淺談高校電算化會計系統控制

淺談高校電算化會計系統控制

摘要：文章從會計系統的關鍵控制點出發，分析會計電算化對會計系統控制的影響，為保證會計數據的真實性和完整性，就高校如何完善在會計電算化核算體系下的會計系統控制（下文稱電算化會計系統控制）的幾點措施。 
　　關鍵詞：高校 會計電算化 會計系統控制 
　　近年來，隨著電子計算機的普及、網絡技術的飛速發展，我國各高校的會計核算基本實現了會計電算化。計算機代替手工記賬、算賬，改變了傳統的會計核算方式，從而對手工記賬模式下的會計系統控制體系產生了一系列的沖擊，使高校內部會計系統控制與會計核算電算化的矛盾日益凸顯。為保證會計數據的真實性和完整性，本文通過分析會計電算化對會計系統控制的影響，提出完善電算化會計系統控制的幾點措施。 
　　一、會計系統控制概述
　　會計系統是為確認、匯總、分析、分類、記錄和報告單位發生的經濟業務，并保持相關資產和負債的受托責任而建立的各種會計記錄手段、會計政策、會計核算程序、會計報告制度和會計檔案管理等的總稱。會計系統控制是單位實施內部會計控制活動的重要手段，是保證會計資料真實完整的關鍵。會計系統控制要求各單位嚴格執行國家統一的會計制度，加強會計基礎工作，充分發揮會計的監督職能，關鍵控制點有以下幾個方面：
　　1.會計人員崗位責任控制。要求高校建立會計人員崗位責任制，在會計機構內部規定各項會計工作崗位的職責和權限，把有關規定、要求等具體落實到每一會計工作崗位，以責定權，責權分明，嚴格考核，有獎有懲，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。 
　　2.會計檔案控制。會計檔案是高校經濟活動在會計核算中的綜合反映，會計系統控制要求高校財務機構對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、查閱、交接和有效利用等形成一整套的規章制度。 
　　3.會計信息控制。要求對高校的所有經濟業務都要及時、準確、系統、完整地予以反映并進行監督，從而保證會計信息的質量。 
　�。�1）會計憑證控制要求高校所有的經濟事項都必須獲得合法的原始憑證，經專人審核符合真實性、完整性要求后才能作為編制記賬憑證的依據，還要在記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、簽章等方面加以控制，保證會計憑證的真實性和完整性；（2）會計賬簿控制要求高校按國家統一的會計制度規定設置會計賬簿，按時間順序將審核無誤的記賬憑證內容分類記入賬簿，并在會計賬簿啟用、登記、更正、對賬和結賬等各環節進行控制，使單位的經濟活動得到全面、連續、系統的記錄；（3）財務會計報告控制要求高校嚴格以審核無誤的會計賬簿為編制依據，準確、完整、及時反應高校一定時期財務狀況和事業發展成果。 
　　二、會計電算化對會計系統控制的影響
　　實現會計電算化，由電子計算機代替手工記賬、算賬，改變了傳統的手工會計核算方式而大幅度提高會計工作效率，同時也給會計系統控制帶來了新的問題和挑戰，主要表現在以下幾個方面：
　　1.增加了會計系統控制的對象。手工會計系統是通過授權、審批、不相容職務相分離等方法對財務人員實施控制。實現會計電算化后，財務人員只負責原始數據的收集、審核、錄入記賬憑證數據，賬簿記錄、編制會計報表等工作由計算機系統處理。這樣，會計系統控制由對人的控制轉變為對人和計算機的控制。 2.擴大了會計系統控制的范圍。由于實現了會計電算化，會計系統控制不僅僅是對經濟交易處理的控制，還包含了計算機系統開發、運行、維護過程中的控制，如系統程序修改控制、網絡安全的控制等。 
　　3.增加了會計系統控制的難度。手工會計系統中嚴格的會計憑證制度、會計賬簿控制和財務會計報告控制，保留了各項經濟交易處理的痕跡。實現會計電算化后，部分經濟交易的處理過程、錯誤的更正幾乎沒有痕跡，從而增加了會計系統控制的難度。 
　　三、完善高校電算化會計系統控制
　　有些實現會計電算化的高校只追求會計核算的工作效益，使各高校普通存在的財務人員緊缺問題得到緩解，常常忽視了電算化會計系統控制的建設，弱化了會計系統控制在內部控制中的作用。筆者就如何在電算化會計環境下完善會計系統控制建設，保證會計數據的真實性和完整性，提出下列幾點建議：
　　1.加強會計系統開發、修改的控制。自行開發會計系統或購買商品化軟件經領導授權審批后組織實施。計算機會計系統處理過程必須遵守《中華人民共和國會計法》、《事業單位會計準則》等國家統一會計制度的規定，同時應遵循《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等有關會計電算化的標準和規范。為適應會計核算、管理、監督工作的要求需要對使用中的系統進行修改、升級的過程必須嚴格控制，計算機的操作人員不能參與系統的修改、升級工作。會計系統開發、修改的每一個環節都必須詳細記錄并打印后存檔。 
　　2.建全會計系統操作管理制度。不相容職務相分離是手工會計系統控制的重要手段，會計電算化后除原始數據的收集、審核外均由會計系統處理，因此必須建立會計系統操作管理制度來規范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制，才能保證會計系統的安全運行，一般包括以下內容：（1）計算機編制記賬憑證、登記賬簿、編制會計報表等會計核算的全過程不能由一個人操作，應當按照不相容職務相分離的原則制定計算機會計系統操作人員的工作職責和權限，并在會計系統用戶管理的設置和具體的操作中嚴格執行。（2）原始憑證等會計數據必須經過審核、復核人員簽章后才能錄入計算機會計系統，數據錄入員對輸入數據有疑問的應及時核對，不能擅自修改。（3）記賬憑證必須經過審核人員審核簽章后才能由計算機會計系統登記會計賬簿，如發現記賬憑證內容有誤，需按會計核算有關規定編制補充登記或負數沖正等憑證進行修改，并做好數據備份工作。 
　　3.加強計算機硬件和軟件管理。為了保證會計系統的運行安全，避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患，必須加強計算機硬件和軟件的管理，一般包括以下內容：（1）機房要安裝安全供電系統、防火、防輻射和防電磁波干擾等設備，無關人員不能隨便進入機房，操作人員開機后不能擅自離開工作現場。（2）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據，不準把外來的軟盤帶進機房拷貝，禁止在計算機上玩游戲，計算機要安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期檢測并清除病毒。 
　　4.完善會計檔案管理制度。實行會計電算化后，會計檔案存儲介質的改變和管理范圍的擴大，對會計檔案管理的要求也相應提高，打印輸出的憑證、賬簿、報表及其電子文檔應當按照《會計檔案管理辦法》的規定進行保管，會計系統的開發、修改等形成的所有文檔資料均應按照會計檔案管理的要求管理，對存有會計數據的磁性介質應存放在防潮防磁的容器內妥善保管。 
　　參考文獻：
　　[1]中華會計網校。新內部控制規范及相關制度應用指南[M].北京：人民出版社，2008.12.
　　 [2]張玉梅。略論學校內部會計系統控制與實現途徑[J].今日科苑，2008.02.

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