如何提高辦公室文秘人員的能力創新

如何提高辦公室文秘人員的能力創新

　　在科學技術突飛猛進和知識經濟迅速發展的新時期，迫切需要辦公室文秘人員提升自身素質，那么，如何開展能力創新？下面是小編幫大家整理的如何提高辦公室文秘人員的能力創新，歡迎大家分享。

　　隨著知識經濟社會的不斷發展，辦公室文秘人員的角色定位不斷在企事業單位的行政組織架構中進行演變。從最初簡單的文件起草、檔案管理、日常事務管理等逐漸演變成為領導科學決策的信息提供者、領導與各部門之間溝通的紐帶、上級政策傳達和下級信息反饋的橋梁。創新能力也就成為新時代對辦公室文秘人員素質的特殊要求。本文將通過對企事業單位辦公室文秘人員的日常工作入手，分析如何拓展創新思維，開展多角度、全方位的能力創新，最終達成企事業單位內部信息有效流通、提供科學的參謀咨詢服務，實現人力資源的優化配置等新時期辦公室文秘工作的新任務。

　　1、強化信息收集與分析能力開展業務創新

　　在“云計算”、“大數據”等概念不斷提出的今天，通過信息和數據進行科學決策已經是各級企事業單位領導常用的決策手段。以往經驗決策時代，辦公室文秘人員只要做好事務性工作即可。但是在科學決策時代，辦公室文秘人員的主要工作則是以知識和信息協助領導工作，服務各級員工。而這就決定了通過業務創新，通過擴大信息量，優化信息結構為領導科學決策時提供數據支持是辦公室文秘人員的必備能力。開展以強化信息收集與分析能力為主要內容的業務創新，可以從以下三個方面進行：⑴收集和分析單位的內部信息。內部信息包括內部基層員工、各級管理者的意見和建議、單位各級職工信息、職工工作態度和質量、單位內部存在的問題等。通過以上信息的收集和分析，協助領導及時解決單位內部的問題，進行內部管理改善和政策調整。⑵收集和分析單位的外部信息。外部信息包括國內外同行業的發展情況、新產品開發及投放情況，客戶群體特征等。以各類豐富健全的數據，對外部環境進行清晰刻畫，協助領導決策。⑶搜集和分析國家相關的政策法規。政策的導向作用和法律的規范作用，對各類企事業單位都有著非常顯著的作用，如果領導的決策和國家相關的政策法規不符，最終結果必然南轅北轍。文秘人員需要有高度的嗅覺和靈敏度，及時為領導解讀新的方針政策。

　　2、強化協調與組織能力開展職能創新

　　協調與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協調組織能力分為對內協調組織和對外協組織協調兩個方面。對內協調組織有上下關系、文秘人員與領導的關系、各級領導之間的關系、職能部門之間關系等協調組織。外部協調組織包括公共關系的處理、政府部門機構的溝通、各類企事業單位和社會團體的交流等。

　　首先在協調與組織時要既要有原則性，又要有靈活性。原則是靈活變化的度，靈活是在原則限制范圍內的靈活，又反作用于原則。

　　其次在協調與組織時處理好局部與整體的關系，樹立全局觀念。只有樹立全局觀念，才能主動將自己的工作置于全盤工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關系，才能促進全局工作的協調發展。

　　最后在協調與組織時要注意自己的權限范圍。辦公室文秘人員在對內協調組織和對外協調組織時，大部分情況下屬于受權辦事。受權辦事指領導干部依據工作的需要，將自己權限范圍內的事務授權給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對授權的方式和任務內容進行清晰界定，是屬于確定授權還是彈性授權、亦或不確定授權，依據授權方式決定處理事務的步驟和方法。

　　3、強化服務意識與質量開展服務創新

　　辦公室文秘人員從工作內容和職責來說，對單位領導、基層員工也是服務性質的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開展服務創新工作，擴大自己能力創新的范圍。第一是轉化思維，化被動為主動，第二是改變態度，從死板到熱情。第三是力求務實，致力于解決實際問題。要從服務方式的創新到服務質量的提升，圍繞企事業單位的中心工作，以領導放心、員工滿意為標準進行工作。在服務意識方面要有主動服務和超前服務的意識，應用現代化的眼光了解工作的現實需求和潛在需求及其規律性，積極探索辦公室文秘工作對領導和員工服務的動態適應性。

　　4、利用現代化理論與工具開展技術創新

　　隨著辦公自動化的不斷加強，信息化、自動化作業對我國普遍的辦公環境提出了嚴峻的挑戰。加速辦公自動化，進一步改進辦公設施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質量和效率，是當今社會的大勢所趨。實現辦公自動化可以促進辦公室的管理工作改革，輔助領導實現時間管理自動化。同時辦公自動化能夠更加及時準確的進行信息分享，建立單位內部信息分享網絡，實時進行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強專業能力和技術能力的學習，利用現代化的理論進行內部協調組織和文件檔案管理;利用現代化的工具提高工作效率和工作質量。

　　總之，辦公室文秘人員的能力創新要結合工作崗位職責和新時代對文秘人員的素質要求，從業務創新到職能創新，由技術創新帶動服務創新，不斷加強辦公室文秘人員的綜合能力，最終實現辦公室文秘人員從萬金油到職業化的轉變，適應時代的需求。

　　提高辦公室文秘人員的能力創新，可以從以下幾個方面進行：

　　培養創新意識：鼓勵文秘人員不斷探索新的工作方法和思路，不拘泥于傳統的模式，善于發現問題并提出解決方案。

　　學習新知識：隨著時代的發展，辦公室文秘人員需要不斷學習新知識，了解行業發展趨勢，掌握最新的辦公技術和工具，提高工作效率和質量。

　　強化溝通協調能力：文秘人員作為辦公室的協調者，需要具備良好的溝通協調能力，處理好各方關系，確保工作順利開展。

　　提升寫作能力：文秘人員的寫作能力是衡量其工作水平的重要標準之一，可以通過多讀書、多寫作、多實踐等方式提高自己的寫作水平。

　　注重細節：文秘工作涉及到許多細節問題，如文件管理、會議組織等，需要注重細節，做到嚴謹細致，避免出現差錯。

　　培養團隊協作精神：辦公室工作需要團隊協作，文秘人員要樹立團隊意識，善于與他人合作，共同完成任務。

　　主動性和責任心：文秘人員要具備高度的主動性和責任心，積極主動地完成工作任務，勇于承擔責任，不斷提高工作質量和效率。

　　靈活應對變化：辦公室工作常常面臨各種變化和挑戰，文秘人員要具備靈活應對變化的能力，能夠迅速適應新的工作環境和任務需求。

　　通過以上幾個方面的培養和提高，辦公室文秘人員的能力創新將得到有效提升，從而更好地適應時代發展的需要，為企業的發展做出更大的貢獻。

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