論電算化會計系統的內部控制和會計網絡化

論電算化會計系統的內部控制和會計網絡化

　　[摘要]隨著會計電算化的普遍應用,管理部門對由計算機產生的各種數據、報表等會計信息的依賴越來越大,這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下,才能保證其可靠性和準確性。必須加強會計電算化系統的內部控制,以保證財務實行電算化系統的正常、安全、有效運行。

　　[關鍵詞]會計電算化;信息系統;內部控制;網絡化

　　隨著計算機技術的發展和經濟體制改革的深化,會計電算化得到迅速普及和發展,高速度、低成本、不斷創新的經濟模型改變了傳統的企業管理模式、經營模式和會計模式。會計已經對企業的內部控制產生深遠的影響,提高了企業的運營與管理效率。但是,由于計算機技術自身的問題以及會計人員業務水平和個人素質等原因,會計信息系統的應用也存在許多問題。因此,必須加強會計電算化系統的內部控制,以保證財務實行電算化系統的正常、安全、有效運行。

　　一、電算化會計系統內部控制的發展

　　(一)計算機的使用改變了企業會計核算的環境

　　企業使用計算機處理會計和財務數據后,企業會計核算的環境發生了變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成,轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動,如銷售預測、人力資源規劃等。隨著遠程通訊技術的發展,會計信息的網上實時處理成為可能,業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作,原先應由會計人員處理的有關業務事項,現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項,現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此,要保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠,達到企業管理的目標,企業內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛,更加復雜。

　　(二)電算化會計系統改變了會計憑證的形式

　　在電算化會計系統中,會計和財務的業務處理方法和處理程序,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介發生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發生時,有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成。原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上,因此,電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同,控制的重點由對人的控制轉變為對人、機控制,控制的程序應與計算機處理程序相一致。

　　(三)計算機的使用增加了控制舞弊、犯罪的難度

　　隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進行的貪w、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加。由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,數據庫技術的提高使數據高度集中,未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統更大,因此計算機會計系統的內部控制制度與手工會計系統的內部控制制度相比較,計算機會計系統的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制,控制的重點是對職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

　　二、會計電算化發展中存在的問題

　　(一)財務及管理軟件系統內部銜接性差

　　由于當前許多財會軟件都著重開發賬務處理與報表管理,主要解決記賬和報表處理效率問題,對于其他諸如成本核算、市場預測等功能開發力度小,使得在處理此類問題時,需先將財會管理的有關數據輸出,經人工核算后再重新輸入,從一個處理系統(模塊)到另一個處理系統(模塊), 不能自動轉換數據格式,使得軟件不能充分發揮管理功效和預測功能。并且在Internet環境下,企業管理的內涵也在進一步的延伸,除了傳統的企業財務、庫存、銷售、采購、生產等管理以外,涉及整個企業價值鏈的許多環節也被要求進入管理范疇�！昂艚兄行摹本褪堑湫偷睦�子之一。呼叫中心也稱為客戶服務中心, 企業建立呼叫中心能夠更好地、更有效地與客戶溝通,了解客戶的需求和市場的變化,從而在銷售和服務等方面提高企業服務水平和整體形象。通過電話或Internet等各種不同類型的接口,企業可以提供大量的、連續不斷的此類服務。而提供這樣的服務的數據來源就是企業管理系統中各方面的信息,如產品價格、序列號、維修記錄等等。但目前的財務及管理軟件系統內部各子系統之間信息還不能完全共享,使現有財務提供的信息單一、滯后且缺乏前瞻性,不能及時、有效的為企業決策及管理服務。

　　(二)數據的兼容性和安全性差

　　從軟件技術的發展來看,目前我國的軟件生產還處于模仿和加工階段,沒有形成一定的產業規模,在操作系統、數據庫管理系統和關鍵應用軟件方面沒有形成完整、系統的自主版權產品,數據的兼容性差,很難實現數據、信息共享。財務數據是企業的秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展,但是幾乎所有的軟件開發都是把重點放在理財和提供多功能管理和決策上,很少放在數據的安全保密上。系統一旦癱瘓或受病毒侵襲,系統恢復起來比較困難。隨著網絡的迅速發展,對于新興的網絡財務軟件,更應當重視其安全保密。

　　(三)缺乏合格的會計電算化專業人才

　　會計電算化涉及計算機、會計、管理等方面的專業知識,目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來,不能靈活運用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護人員,而維護人員又基本是計算機專業出身,對財務知識知之較少,雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用,不能靈活運用軟件處理的會計數據,進行財務信息加工和分析,滿足各方對財務信息的需求。這也是制約電算化發展的原因。

　　三、加強和完善電算化會計系統內部控制的對策

　　1.加強會計電算化系統業務人員組織控制

　　在會計電算化系統環境下,要對手工系統環境下的結構做出調整,對各類會計崗位進行重新的劃分,在授權過程中運用內部審計,按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制。對財務軟件的開發人員、維護人員和會計業務操作員、出納員進行合理的崗位分工。

　　2.加強會計電算化系統操作和維護控制

　　會計電算化系統操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴格的操作和維護規程來實現的。會計電算化系統操作和維護控制主要是為了保證財務軟件操作的規范化與正確安全的運轉,防止軟件被非法修改、刪除。

　　3.加強會計電算化系統檔案管理

　　會計信息系統檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質。會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。磁性介質必須及時進行備份,并做好防止計算機病毒侵襲的工作。

　　4.加強會計電算化系統工作人員的職業道德建設

　　道德規范、行為準則、能力素質的建設應直接納入內部控制結構之中。企業管理者應當重視對財務工作人員的選用與培養,增強財務工作人員的職業道德水準和業務水平,達到會計電算化系統的主體誠信。

　　5.加強會計電算化系統執行主體的控制

　　會計電算化系統的執行主體是計算機系統,是由硬件和軟件構成。隨著科技的發展,互聯網技術廣泛應用于會計電算化系統。因此,加強會計財務軟件的研發和維護及對計算機硬件、軟件的管理,保障會計電算化系統在互聯網上的安全,將成為企業會計信息系統內部控制的又一項重要內容。

　　6.加強會計電算化系統業務操作的控制

　　會計電算化系統業務操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。對數據的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統有效的關鍵。只有經過核準的會計業務經過正確的輸入,進行恰當的處理和運行,并及時的輸出,會計核算系統才能實現自身的目標。

　　隨著電子計算機技術的發展,網絡具有信息傳遞快速性、信息處理的集中性、信息的共享性特點。網絡經濟時代無論是網絡還是計算機本身都經歷了巨大的變化,網絡對企業會計環境的影響也是顯而易見的。就廣域化環境而言,一方面國際互聯網(Internet)使企業在全世界范圍內實現信息交流和信息共享,另一方面企業內部網(Intranet)技術在企業管理中的應用,則使企業走出封閉的局域系統,實現企業內部信息對外實時開放,同時使企業內部包括財務部門在內的所有部門實現了資源的優化配置。

　　企業集團各成員通過上網可以把會計信息輸入分散在多臺計算機上,通過網絡把其傳遞到主計算機,由主計算機進行信息處理運算,這樣就有效地提高了整個系統的工作效率,進行有效的財務預測與決策。

　　總之,電子計算機技術、網絡技術的不斷發展,將使會計電算化系統不斷更新和完善。會計電算化系統替代傳統的手工會計系統是必然趨勢。目前,會計電算化系統己經在各個企事業單位、政府部門廣泛應用。加入WTO后,中國經濟的發展將進入快車道,中國的企業要走入國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強和完善會計電算化系統的內部控制,將成為各個企業在財務工作中以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的一個問題,內部控制的好壞將直接影響到企業的管理和效益。

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