秘書如何高效處理公文

秘書如何高效處理公文

　　辦公室每天都會收到各類公文，數(shù)量大、情況多，如何高效率地處理，直接關(guān)系到辦公廳室能否發(fā)揮好參謀助手、運轉(zhuǎn)樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運轉(zhuǎn)。做好公文處理工作，應(yīng)掌握好“穩(wěn)、熟、問、準、快、巧”六字訣。

　　問，即詢問多請教

　　現(xiàn)在經(jīng)濟社會快速發(fā)展，新生事物多、領(lǐng)導(dǎo)新的要求多，只有不斷加強學(xué)習(xí)，才能跟上形勢發(fā)展需要，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供更好的服務(wù)。作為處室負責(zé)人，要向下屬多詢問了解情況，因為沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，只有全面掌握情況后，才能作出正確的決定。否則，夸夸其談地亂說一頓，既指導(dǎo)不了工作也損害了自身形象。作為工作人員，要向領(lǐng)導(dǎo)和其他同事多請教經(jīng)驗做法。當(dāng)然，我們還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)新知識，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的新要求，對既有程序和做法進行大膽創(chuàng)新。

　　穩(wěn)，即穩(wěn)重不慌亂

　　作為各類公文的總?cè)肟诤涂偝隹�，公文處理部門經(jīng)常會遇到重要文件、緊急文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、部門上門找的文件等須要同時處理的情況，想要將這些文件有條不紊地處理好，一定要做到“穩(wěn)”。頭腦保持清醒，理清頭緒，將紛繁復(fù)雜的文件分出輕重緩急，適當(dāng)處理。一般來說，重要且緊急的文件應(yīng)該先辦，然后是緊急但不太重要的文件，接下來是重要的文件，最后是一般常規(guī)性文件。

　　熟，即熟練不生疏

　　對黨委、政府的工作規(guī)則、領(lǐng)導(dǎo)工作分工及閱文習(xí)慣、各部門的職能、公文受理范圍及辦理程序等都要了然于胸，這是正確處理公文的基礎(chǔ)。收到公文后，首先判斷是否在收文范圍內(nèi)，對范圍之外的要及時與發(fā)文單位對接、退文。其次判斷需要不需要進入公文處理程序，對社會性的培訓(xùn)邀請函之類，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應(yīng)該采取何種處理方式，有的來文只需領(lǐng)導(dǎo)知曉的，應(yīng)該按閱件的程序處理;有的來文需要執(zhí)行或定奪的，應(yīng)該按辦件的程序處理。最后判斷文件應(yīng)該給誰看、給誰辦，怎么給、怎么轉(zhuǎn)，避免因為誤判而返工。

　　準，即準確無差錯

　　準確是對公文處理工作的質(zhì)量要求，是公文處理工作的生命。一份會議通知，如果把時間、地點或其他要素搞錯了，會給工作造成很大被動，對本部門造成惡劣影響;一份密件，如果發(fā)送范圍搞錯了，會造成政策傳達不到位甚至泄露國家秘密，給黨和國家造成損失;一份請示，如果沒有把好關(guān)或者把呈報領(lǐng)導(dǎo)搞錯了，會耽誤工作的推進甚至給領(lǐng)導(dǎo)之間造成誤會。

　　快，即迅速不拖拉

　　公文處理部門一般來說是辦公室公文入口的第一環(huán)和出口的最后一環(huán)，起著承上啟下的樞紐作用。作為第一環(huán)，如果處理慢了會直接影響后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理，使平件變成“急件”;作為最后一環(huán)，如果拖拉，會造成公文擁堵，長時間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，工作應(yīng)該更加積極主動，杜絕懶、慢、拖的不良現(xiàn)象，牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風(fēng)行作風(fēng)。

　　巧，即靈活不死板

　　公文處理工作是高度程序化甚至程式化的，具有紀律性和嚴肅性的特點，如果按照一人一個思路、一人一套標準去處理公文，就會導(dǎo)致政令不統(tǒng)一。當(dāng)然，堅持原則性并不排斥靈活性。因為程序是死的，情況是活的，而人則是掌握程序和情況的統(tǒng)一體。所以要用好用足程序適應(yīng)新情況，又不能以不變的程序來應(yīng)對千變?nèi)f化的新情況。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)工作特別忙，文件就不能放在他的辦公室里等他閱批，而應(yīng)該主動掌握領(lǐng)導(dǎo)活動規(guī)律，抓住領(lǐng)導(dǎo)開會的間隙或下班后離開單位前的空閑時間找領(lǐng)導(dǎo)簽文件。

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