關于加強高校檔案管理工作的思考
論文關鍵詞:高�！n案管理 管理方式
論文摘要:本文主要闡述了較強高校檔案工作的重要性，存在的主要問題及應采取的措施。
普通高等學校是教學、科研和培養人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是社會主義現代化建設不可缺少的豐富的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作之需，也是發展社會主義教育的重要工作之一。高校檔案是學校各部門行使職權、處理工作所形成的各種文件和教學、科研等業務活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高校檔案的形成范圍廣，內容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類:科技檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案。根據《高校檔案實體分類法》的劃分，它包括如下的十個一級項目的種類內容:黨群、行政、教學、科研、儀器設備、基建、產品生產及科技開發、外事、財會等。檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經這樣精辟地論述，“對事態的真相，現在不可能提出文件來作證據，只有事態本身作為歷史陳跡的時候，這些證據才會出現。”高校檔案真實地反映了學校各個時期的面貌，對于學校編史修志，和行政管理、教學、科研、維護學�；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案，對于發展教育事業，服務經濟建設具有很高的開發利用價值。在高校建立統一保管的檔案工作實體對檔案實行統一管理，便于對本單位各門類檔案從管理制度、規范要求等方面進行統一領導，促進檔案信息資源的綜合開發，同時有利于促進檔案整體的標準和檔案管理的現代化，有利于實現信息共享。目前，大部分高校已建立起了綜合檔案室或檔案館。但也存在一些問題，如領導的檔案意識、形成檔案部門的檔案意識有待進一步強化，以提高檔案綜合管理的水平。同時，要注重做好高校檔案信息資源的開發利用工作。(一)廣泛應用現代化設備儀器，做好信息共享和網絡化方面的基礎工作。(二)立足校內，積極開展對外服務工作。高校檔案的利用主要是對校內和社會提供利用服務。(三)積極探索高校檔案工作為經濟建設服務的新途徑。例如，可開展多方合作，舉辦科技成果的展覽會、博覽會等。
一、目前檔案工作存在問題
1.領導檔案意識淡薄，對檔案工作認識不足。長期以來一些學校領導片面的認為高等學校的中心任務是教書育人，對檔案工作缺乏認識，不把學校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作為給與足夠的重視和支持對本本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領導忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責任不清，難度加大的工作環境中，嚴重影響了檔案工作的順利發展。
2.檔案管理制度的不健全。要搞好學校的檔案工作，必須依法治檔，有切實可行的措施做保證。學校在安排整體工作時，必須把檔案工作作為重要的工作加以研究布置，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類。歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規范化，制度化的軌道，使檔案工作做到有章可循，有法可依。
3.檔案管理人員素質不高。改革者開放和社會主義市場經濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，熟悉黨和國家關于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。此外，隨著校園網絡建設和信息技術的普及，高校檔案工作繼續一批現代化信息管理方面的人才。但目前能達到上述要求的高校檔案管理人員為數不多。
3.管理方式落后。高校檔案傳統上僅僅是以單一的紙質檔案為主，由于經常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質，使介質檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加苦難。
二、高等學校檔案工作應采取的措施
4.強化檔案意識。首先是高校領導者思想觀念的轉變。校級領導是學校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強加對學校檔案工作的指導是做好高校檔案工作的關鍵，學校領導對檔案工作重視程度直接關系到檔案工作的效果。因此加強檔案工作，必須不斷提高領導者檔案意識，加強對檔案工作的領導，要把檔案工作納入領導者的議事日程。其次，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發展與學校教學，科研等工作的發展同步前進。端正一種認識，不把檔案工作當作“閑差”，采取輕視態度，意識明確職責，根據檔案部門的法定只能和每年布置的工作任務，真正把檔案工作做到位，不是意見輕而易舉的事。就檔案部門來講，履行行政職能，需要進行監督，檢查指導;履行事業只能，每年都要大量收檔案進館，需要規范管理，充分利用，發揮應有作用，就立檔案單位來講，文書檔案，會計檔案，科技檔案等8大門類檔案，需要收集集全，整理規范，安全保管，有效利用。一是轉變思想，檔案的價值和檔案工作的作用，具有比較明顯的滯后性，延展性的特點，好比酷暑縫棉衣，隆冬做單鞋，以備后用。檔案事業是功當代，利在千秋的事業，作為檔案工作者，如果身心懶惰不想干事，本市不強無能干事，經費缺乏沒法干事，有些工作不做或不到位，似乎無礙大局，領導不追不問，自己心安理得，勢必給今后工作造成嚴重影響。檔案工作每件事都是實施，都要實實在在地去完成，沒法偷工減料，不允許混日子，兢兢業業，嚴肅認真，才符合檔案部門和檔案工作的職責和要求，符合黨性原則和事業原則，才是值得提倡的。三是真正重視。檔案工作，需要做的事很多，都要人干，要有錢干，要有人才保證和經費保證;要有事業心，責任感的人干，有知識，有能力的人干。干事要錢，建房，維修，設備，管護，學習培訓，檢查指導，樣樣都要花錢。因此，各級領導要認真明確，思想重視，切實創造條件加以解決。
2.建立健全檔案管理制度。高校檔案部門要在上級主管部門及分管校長領導下，依據檔案法結合本校實際，制定本校檔案管理人員崗位目標責任制，把完整的系統的收集整理檔案工作，納入基層領導和檔案管理人員的崗位責任制，并與考核，獎懲，定制掛鉤。一次激發檔案工作人員的積極性和創造性，發覺潛力，推動學校檔案工作向前發展。
3.科學建設管庫。今年來高校處在不斷擴招之中，但是大多數高校的教育經費并沒有相應增加，也缺少相應的科學規劃體系。因此，應該加大資金投入，對管庫建設進行科學規劃，使各種新載體的檔案順利進館。同時建立專門的陳列，展覽場地，使館藏建設有單純的“數量型”逐步轉化為數量與質量“并重型”。
4.堅持依法治檔。我國梢案法》以及相關的條例，辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應遵守的準則。但是，社會在不斷變化，檔案的法制建設也應進一步更新，完善。只有根據檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關法律條規，并加大對相關法規的宣傳，增強法制觀念，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，才能促進高校檔案工作者檔案法律意識的進一步提高，努力為依法管理檔案事亞營造一個良好的社會氛圍，確保依法治黨順利實施。
5.提高高校檔案工作人員素質。首先，要強化檔案工作人員的職業到的觀念。在堅持依法治黨的同時，加強檔案工作者的職業道德教育，做到奉公守法，敢于負責，充分做到法制和德制二者的有機結合。其次，要加強檔案工作者的業務素質。高校的檔案工作應及時把最新的檔案管理辦法和相關科技知識運用到日常工作中去，同時完善檔案工作者的知識結構，培養精通檔案專業知識，懂計算機，會外語的復合型人才，提高檔案工作者的綜合能力，引導檔案工作者盡快適應不斷變化的形勢。最后，要充分利用高校資源進行在職教育。為適應教育和學習終身化的要求，應建立和完善檔案專業技術人員繼續教育制度和檔案業務人員持證上崗制度，大力開展以崗位培訓和繼續教育為重點的檔案工作者在職教育，進一步提高檔案工作者的素質。
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