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淺談ERP在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用
摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和應(yīng)用的普及，越來越多的事物被冠以“e”這個(gè)字母�？梢哉f，網(wǎng)絡(luò)革命把許多事物都e化了。在這種背景下，人類最古老的行業(yè)之一———“會(huì)計(jì)”正經(jīng)歷著一場(chǎng)新的變革。而ERP(EnterpriseResourcesPlanning)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用則是這場(chǎng)變革的一個(gè)突出趨勢(shì)。ERP在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用導(dǎo)致了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)作業(yè)模式向新模式的轉(zhuǎn)移，文章對(duì)此進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：ERP 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 新模式
一、ERP發(fā)展及內(nèi)涵
ERP是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，全部在線處理。從技術(shù)層面看，它是利用信息技術(shù)成果，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各類資源包括人、物、財(cái)、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產(chǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。從管理層面看，它又是一個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、會(huì)計(jì)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、材料等管理系統(tǒng)。從電子商務(wù)運(yùn)作系統(tǒng)看，ERP是基礎(chǔ)工程，沒有ERP，企業(yè)信息管理就失去了支持，整個(gè)電子商務(wù)的品質(zhì)就要打折扣。因此，ERP作為嶄新的現(xiàn)代管理手段，它的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理各方面的信息資源進(jìn)行有效的整合與管理。
二、ERP在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用
總體上講，ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有兩個(gè)特點(diǎn)：一是宏觀層面的ERP的架構(gòu)在擴(kuò)張;二是微觀層面，即ERP物理模塊在不斷細(xì)化。這兩者的互動(dòng)中，推進(jìn)了會(huì)計(jì)作業(yè)模式的變化。
從宏觀層面講，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的作業(yè)方式，長(zhǎng)期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上，在管理控制和決策支持方面的功能相對(duì)較弱，不論是及時(shí)性上，還是有效性上，都難以展現(xiàn)它的作用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí)，它又總是首先反映在財(cái)務(wù)危機(jī)上，不是缺少現(xiàn)金，就是缺乏持續(xù)經(jīng)營(yíng)所需的資本。在引入ERP以前，隨著電腦的普及，會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息處理一般都是應(yīng)用電腦作業(yè)，或是引入其他硬件來提高其自動(dòng)化水平，這對(duì)滿足會(huì)計(jì)核算的一般要求來說已是一大進(jìn)步。但這只是將手工會(huì)計(jì)向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的簡(jiǎn)單復(fù)制與移植，減輕了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度與難度，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策水平作用有限。在業(yè)務(wù)流程的臨近和與其他系統(tǒng)的集成上，則受到技術(shù)與功能不足的限制。因此，ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，不僅相當(dāng)程度上反映了上述缺陷，而且，依托這一平臺(tái)，可以進(jìn)行更廣泛的，包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等的各種經(jīng)營(yíng)資源、各種信息的集成，從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。
從微觀層面講，即ERP物理模塊走向細(xì)分化。現(xiàn)階段在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域，主要涉及以下方面：
1.ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此，從物理層面看，ERP的會(huì)計(jì)核算模塊，涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊，等等。
以現(xiàn)金管理模塊為例，它主要是對(duì)現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對(duì)硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中，一般都具有票據(jù)維護(hù)、票據(jù)打印、付款維護(hù)、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外，它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成，自動(dòng)產(chǎn)生憑證，過入總賬。
2.ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用。財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè)、管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、控制、分析和預(yù)測(cè)，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然后，ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映，到財(cái)務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在，它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐，改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的一體化經(jīng)營(yíng)上，為分布在各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。由于支持基于Web的財(cái)務(wù)信息處理，為企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Inter net的應(yīng)用系統(tǒng)(如銷售訂單處理等)提供了平臺(tái)，財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的、跨地區(qū)的財(cái)務(wù)管理成為可能�？傊@一切，倘若在非 ERP的環(huán)境下，即使靠“人海戰(zhàn)術(shù)”來完成，其效益也是有限的。
3.ERP系統(tǒng)在成本管理中的應(yīng)用�，F(xiàn)代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調(diào)計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng)，從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場(chǎng)來進(jìn)行運(yùn)作。在典型的ERP系統(tǒng)中，所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng)，用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個(gè)系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn)，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體來說，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面：成本中心會(huì)計(jì)、定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、分析與決策等系統(tǒng)。
以定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)為例，它是一個(gè)全面網(wǎng)絡(luò)化的管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)，帶有定單成本結(jié)算的詳細(xì)操作規(guī)程。該系統(tǒng)收集成本，并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對(duì)比來協(xié)助對(duì)定單與項(xiàng)目的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化一個(gè)企業(yè)對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃與執(zhí)行。
再以獲利能力分析為例，哪一類產(chǎn)品或市場(chǎng)會(huì)產(chǎn)生最好的效益?一個(gè)特定的定單利潤(rùn)是怎樣構(gòu)成的?這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí)，銷售、市場(chǎng)、產(chǎn)品管理、戰(zhàn)略經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等模塊也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場(chǎng)的信息來作進(jìn)一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場(chǎng)中的位置，并對(duì)新市場(chǎng)的潛力進(jìn)行評(píng)估。
三、ERP導(dǎo)入對(duì)會(huì)計(jì)人員角色的影響
由于上述特點(diǎn)取代了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)功能的一大部分，因此導(dǎo)入ERP，實(shí)施ERP系統(tǒng)管理，對(duì)會(huì)計(jì)人員角色的影響是顯而易見的。其中，最突出的是，當(dāng)企業(yè)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來鍵入，會(huì)計(jì)信息會(huì)在交易完成后自動(dòng)入賬，同時(shí)進(jìn)入相關(guān)分類賬，并自動(dòng)產(chǎn)出報(bào)表，且許多資料直接從系統(tǒng)中即時(shí)存取。這樣，許多原本由會(huì)計(jì)人員來完成的基礎(chǔ)工作已被取代，而且，從作業(yè)的質(zhì)量到速度，都比人工作業(yè)好得多。那么，對(duì)這一現(xiàn)象應(yīng)該怎么看呢?
從表面上看，ERP的導(dǎo)入對(duì)會(huì)計(jì)人員來說，確實(shí)是一大沖擊，或者說是一種“會(huì)計(jì)人員無事可做”的危機(jī)。但從深層次看，筆者認(rèn)為，ERP的導(dǎo)入，本質(zhì)上是會(huì)計(jì)工作內(nèi)涵的新發(fā)展，是會(huì)計(jì)工作重心的轉(zhuǎn)移，即從以往對(duì)數(shù)學(xué)的計(jì)量與紀(jì)錄，轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌募庸�、再加工、深加工。未來�?huì)計(jì)人員將不再扮演賬房先生，而是企業(yè)咨詢者的角色。同時(shí)，會(huì)計(jì)人員提供企業(yè)咨詢、分析的價(jià)值將愈來愈受到重視。會(huì)計(jì)人員在組織中所占地位及扮演的角色也日益重要。
從對(duì)信息的加工層面講，由于導(dǎo)入ERP，不僅是一個(gè)硬軟件的引進(jìn)與安裝的問題，而且是實(shí)施ERP系統(tǒng)所取得的效益。而這效益的取得及其增值，相當(dāng)程度上取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)信息進(jìn)行加工的層次性，所以“再加工———深加工”是會(huì)計(jì)新模式的基本特點(diǎn)。
以前，管理人員需要從財(cái)務(wù)報(bào)表中獲取信息來做經(jīng)營(yíng)及績(jī)效上的管理，如今的信息科技已轉(zhuǎn)為可隨時(shí)提供管理人員有用的信息，如此的轉(zhuǎn)變強(qiáng)調(diào)了管理會(huì)計(jì)的貢獻(xiàn)及重要角色�？傊�，隨著ERP在會(huì)計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的發(fā)展，將賦予新的會(huì)計(jì)作業(yè)模式以更豐富的特色。
四、ERP在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用前景
早在20世紀(jì)80年代初，我國(guó)企業(yè)就開始引進(jìn)國(guó)外的MRPII軟件，推行MRPII管理系統(tǒng)。90年代中期以來，中石油、中石化與浪潮公司合作，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算的信息化管理。中石化更是在2001年，通過中石化會(huì)計(jì)信息3.0集中核算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。從外部的信息系統(tǒng)開發(fā)商的發(fā)展來看，我國(guó)自己的軟件中心或公司，包括金蝶、用友等軟件公司專門開發(fā)并推出商品化的ERP軟件。再一方面，諸如世界著名的咨詢公司安達(dá)信等在我國(guó)推銷ERP 系統(tǒng)。影響這些趨勢(shì)發(fā)展的原因，在于我國(guó)擁有龐大的ERP市場(chǎng)。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，我國(guó)企業(yè)對(duì)管理軟件的年需求量應(yīng)在200億元以上，其中對(duì)ERP軟件、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理軟件、商務(wù)管理軟件的需求較為強(qiáng)烈，占90%.因此對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一整合，實(shí)施ERP管理是我國(guó)企業(yè)信息化管理發(fā)展的方向。
從應(yīng)用層面看，我國(guó)企業(yè)應(yīng)用ERP的態(tài)勢(shì)，主要向兩個(gè)方向發(fā)展， 一是量的擴(kuò)張，二是質(zhì)的提升。從前者來看，企業(yè)應(yīng)用ERP的領(lǐng)域，不僅只是制造業(yè)，還包括服務(wù)業(yè)和其他領(lǐng)域。其中，近年來特別是流通領(lǐng)域的企業(yè)應(yīng)用ERP的比例明顯上升，這與我國(guó)加入WTO的大趨勢(shì)息息相關(guān)。也就是說，為了適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化，并能在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中求得生存與發(fā)展，實(shí)施ERP有利于縮小我國(guó)和發(fā)達(dá)國(guó)家管理水平的差距。
從20世紀(jì)90年代開始我們已經(jīng)應(yīng)用了多套財(cái)務(wù)管理軟件。從實(shí)踐來看，由于石油企業(yè)單位數(shù)目龐雜，各單位的技術(shù)水平、管理模式、市場(chǎng)結(jié)構(gòu)存在著很大的差異，因此，在ERP應(yīng)用上，要多走“量身定制”這一模式。如何調(diào)整現(xiàn)有管理模式，將以往好的管理思想植入ERP系統(tǒng)中，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行后期改造以適應(yīng)企業(yè)的管理現(xiàn)狀與管理要求，將是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功與否和發(fā)揮ERP管理效益的關(guān)鍵。
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