高校圖書館期刊閱覽室管理方式的調查研究
論文關鍵詞:期刊閱覽室;管理方式;問題及對策;自動化
論文摘要:通過采訪調查天津各高校圖書館期刊闊覽室的管理現狀，分析了期刊閱覽室服務工作中普遙存在的問題及對策，針對期刊閱覽室管理方式落后及書刊結構不合理的問題，提出了研究和實現一套期刊閱覽室自動化管理系統的必要性，為系統開發做了需求分析。
期刊是刊載科學技術文獻和反映科技情報的主要工具，它及時報導和反映國內外科學技術的研究成果與發展趨勢，由于期刊一般只供閱覽而不外借，各高校圖書館的期刊閱覽室成為科研活動集中，活躍和重要的場所，因此需要充分發揮高校圖書館期刊閱覽室的作用，提高期刊閱覽室的管理水平，最大限度地滿足讀者對文獻資源的需求。
1、天津各高校圖書館期刊閱覽室的管理方式調查
高校圖書館期刊管理一般包括兩個部分:期刊業務工作管理和期刊閱覽室管理。天津高校圖書館由于統一使用美國Sirsi公司的Unicorn Consortia自動化聯合系統，因此天津高校圖書館期刊業務工作管理都在該系統上實現期刊的采購、登記(驗收)、過刊裝訂典藏及OPAC公共目錄統一檢索。
天津高校圖書館期刊閱覽室管理大部分采用手工方式。據統計，其管理方式可分為以下幾個方面:
1.1閱覽用戶管理
閱覽用戶管理采用手工登記方式，當讀者進人期刊閱覽室時，向管理人員出示圖書借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。天津各高校圖書館期刊閱覽室的管理大多采用這種方式，例如師范大學館、工業大學館、職業大學館、城建學院館、醫科大學館、中醫藥大學館等。
手工登記方式需要專門的管理人員進行監督。這種方式在實際應用中，管理人員一般不會或者無法做到認真查看讀者圖書借閱證上的信息，確認與其本人登記信息一致。在沒有工作人員值守時，讀者一般不會認真登記，字跡潦草不易辨認，而且紙質的登記表，不方便對閱覽的讀者及其信息進行統計。
1.2期刊防盜管理
期刊防盜管理使用圖書檢測儀，期刊中裝有磁條，期刊閱覽室門口安裝有圖書檢測儀(防盜用的磁條檢測儀)，防止讀者將書刊帶出閱覽室，有的圖書檢測儀有簡單的人次統計功能。大多數圖書館內部書庫門口都安裝有若干這樣的防盜用磁條檢測儀，包括圖書借閱處、現刊閱覽室、過刊閱覽室，古籍閱覽室等，在讀者試圖將期刊帶出閱覽室時，圖書檢測儀會發出燈光顯示和音響報警，提醒期刊閱覽室管理人員發現和解決問題。
1.3期刊架位管理
一些高校圖書館使用代書板防止亂架，如天津職業大學圖書館，即在讀者進人期刊閱覽室時，手工登記姓名、院系等信息后，使用圖書借閱證換取代書板。
2、期刊閱覽室服務工作中存在的問題及對策
2.1管理中存在的一些傳統問題
(1)亂架。
期刊是按照一定的順序擺放，位置都是固定的，由于期刊閱覽室面積很大，并且實行開架管理，有些讀者在閱覽完期刊后，并沒有把期刊放回原來的位置，期刊擺放混亂，影響其他讀者的查找。針對這一現象，可以采取以下措施來有效地改善:在期刊擺放位置上明確標明該位置期刊的名稱，這樣可以方便讀者在閱覽完期刊后，根據期刊上的標題找到期刊所在位置;有的圖書館期刊閱覽室采用代書板減少亂架。
代書板是傳統圖書館在實行開架借閱后，為減少書刊錯架亂架現象所采取的一種有效措施，然而，隨著圖書館逐漸走向自動化，網絡化，數字化，代書板的使用呈現出諸多弊端，例如限制了人庫讀者人數；讀者忘記代書板上的號碼，使得讀者要在整個書庫中尋找自己的代書板，甚至誤取了另外讀者的代書板而造成圖書亂架，這種方式還容易導致圖書借閱證錯拿或遺失，給讀者帶來不必要的損失，本著方便讀者，一切從讀者出發，以人為本的理念，很多圖書館采取取消代書板，加強讀者教育的方式，熟悉館藏分布及排架方法的讀者可以在瀏覽圖書后將其自行歸位，而另外一些讀者可以將瀏覽不準備借閱的圖書放在書車中，由工作人員來歸架。但是對于期刊閱覽室，使用代書板卻是切實可行的，因為期刊閱覽室的座位有限，我們可以準備同樣數量的代書板，讀者在取閱期刊后使用代書板放在期刊所在位置，這樣可以有效防止亂架，也可以限制讀者一次只能取閱一本期刊，因為期刊、代書板、讀者是一一對應的，能有效降低期刊丟失率，方便管理人員巡庫時及時發現問題。
天津師范大學圖書館期刊閱覽室采用第一種方法，在期刊擺放的位置下方標明期刊的名稱，而且將期刊閱覽室中書刊的排架方式說明張貼在期刊閱覽室內，這種方式可以和代書板結合使用來達到更好的效果。
(2)期刊損壞，丟失。
有些期刊遭到損壞，原因一般是讀者對期刊的部分內容感興趣，但是復印不方便，才直接撕下帶走，針對這一問題，可以在期刊閱覽室內設置復印機，方便讀者復印;有些圖書館在閱覽室內安裝攝像頭，閱覽室管理人員在計算機終端上直觀地進行監督;在閱覽室門口安裝圖書檢測儀，也可以防止書刊被帶出閱覽室。其次，期刊閱覽室采用開放式的閱覽風便于管理人員巡庫和公眾監督，也可以降低期刊的損壞率和丟失率。
另外還有讀者同時拿多本期刊的問題，對于這種浪費資源的情況，管理人員可以時常巡庫，對違反規定的讀者，耐心解釋，勸說其遵守期刊閱覽室一次只能取閱一本的規定，相信只要我們不斷健全管理制度和加強宣傳教育，并隨著讀者素質越來越高，很多問題是可以避免發生的，期刊閱覽室不和諧的現象也會越來越少。
2.2期刊結構不合理
館藏書刊資源的種類和質量是期刊部門能否有效服務于教學、科研的關鍵所在，長期以來，期刊閱覽室沒有提供一個暢通有效的渠道接受讀者的反饋，工作人員并不知道讀者對期刊使用的滿意程度。很多圖書館在采購期刊時，兼顧了期刊連續性、系統性的基礎上，沒有了解重點刊物內容和注意掌握讀者的閱讀傾向，沒有根據時代的變化和學校專業設置的變化進行及時地調整，從而導致期刊結構不合理，利用率不高。針對這一問題，應該采取先進的技術手段，加強讀者信息調查及反饋工作力度，深人研究讀者需求層次，閱讀類型和心理效應等。
3、期刊閱覽室自動化管理系統的需求分析
期刊閱覽室管理中出現的傳統問題都可以通過對讀者的宣傳教育以及管理人員耐心細致的服務來得到很好的解決，然而，天津大多數高校圖書館期刊閱覽室的管理還采取手工登記方式，對于讀者的統計是基于文本、表格等紙介質的，不便于對讀者數量，分類及期刊利用率等進行統計，而且數據處理手工操作，工作量大，出錯率高。為此，需要利用先進的計算機和數據庫技術開發圖書館期刊閱覽室管理系統，在期刊閱覽室的管理中實現系統化、自動化，減少工作量，提高效率及可靠性。
通過對期刊閱覽室管理工作的內容進行分析，期刊閱覽室自動化管理系統應包括以下功能:
(1)讀者管理。
讀者只需掃描圖書借閱證的條碼就可以完成讀者身份驗證，讀者詳細信息的記錄，使期刊閱覽室的管理告別手工登記方式。
(2)期刊閱覽統計。
能夠對讀者及其取閱期刊進行記錄，了解不同讀者群的閱讀興趣，不同種類期刊的利用率，以指導期刊的訂閱和采購，優化資源配置，更好地根據讀者的期望提供各類資料。
(3)期刊復印管理。
期刊閱覽室一般會為讀者提供復印服務，此功能幫助工作人員管理和記錄讀者復印期刊的情況。
(4)統計分析。
此功能模塊可以對各種統計數據進行分析，及時發現問題，有針對性地對讀者開展宣傳、輔助和引導工作，把期刊中特定領域有參考價值的文獻主動介紹給相關的讀者，進一步提高服務質量和管理水平。
期刊閱覽室自動化管理系統可以集存儲、分析、統計、打印于一身，節省人力物力而且調用方便，統計快捷，準確性高。
4、總結
本文通過采訪調查天津各高校期刊閱覽室的管理方式，分析了期刊閱覽室的管理現狀，探討了完善期刊閱覽室管理的方法，為構建期刊閱覽室自動化管理系統做好了需求分析。
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