新形式下高�；�建檔案管理工作的創(chuàng)新

關(guān)于新形式下高�；�建檔案管理工作的創(chuàng)新

　　論文摘要：高校基建檔案是高校重要的檔案資源，是學(xué)�；�本建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從高�；�建檔案的重要性入手，介紹了高�；�建檔案的內(nèi)容、作用及其特點(diǎn)，分析了高�；�建檔案管理存在的問題，提出了幾點(diǎn)可實(shí)施的建議。

　　論文關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；對(duì)策

　　隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期，隨之而來的是高校園區(qū)、大學(xué)城、新校區(qū)建設(shè)如雨后春筍蜂擁而上，每個(gè)建設(shè)新校區(qū)的高校要花幾個(gè)億或十幾個(gè)億投入到學(xué)校的征地、建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)。高校投入大量的資金建設(shè)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、辦公、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等，建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的基建檔案資料，高�；�建工程檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，它不僅是高�；�建工作真實(shí)記錄，而且是以后高校發(fā)展過程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)。它記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，其實(shí)際保存價(jià)值應(yīng)該受到重視。
　　高校基建部門工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，但建設(shè)單位作為工程項(xiàng)目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設(shè)缺少工程檔案，就缺少了日常維護(hù)和以后改造的依據(jù)，基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發(fā)展，為學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供參考和歷史記錄，也對(duì)學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程提供相互要求的依據(jù)；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天更有利于將來，是高校一筆寶貴的物質(zhì)財(cái)富。
　　從現(xiàn)在高�；�建管理檔案來看，高校基建部門現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動(dòng)、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責(zé)不明、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機(jī)制。

　　一、高�；�建檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

　　高校基建檔案作為高校建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，是高�；�本建設(shè)圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料�；�建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)，從立項(xiàng)準(zhǔn)備到工程竣工驗(yàn)收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料包括了工程項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點(diǎn)是：
　　（一）專業(yè)性
　　是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。
　�。ǘ�）成套性
　　是指每一套完整的檔案資料是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行收集和歸檔。
　�。ㄈ�）現(xiàn)實(shí)性
　　是指檔案有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學(xué)校將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價(jià)值。
　�。ㄋ模┲芷陂L(zhǎng)
　　主要是檔案要收集從項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等多個(gè)階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項(xiàng)目竣工結(jié)算才能完結(jié)，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，一般為1-2年，大型項(xiàng)目2年或更長(zhǎng)時(shí)間，時(shí)間跨度不可預(yù)見。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的。

　　二、高校基建檔案管理的意義

　�。ㄒ唬┯涗浉咝＝ㄔO(shè)歷史
　　基建檔案承載了高�；�本建設(shè)大量的信息，它真實(shí)地記載了學(xué)校內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工以及使用過程中的維護(hù)等實(shí)際經(jīng)過的詳細(xì)資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗(yàn)收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。
　�。ǘ�）對(duì)高校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用
　　完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。如某高校擬在原教學(xué)大樓上加層，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載7層的荷載，當(dāng)時(shí)由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙直接施工。
　�。ㄈ�）在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用
　　檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過程中的維護(hù)、改造和將來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備這樣的特征，可以重復(fù)利用或參考。工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)過實(shí)踐的考驗(yàn)，通用性很強(qiáng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后，重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時(shí)間，而且還能節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)，同時(shí)也提高工作效益及建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

　　三、高�；�建檔案管理存在的問題

　　（一）檔案資料收集不齊全
　　基建檔案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門、施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，對(duì)表示工程形象進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)采取補(bǔ)救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不能真實(shí)反映施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)。例如建設(shè)單位在施工時(shí)不慎將地下管道挖斷的事經(jīng)常發(fā)生，不是因?yàn)榧夹g(shù)人員不懂業(yè)務(wù)而是沒有反應(yīng)施工現(xiàn)場(chǎng)的真實(shí)記載資料可以參考。好多學(xué)校地下管網(wǎng)經(jīng)過多年的建設(shè)后，逐步豐富和錯(cuò)亂起來，自來水管線、天然氣管線、電纜管線、暖氣管線、雨污水管線等相互交錯(cuò)形成一個(gè)蜘蛛網(wǎng)，到最后沒有一套完整的綜合所有專業(yè)的管網(wǎng)圖。建設(shè)歷史悠久的學(xué)校，管網(wǎng)圖成了某些技術(shù)人員腦子里的記憶，隨用隨想，時(shí)間久了，當(dāng)年的現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員退休后，這樣的記憶信息就丟失了，給后期的維修和日常使用帶來很大的麻煩。
　�。ǘ�）檔案資料編制質(zhì)量不高
　　大多數(shù)高校對(duì)基建檔案的管理沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識(shí)較差的現(xiàn)象。如果參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)于要?dú)w檔的資料純屬應(yīng)付竣工資料的要求。竣工圖是工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣，它是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時(shí)也不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。多數(shù)竣工圖沒有按實(shí)際施工程序進(jìn)行修改，造成竣工圖與實(shí)際竣工項(xiàng)目不相符，存在數(shù)據(jù)誤差是一定的；竣工圖紙上相關(guān)責(zé)任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了后期檔案的完整性。
　�。ㄈ�）檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性
　　施工過程中臨時(shí)發(fā)生的變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實(shí)。檔案管理人員只懂檔案知識(shí)，沒有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識(shí)別數(shù)據(jù)可靠性。
　　（四）檔案資料使用手段有待更新
　　傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前高�；�建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

    四、加強(qiáng)基建檔案管理的措施

　�。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵
　　學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門以及工程管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí)，思想上要認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。
　　（二）增強(qiáng)學(xué)�；�建部門收集檔案的責(zé)任感
　　只有提高檔案管理意識(shí)才能做好基建檔案管理工作，學(xué)校要建立以基建處為責(zé)任主體的組織機(jī)構(gòu)，明確基建檔案管理人員。基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。
　　（三）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平
　　檔案管理部門應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)，領(lǐng)會(huì)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，更要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。
　�。ㄋ模┟鞔_職責(zé)、及時(shí)收集，確保檔案工作有效落實(shí)
　　工程項(xiàng)目施工過程中，高�；�建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時(shí)查驗(yàn)、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時(shí)反饋給甲方工地代表，確�；�建工程竣工檔案是準(zhǔn)確的第一手資料。
　�。ㄎ澹┲鸩酵晟苹�建檔案現(xiàn)代化管理
　　隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高�；�建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。建筑項(xiàng)目的相關(guān)信息如工程名稱、立項(xiàng)批文文件、工程規(guī)劃建設(shè)許可證號(hào)、工程施工許可證號(hào)、施工單位名稱、合同價(jià)、審計(jì)決算價(jià)、交付使用時(shí)間、竣工面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時(shí)可以直接檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

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