秘書公文處理順序

2017年秘書公文處理順序

　　公文傳收是秘書工作的日常事務性內容之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書工作中必須認真思考的問題。在為領導提供日常的傳收公文服務中，我個人的體會是，要以“先重要后一般”為基本原則實施公文排序。如何區分“重要”與“一般”呢?下文yjbys小編為大家提供秘書公文處理順序區分方法，希望對大家有幫助！

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般說來，領導每天都會在相對集中的一段時間批閱文件，另外領導在批閱文件的過程中可能會被一些電話、會見、會議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領導，使得“急件”及時得到領導處理。

　　“急件”有很多種，與單位內部某階段重點工作有關的文件是“急件”，上級有關部門臨時召開的緊急會議的通知是“急件”�；蛘唠m然本來是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動或工作的開始時間臨近的也是“急件”。對于這一類公文，秘書應當在第一時間送呈領導。

　　二、先“閱示件”后“閱知件”

　　文件按照呈送領導的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對而言，領導對于“閱示件”需要花費更多的時間或精力來了解事件的前因后果、來龍去脈。如《 部門關于申請增加編制和經費的請示》一文，就需要領導掌握 部門現有編制和經費情況、申請增加編制和經費的原因、需要增加編制和經費的數量等情況，以便作出批示，應讓領導首先批閱這類“閱示件”。

　　而對于“閱知件”，如《關于 擔任 大學校長的函》，對于這類公文，領導只是知曉這一情況即可，一般無需作出決策或指示。對這類公文可以放在相對靠后的位置。

　　三、先“熱點件”后“一般件”

　　每個組織或單位在不同時期都有不同的工作重點，相關的領導也會在某一時期更多地關注有關文件。如本科教學工作水平評估，這是每個高校都高度重視的工作。“迎評”期間，與此有關的文件都應該是領導關注的“熱點件”，這類文件的排序應當靠前。

　　當然，所謂“熱點”都有一定的時效性，有些事件在某一時間段是“熱點”，在別的時間段就不一定是“熱點”了，這就要求秘書工作人員要關注國家的大政方針和時事熱點，關注本行業、本領域的改革發展，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關的領域要了然于胸，努力提高把握“熱點”的能力。

　　四、先“分管件”后“相關件”

　　這一點對于服務副職領導的秘書尤其適用。一個組織或單位的副職領導都在明確分工的基礎上分管有關工作。一般說來，他們更多地關注各自分管領域的工作，對于有關的文件也應當作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對靠前的位置。

　　而對于并非分管工作而只是相關工作的文件，相對而言就不如前一類“分管件”那么“重要”了。比方說，《校團委關于舉辦 活動的請示》，對于主管團委和學生會工作的校領導來說，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”;而舉辦這個活動涉及到場地使用問題，對于主管資產或產業的校領導來說，這是與其分管工作相關的領域，該文件屬于“相關件”。明白了這一點，文件如何排序也就一目了然了。

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