秘書該如何做好會議通知工作

秘書該如何做好會議通知工作

　　辦公會因屬例會，時間、地點一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業，辦公會議通知一般不必另行制作，而是在企業每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表后預留出時間。但對會議題相關的職能部門，秘書人員應在發送會議活動安排表時，對其額外叮囑下周辦公會時間即出席人員。某些企業，因工作程序或企業領導人工作習慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。

　　秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當面或用電話再次確認與會者是否能按時出席。如不屬會議的第一個議題相關的職能部門，還應另行明確何時到會和參會地點。

　　案例

　　某公司決定于某月某日召開一次重要會議，公司董事長指定公司業務部王經理一定要參加。交辦此事的一位辦公領導還特別交代，要提前發通知，以便于王經理預先安排工作等等。值班人員馬上將開會的時間、地點、內容、要求通知到王經理的秘書，并要他及時向上匯報。但到開會的前一天，王經理有事與董事長通電話，電話中王經理說：“沒有接到通知，我已安排明天有會，有幾十人參加，怎么辦？”董事長馬上找發通知的人員查問，經查實，某月某日某時已通知到王經理秘書。為什么會出現這個問題，關鍵在哪里。

　　經過與王經理的秘書核實后，秘書承認已接到會議通知，但因為王經理當時正忙，所以沒有按要求立即報告，后來忘記了，造成兩會沖突。最后只能服從董事長的安排，取消了王經理安排的會議。

　　分析：

　　作為一名專職的經理秘書，雖然工作繁忙，但是如果安排得好還是可以避免失誤的，就是說辦事情要有主次之分、急緩之分，領導再三囑咐要辦的，應屬于重要的，緊急的，要及時辦理。即使當時無法通知，過后一定要及時補正。如果王經理的秘書，能注意到這方面，立即報告，或過后及時補充，就不會出現兩會沖突的事情。

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