高效處理公文的訣竅

時間：2024-04-11 23:20:39 金磊辦公文秘我要投稿

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高效處理公文的訣竅

　　公文是法定機關或其他社會組織在公務活動中，具有法律效力和規范的文體。凡是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關系，決定事務使工作正確地、高效地進行。跟思維導圖相似的一種方式。下面小編整理的高效處理公文的訣竅，歡迎閱讀收藏。

高效處理公文的訣竅

　　高效處理公文的訣竅

　　辦公室每天都會收到各類公文，數量大、情況多，如何高效率地處理，直接關系到辦公廳室能否發揮好參謀助手、運轉樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運轉。做好公文處理工作，應掌握好“穩、熟、問、準、快、巧”六字訣。

　　穩，即穩重不慌亂

　　作為各類公文的總入口和總出口，公文處理部門經常會遇到重要文件、緊急文件、領導交辦的文件、部門上門找的文件等須要同時處理的情況，想要將這些文件有條不紊地處理好，一定要做到“穩”。頭腦保持清醒，理清頭緒，將紛繁復雜的文件分出輕重緩急，適當處理。一般來說，重要且緊急的文件應該先辦，然后是緊急但不太重要的文件，接下來是重要的文件，最后是一般常規性文件。

　　熟，即熟練不生疏

　　對黨委、政府的工作規則、領導工作分工及閱文習慣、各部門的職能、公文受理范圍及辦理程序等都要了然于胸，這是正確處理公文的基礎。收到公文后，首先判斷是否在收文范圍內，對范圍之外的要及時與發文單位對接、退文。其次判斷需要不需要進入公文處理程序，對社會性的培訓邀請函之類，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應該采取何種處理方式，有的來文只需領導知曉的，應該按閱件的程序處理；有的來文需要執行或定奪的，應該按辦件的程序處理。最后判斷文件應該給誰看、給誰辦，怎么給、怎么轉，避免因為誤判而返工。

　　問，即詢問多請教

　　現在經濟社會快速發展，新生事物多、領導新的要求多，只有不斷加強學習，才能跟上形勢發展需要，為領導和群眾提供更好的服務。作為處室負責人，要向下屬多詢問了解情況，因為沒有調查就沒有發言權，只有全面掌握情況后，才能作出正確的決定。否則，夸夸其談地亂說一頓，既指導不了工作也損害了自身形象。作為工作人員，要向領導和其他同事多請教經驗做法。當然，我們還應當積極學習新知識，結合領導的新要求，對既有程序和做法進行大膽創新。

　　準，即準確無差錯

　　準確是對公文處理工作的質量要求，是公文處理工作的生命。一份會議通知，如果把時間、地點或其他要素搞錯了，會給工作造成很大被動，對本部門造成惡劣影響；一份密件，如果發送范圍搞錯了，會造成政策傳達不到位甚至泄露國家秘密，給黨和國家造成損失；一份請示，如果沒有把好關或者把呈報領導搞錯了，會耽誤工作的推進甚至給領導之間造成誤會。

　　快，即迅速不拖拉

　　公文處理部門一般來說是辦公室公文入口的第一環和出口的最后一環，起著承上啟下的樞紐作用。作為第一環，如果處理慢了會直接影響后續環節的辦理，使平件變成“急件”；作為最后一環，如果拖拉，會造成公文擁堵，長時間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領導身邊的工作人員，工作應該更加積極主動，杜絕懶、慢、拖的不良現象，牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風行作風。

　　巧，即靈活不死板

　　公文處理工作是高度程序化甚至程式化的，具有紀律性和嚴肅性的特點，如果按照一人一個思路、一人一套標準去處理公文，就會導致政令不統一。當然，堅持原則性并不排斥靈活性。因為程序是死的，情況是活的，而人則是掌握程序和情況的統一體。所以要用好用足程序適應新情況，又不能以不變的程序來應對千變萬化的新情況。比如，有的領導工作特別忙，文件就不能放在他的辦公室里等他閱批，而應該主動掌握領導活動規律，抓住領導開會的間隙或下班后離開單位前的空閑時間找領導簽文件。

　　拓展閱讀

　　高效公文寫作技巧

　　多聽——開會要手到、耳到、心到

　　很多同學參加本單位的各種會議的時候，總是心不在焉，身在心不在，眼在耳不在，到頭來既浪費了自己的時間又沒有把領導的意圖聽到心里，真是一無所獲。其實，越是高級別的領導，他的講話材料寫作水平就越高（大多數情況下）。如果你有寫類似材料的工作需要，就要認真聽領導的發言，邊聽邊記邊整理，甚至可以試著畫出思維導圖，看看領導的發言是個什么樣的框架結構，重點講了哪些問題、用了哪些詞語等等，這對你寫類似文章會大有裨益。

　　多讀——會后繼續學習文件

　　多聽只是第一步。會開完了，領導往往要求大家“會后繼續學習、深刻領會”，大多數同學會把這句話拋到九霄云外。我的習慣是，拿到講話的正式印發件之后，會像讀書一樣再把它讀一遍。讀的過程中，一方面概括一下文件的主要內容；另一方面，把文件的遣詞造句認認真真研究一邊，看對我們工作中的常見問題如何描述的，用的什么樣的詞語，哪些是我們專業中常用的詞匯等等。

　　這個在剛入職的時候尤其有用。俗話說“到什么廟念什么經”，通過文件學習可以迅速的掌握你的單位的常用詞匯，也就確保你在各種場合里不會說外行話、寫外行話。說的更通俗點兒，領導說“天王蓋地虎”的時候，你起碼應該知道對“寶塔鎮河妖”！

　　多問——領導什么思路

　　一般領導給你安排工作時，都會有他的一個思路。你接了工作任務，千萬別埋下頭閉門造車，應該首先和領導溝通，看人家的思路是什么。領導的思路基本就給你打下了一個寫作的框架，你只需要按照這個框架充實就行了。

　　多寫——不要抗拒工作任務

　　寫作無他，“唯手熟爾”。不要懼怕領導交給你的任務，說白了，那是給你練手的機會。輪到你寫的時候，把你從別人的講話稿里聽到的、讀到的、問到的，統統寫到你的文章里。模仿是入職后公文寫作必不可少的階段，多寫，多模仿，慢慢你就會找到你這個行業的類似公文的寫作套路和規矩。

　　多改——領導不是在刁難你

　　你最初寫出來的東西，交到領導那里的命運只有一個，就是被批改的面目全非。對于這一點，有的同學認為，這樣自己很沒有成就感，甚至覺得傷自尊。更有的同學認為，領導朝令夕改，明明是按照領導的思路寫的，最后領導自己又有別的想法。其實，只有修改才會有提高。通過修改，你也能了解一篇高質量的文章是如何變成最終的樣子的。

　　我在工作中就常常聽到同事說：“某某領導的思路真是好，文章經過他幾次修改，馬上就不一樣了，從他那兒學到了很多。”如果你遇到了一個肯一遍遍給你修改文章的高水平的領導，那么恭喜你，你等于找到了一個免費的導師，不僅僅你的公文寫作水平，還有你的工作思路都會突飛猛進。

　　最后，一定要靜下心來

　　這個區別于以上幾“多”。很多同學寫的東西交到我手里，我一看，遣詞造句就不說了，首先邏輯思維都是亂的，一看就沒有靜下心來思考。拿到領導給的命題之后，根據領導的思路，在動筆之前，一定要靜下心來，把領導的思路和自己的思路合二為一，給文章先列一個框架。這個過程很重要，卻往往被忽視。很多同學寫東西的時候，一邊看著電影、聽著歌，一邊東一榔頭西一棒槌的亂寫一通。更有甚者，找來以前同事們寫的東西，這兒復制一段，那兒黏貼一段，完全不敢上下語境對不對，前后意思搭不搭，格式是否一致。　

　　公文擬寫的步驟與方法

　　公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

　　公文的擬寫通常按以下步驟進行：

　　一、明確發文主旨

　　任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

　　1、文件的中心內容是什么?比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題，解決方式、需協助事項;再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

　　2、根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報;針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。

　　3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗;是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

　　4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。

　　總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

　　二、收集有關資料，進行調查研究

　　發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

　　怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢?一是收集和閱讀有關的文字材料;二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

　　總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。

　　三、擬出提綱，安排結構

　　在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

　　提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

　　擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

　　四、落筆起草、擬寫正文

　　結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

　　1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。

　　在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

　　2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

　　五、反復檢查，認真修改

　　初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復　修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

　　1、關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

　　2、關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

　　3、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

　　4、關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。