新形式下高�；�建檔案管理工作的創新

關于新形式下高校基建檔案管理工作的創新

　　論文摘要：高�；�建檔案是高校重要的檔案資源，是學�；�本建設活動中產生的重要原始憑證和依據。本文從高�；�建檔案的重要性入手，介紹了高�；�建檔案的內容、作用及其特點，分析了高�；�建檔案管理存在的問題，提出了幾點可實施的建議。

　　論文關鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策

　　隨著我國高等教育的快速發展，招生規模不斷擴大，高校的基本建設進入了高速發展時期，隨之而來的是高校園區、大學城、新校區建設如雨后春筍蜂擁而上，每個建設新校區的高校要花幾個億或十幾個億投入到學校的征地、建設、原校區舊房的維修與改造等一系列基本建設。高校投入大量的資金建設教學、實驗、辦公、生活輔助用房及配套基礎設施道路、地下管道和環境綠化等等，建設過程中產生了大量有保存價值的基建檔案資料，高�；�建工程檔案資料是學校檔案的重要組成部分，它不僅是高�；�建工作真實記錄，而且是以后高校發展過程中建設規劃、管理及改擴建、維修的重要依據。它記錄了學校建設發展的歷史軌跡，其實際保存價值應該受到重視。
　　高�；�建部門工程檔案涉及規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，但建設單位作為工程項目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據，基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發展，為學校規劃、建設、管理工作提供參考和歷史記錄，也對學校發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程提供相互要求的依據；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天更有利于將來，是高校一筆寶貴的物質財富。
　　從現在高�；�建管理檔案來看，高�；�建部門現有建設工程檔案管理工作制度還不能適應新形勢發展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設工程檔案的管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

　　一、高�；�建檔案的主要內容和特點

　　高�；�建檔案作為高校建設活動中形成的第一手材料，是高�；�本建設圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關技術資料�；�建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設，從立項準備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個環節的文字或圖紙記錄，其主要特點是：
　�。ㄒ唬�專業性
　　是指基建檔案的形成領域和內容性質具有鮮明的、不同于其他行業的專業特征。
　�。ǘ�）成套性
　　是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。
　�。ㄈ�）現實性
　　是指檔案有很強的現實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學校將來發展規劃中發揮著重要的使用價值。
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　　主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結算等多個階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項目竣工結算才能完結，持續時間長，一般為1-2年，大型項目2年或更長時間，時間跨度不可預見。這些獨有的特點決定了基建檔案的作用是不可估量的。

　　二、高校基建檔案管理的意義

　�。ㄒ唬┯涗浉咝＝ㄔO歷史
　　基建檔案承載了高校基本建設大量的信息，它真實地記載了學校內各類建筑物、構筑物及地上、地下各種管線等基本建設的規劃、設計、招投標、施工以及使用過程中的維護等實際經過的詳細資料。它是從征地、地質勘察、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數據等第一手資料。
　�。ǘ�）對高校的續建和發展具有參考作用
　　完整系統的基建檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節省時間，提高效率。如某高校擬在原教學大樓上加層，該樓的基礎設計承載7層的荷載，當時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據設計圖紙直接施工。
　�。ㄈ�）在建設過程中可以重復利用
　　檔案的信息價值不僅是項目建設歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造和將來學校建設的重要依據。工程建設檔案具備這樣的特征，可以重復利用或參考。工程設計檔案已經過實踐的考驗，通用性很強的設計標準圖整理歸檔后，重復利用不僅可以縮短建設時間，而且還能節省勞動耗費，同時也提高工作效益及建設項目的經濟效益。

　　三、高�；�建檔案管理存在的問題

　　（一）檔案資料收集不齊全
　　基建檔案涉及建設方、招投標、監理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大，直接導致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設的各個主體單位，只重視工程進度、工程質量等硬性指標的效果，對表示工程形象進度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實反映施工現場實際數據。例如建設單位在施工時不慎將地下管道挖斷的事經常發生，不是因為技術人員不懂業務而是沒有反應施工現場的真實記載資料可以參考。好多學校地下管網經過多年的建設后，逐步豐富和錯亂起來，自來水管線、天然氣管線、電纜管線、暖氣管線、雨污水管線等相互交錯形成一個蜘蛛網，到最后沒有一套完整的綜合所有專業的管網圖。建設歷史悠久的學校，管網圖成了某些技術人員腦子里的記憶，隨用隨想，時間久了，當年的現場技術人員退休后，這樣的記憶信息就丟失了，給后期的維修和日常使用帶來很大的麻煩。
　�。ǘ�）檔案資料編制質量不高
　　大多數高校對基建檔案的管理沒有嚴格的標準、規范或制度可以執行，普遍存在管理意識較差的現象。如果參建的施工單位技術水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應付竣工資料的要求�？⒐�圖是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣，它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等的技術文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時也不嚴格按照相關規范執行，導致歸檔資料質量不高。多數竣工圖沒有按實際施工程序進行修改，造成竣工圖與實際竣工項目不相符，存在數據誤差是一定的；竣工圖紙上相關責任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規范、標識不統一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時歸檔，嚴重影響了后期檔案的完整性。
　　（三）檔案資料的數據內容缺乏準確性
　　施工過程中臨時發生的變更，沒有將這些變更的數據及時反映到竣工資料中，變更執行的程序也不規范，導致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設相關的技術知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確識別數據可靠性。
　�。ㄋ模�檔案資料使用手段有待更新
　　傳統的基建檔案主要以紙質、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前高�；�建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會破損。因此，傳統的檔案使用手段無法適應現代化發展的要求。

    四、加強基建檔案管理的措施

　�。ㄒ唬╊I導重視是做好基建檔案管理工作的關鍵
　　學校主管基建的領導、基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強檔案建設意識，思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實現規范化的管理，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。
　　（二）增強學�；�建部門收集檔案的責任感
　　只有提高檔案管理意識才能做好基建檔案管理工作，學校要建立以基建處為責任主體的組織機構，明確基建檔案管理人員�；�建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。
　�。ㄈ�）加強檔案管理人員業務培訓，提升專業化管理水平
　　檔案管理部門應有針對性地加強基建檔案管理人員的業務培訓，讓管理人員學習相關理論知識，領會現代化管理的業務要求標準，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。
　　（四）明確職責、及時收集，確保檔案工作有效落實
　　工程項目施工過程中，高�；�建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時查驗、監督監理和施工單位做好技術變更記錄和竣工圖繪制。監理單位和施工單位要把完整的、系統的、準確的施工變更數據和有關信息及時反饋給甲方工地代表，確保基建工程竣工檔案是準確的第一手資料。
　�。ㄎ澹┲鸩酵晟苹�建檔案現代化管理
　　隨著高校辦公系統信息化與網絡技術的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高�；�建檔案管理工作，必須從傳統手工作業方式向信息化管理過渡。采用科學、先進的應用軟件進行檔案信息的存儲和利用，傳統的紙質載體檔案材料通過計算機信息系統管理轉化為可以自動檢索、網絡化運用的技術。設計單位提供的設計成果除紙質的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標志，交存電子版竣工圖紙；與建設有關的文件進行電子存檔，建立電子目錄。建筑項目的相關信息如工程名稱、立項批文文件、工程規劃建設許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱、合同價、審計決算價、交付使用時間、竣工面積等內容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時可以直接檢索、統計和查閱，同時可以實現遠距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

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