淺談檔案信息管理與知識(shí)管理之融合

淺談檔案信息管理與知識(shí)管理之融合

　　[摘要]探討知識(shí)管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。

　　[關(guān)鍵詞]信息　檔案管理　知識(shí)管理

　　21世紀(jì)的人類社會(huì)正在全面朝著知識(shí)時(shí)代邁進(jìn)，知識(shí)作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識(shí)的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識(shí)，并且得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)同。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識(shí)管理理論有清晰、明確的認(rèn)識(shí)，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大作用。

　　一、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。這個(gè)世界是一個(gè)非線性的、動(dòng)態(tài)性的、過程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識(shí)”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要，必須率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識(shí)元的過渡，即實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。

　　1、知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇

　　“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動(dòng)或者說是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。

　　2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系

　　傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。

　　二、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性

　　1、 從檔案信息屬性的角度分析

　　檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識(shí)的管理。

　　2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析

　　知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

　　3、從檔案信息管理的困境分析

　　目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

　　4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析

　　檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

　　知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競爭力。

　　檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來說，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。

　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

　　三、知識(shí)管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

　　1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能

　　作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對檔案知識(shí)的開發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。

　　2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

　　業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

　　3、知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

　　知識(shí)管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實(shí)體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。

　　所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識(shí)管理水平的提高。

　　四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)

　　提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識(shí)倉庫，提供知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享的目的。對于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)和用戶、市場的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁或者鏈接的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。

　　五、知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

　　現(xiàn)代管理飛速發(fā)展，在許多管理職位，從業(yè)人員的素質(zhì)都在不斷提升，而檔案管理人員的素質(zhì)一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識(shí)管理要求作為參與信息管理、知識(shí)管理的檔案工作者必須掌握管理學(xué)和現(xiàn)代管理知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)流程，提高自身素質(zhì)。從這個(gè)角度來講，檔案信息管理與知識(shí)管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質(zhì)。這是檔案信息知識(shí)管理的前提，也是結(jié)果。從時(shí)間角度講，知識(shí)管理有助于完善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力;有助于檔案管理人員發(fā)揮自身的創(chuàng)造力和潛能;還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供知識(shí)服務(wù)。因此檔案信息管理工作創(chuàng)新離不開知識(shí)管理，知識(shí)管理使檔案信息資源優(yōu)勢不僅止于歷史研究之用，檔案人員的目光將投入到廣泛的社會(huì)需求中去，檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會(huì)生活各領(lǐng)域服務(wù)，不斷對檔案信息去粗取精，創(chuàng)造社會(huì)服務(wù)價(jià)值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識(shí)主管。

　　隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，知識(shí)管理將遍及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，它將使大到一國、小到企業(yè)、機(jī)構(gòu)和個(gè)人擺脫傳統(tǒng)資源或資本的限制，獲得新的競爭優(yōu)勢，因而具有強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。在現(xiàn)代化的信息社會(huì)中，信息是一種極為重要的戰(zhàn)略資源，但是，信息不是知識(shí)。只有經(jīng)過一系列的有機(jī)地結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的信息才能夠稱之為知識(shí)。在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)形勢下，只有使知識(shí)管理與檔案信息管理的對象快速轉(zhuǎn)化組織機(jī)構(gòu)的競爭優(yōu)勢，這樣組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲(chǔ)備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

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