離退休工作檔案管理問題及對策論文

離退休工作檔案管理問題及對策論文

　　我國社會發展迅速，離退休人員管理工作成為一個重要問題，與此相關的事業單位離退休人員的檔案管理問題也日益突出。離退休人員檔案管理是整個檔案體系中的重要組成部分，目前，我國離退休人員檔案的建立與管理存在很多問題。檔案管理方式受網絡化信息的影響，也在不斷發生變化。傳統的檔案管理效率低、管理成本大、差錯率高，不利于檔案管理的規�；�發展，檔案管理信息化工作面臨著不少挑戰，離退體人員檔案管理情況復雜，還有很多問題亟待解決。本文對社會化管理形勢下離退休人員的檔案管理工作進行探討，就離退休人員檔案的建立與管理工作提出有效措施，以解決檔案管理難題，建立完善的離退休人員檔案管理體系。

　　1離退休工作檔案管理存在的問題

　　1.1傳統紙質檔案存在弊端

　　離退休人員檔案管理比較復雜，其中很多檔案都是傳統紙質檔案。紙質檔案實質上是對檔案載體的保護，但對檔案工作環境要求比較高，檔案材料容易受外界環境的影響，在長期的保存過程中容易發生變質問題。紙質檔案保存過程存在缺陷，管理成本比較高，而離退休人員檔案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，這給離退休人員的檔案管理帶來了很大困擾。

　　1.2基礎設施薄弱，檔案材料缺失

　　檔案設備差、保管條件差，導致離退休人員檔案材料欠缺。社會保障部門調查數據顯示，離退休人員檔案管理基礎設施建設不足，達不到現代檔案建設管理要求。工作環境非常簡陋，甚至缺少存放檔案資料的庫房，檔案資料散放在辦公室，沒有采取有效的措施防火、防水，檔案資料容易毀損，容易發生資料殘缺不全的問題。退休后增加養老保險金的情況沒有同步完善，給查詢與檢索增加了難度。另外，一些破產企業的離退休人員人事檔案無專人保管，社區管理由于檔案數量少，很難形成整體規模，沒有檔案的“八防”措施和安全保證。

　　1.3社會化管理制度不健全

　　在管理實踐中，缺乏科學有效的管理機制，沒有相應的管理制度保障離退休人員的合法權益。很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，但只是形式上的移交，未能及時將參保資料和退休檔案交給社保機構管理。由于地區之間存在差異性，有些不發達地區并沒有實質的管理服務內容，導致離退休人員檔案出現多頭管理問題，沒有發揮保障作用，不利于準確把握信息。

　　1.4工作人員業務素質有待提高

　　目前，離退休人員檔案管理工作處于被動應付的局面，工作人員素質不高，對檔案管理的重要性認識也不足。一些社區檔案管理人員沒有經過專業培訓，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人員的重視度低，對于離退休人員的檔案管理工作比較懈怠，檔案管理隊伍不穩定，很難滿足離退休人員檔案建設需要。

　　2解決離退休檔案管理問題的對策

　　第一，加強檔案管理信息化建設。信息管理系統為離退休人員檔案管理提供了有效的措施和手段，應大力開展檔案管理信息化建設，進一步節省成本、提高效率。電子檔案有著廣闊的發展前景，應不斷完善、優化、修復、保護傳統檔案，確保檔案信息的安全。在紙質檔案的保護過程中，應重視檔案信息的完整性。電子檔案管理降低了人力成本，依賴軟件技術，實現了對紙質檔案管理的真實模擬，應完善信息系統，增加功能設計，提升檔案管理技術水平。應正確處理離退休人員紙質檔案和電子檔案的關系，電子檔案可為紙質檔案的管理提供支持和借鑒，紙質檔案能夠彌補電子檔案管理中的不足，有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實性。

　　第二，加強基礎設施建設，建立專業的管理機構，安排專人負責，實現現代化管理。大力加強檔案管理的基礎設施建設，加大對檔案管理系統的資金投入，解決基本的經費問題。財政部門應積極配合，給予資金支持，協調事業單位發展，開發多種多渠道籌措資金，從根本完善檔案工作的基礎設施建設。充分利用社會保險機構的資源優勢，建立事業單位退休人員檔案管理中心，加強對離退休人員檔案信息的管理。將分散的離退休人員檔案資料統一集中管理，按現代化的管理標準建立庫房，強化檔案入庫管理，安排專人負責，配備基本的檔案管理設備和溫度控制器。充分利用信息技術，將離退休人員的個人信息輸入電腦，提升查詢和管理效率，確保管理系統中的信息真實、有效。構建標準的、現代化的離退休人員檔案管理系統，為離退休人員社會化管理提供綠色通道。

　　第三，完善離退休人員檔案管理制度，采取保障措施，建立健全管理機制。行政部門應加大監管力度，加強對離退休人員工作檔案的管理。一套完整的管理機制對檔案工作有著重要的保障作用，應堅持依法治檔，完善各項規章制度，明確管理職責，嚴格維護工作的規范性和嚴肅性。各部門應相互配合，規范退休人員檔案移交工作，建立健全的管理機制。

　　第四，全面提升人員素質，建立專業的離退休人員檔案管理隊伍。應面向社會公開招聘檔案管理人員，從系統內選聘責任心強、水平高的專業人才，加強對管理人員的培訓，從工作水平和服務意識兩方面入手，做好崗前培訓工作，全方位提升檔案管理工作的服務能力。

　　3結語

　　事業單位離退休人員檔案管理工作是社會化管理工作的基礎，我們應重視對離退休人員基本生活權益的保障，加快完善事業單位離退休人員的檔案管理工作，依法保障離退休人員的合法權益，努力構建退休人員社會化管理服務平臺，建立健全管理機制，突出以人為本的工作理念，加強管理工作的法制建設。我們應認識到檔案管理是一個復雜的過程，要發揮檔案信息資源的作用，實現服務社會化管理，就要合理調整、平衡電子檔案與紙質檔案的關系，推進電子檔案的發展，實現事業單位與社區之間的資源共享，提高檔案管理和檢索的效率、水平，促進檔案管理工作的發展，更好地服務于離退休老年人，為和諧社會的發展貢獻力量。

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