(nèi)部矛盾。所以,盡量事前解決,不要事后解決。而且,此時還要考慮到一個問題,在集成階段,都屬于項目后期,團(tuán)隊的積極性和耐性都比項目初期低,極易產(chǎn)生煩躁情緒。
針對以上幾種可能,和以往的工作經(jīng)驗,提出幾點建議:
1、建立良好的溝通模式,采用方便有效的共同工具。在溝通模式中,至少需要一條可以獨(dú)立進(jìn)行溝通的渠道,不同的人員會喜好不同的溝通方式,但至少應(yīng)該給每個人都提供一種獨(dú)立和項目經(jīng)理面對面溝通的機(jī)會;溝通管理工具應(yīng)隨團(tuán)隊所好,但至少應(yīng)該有一個正式的溝通工具,我個人建議是MS Projectserver,通過每日團(tuán)隊成員對任務(wù)進(jìn)度和備注的說明,進(jìn)行問題的溝通與發(fā)現(xiàn)。溝通管理工具選擇得當(dāng),可能會事半功倍。
2、其次,項目經(jīng)理應(yīng)該在溝通方面起到表率作用,項目經(jīng)理一定要有積極的溝通欲望,從而才有可能帶動團(tuán)隊的溝通,如果項目經(jīng)理不渴望溝通協(xié)調(diào),遇到問題也自行解決,那這個問題就比較嚴(yán)重了。
3。項目經(jīng)理應(yīng)該對每位團(tuán)隊成員的反饋進(jìn)行及時響應(yīng),無論項目經(jīng)理事情再多,再忙,這種響應(yīng)是不可缺少的,否則會嚴(yán)重影響大家的積極性,所以,再次強(qiáng)調(diào)使用溝通工具及其重要性了。就好像你和別人說話,別人不理你,會傷自尊的,呵呵。
4、建立相互制約的管理制度,尤其是關(guān)于最終集成部分的內(nèi)容,必須由兩人以上進(jìn)行任務(wù)的確認(rèn)執(zhí)行,通過不同的方式進(jìn)行制約,譬如:建立完善的接口規(guī)范。如果一個人的不合理變動可以很快的直接影響到另一個人的工作,那這個問題可能就會很好解決了。
5、成果審核或走查,我做過的項目,無論大或小,真正能實施此項制度的真的可以幾乎沒有,但我卻給其他項目做過這樣的工作,通常是外包的監(jiān)理項目,但實際作用也并不是很大,所以,不要完全指望審核或走查可以幫助項目經(jīng)理解決很多問題,提升項目質(zhì)量。這點可能會根據(jù)不同的背景項目會有所不同。
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