事業(yè)單位電子檔案管理問題研究
在社會信息化的背景下，電子檔案也逐漸開始普及，在引入電子檔案之后，單位的檔案管理效率得到了明顯提升，并為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展奠定了良好基礎(chǔ)。
【摘要】事業(yè)單位檔案管理信息化，是當(dāng)前檔案管理的趨向，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化之后，電子檔案也必然會得到高度普及，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有著顯著區(qū)別，為了能夠確保電子檔案的安全性與可靠性，必須要強(qiáng)化電子檔案管理，并制定更加完善的管理制度和策略，本文針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略進(jìn)行幾方面分析。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案
引言
檔案作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，對于單位未來的建設(shè)發(fā)展有著不可取代的作用，檔案管理的主要職能就是整理和規(guī)范檔案資料，并且做好這些檔案的管理，為單位制定下一步工作計(jì)劃提供支持和參考。
一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
雖然目前大部分的事業(yè)單位都認(rèn)識到了檔案管理信息化的重要性，也開始普及電子檔案，但是由于電子檔案在我國發(fā)展時(shí)間很短，因此電子檔案管理中依舊存在很多問題，下面針對這寫問題進(jìn)行具體分析：
1.電子檔案安全問題。
電子檔案主要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，電子檔案卻存在很多隱患，電子檔案在發(fā)送、接收過程中，很容易遭受到外部因素的影響，一旦病毒入侵，檔案信息就有可能被竊取和篡改，進(jìn)而造成十分嚴(yán)重的損失。
2.檔案管理人員素質(zhì)不高。
電子檔案對事業(yè)單位檔案管理者的要求更高，管理人員在具備了良好的專業(yè)素質(zhì)之后，還需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠自我約束，并且對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作技巧和流程十分熟悉，這樣才能夠充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來看，檔案管理的工作量過大，內(nèi)容繁雜，檔案管理人員本身素質(zhì)不高，無法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上，另外，流動性是人力資源的顯著特征，由于崗位人員流動比較嚴(yán)重，頻繁的更換人手，也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實(shí)和發(fā)展。
3.電子檔案管理不規(guī)范。
從目前事業(yè)單位的電子檔案管理的情況來看，電子檔案管理的不規(guī)范性比較普遍。檔案管理人員對紙質(zhì)檔案比較重視，并且長久以來單位檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)載體，在引入電子檔案之后，很難在短時(shí)間內(nèi)徹底轉(zhuǎn)變工作思路，也沒有充分認(rèn)識到U盤以及光盤、移動硬盤等電子檔案載體的重要性與使用方法，這些載體與紙質(zhì)載體相比，具有一定的不穩(wěn)定性，但是目前管理人員沒有進(jìn)行規(guī)范性的管理，電子檔案備份也沒有及時(shí)進(jìn)行，電子檔案防范措施有些不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案管理中存在很多漏洞。
二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理
在分析了事業(yè)單位電子檔案管理中存在問題之后，單位領(lǐng)導(dǎo)就必須要認(rèn)識到強(qiáng)化電子檔案管理力度的重要性，下面針對電子檔案管理的措施進(jìn)行分析：
1.保證電子檔案在利用中的安全。
事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，最重要的就是要確保電子檔案的安全性，事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全管理意識，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在很多不穩(wěn)定因素和不安全因素，因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御，并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施，減少這些不安全因素對電子檔案安全管理的威脅。另外，檔案立卷人員在檔案存檔過程中，必選秉持安全性原則，檔案管理部門的辦公設(shè)備與軟件要及時(shí)更新、完善、升級，定期對電腦硬件進(jìn)行檢測和維修，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為安全防護(hù)工作，最大限度的提升電子安全管理的安全性。
2.完善相關(guān)法律法規(guī)。
法律法規(guī)的完善與健全是電子檔案管理能夠穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，也是人們行為與思想得以約束的保障。針對事業(yè)單位電子檔案管理的情況來看，健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化的速度。具體來說，電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)每個(gè)單位根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行完善和補(bǔ)充，最終達(dá)到提升本單位電子檔案質(zhì)量與效率的目的，使電子檔案管理有法可依，有章可循。
3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
在強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的過程中，必須要強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理理念，要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規(guī)范與技巧，首先單位應(yīng)該制定人才培訓(xùn)制度，定期開展人才培訓(xùn)活動，及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理者的知識體系，強(qiáng)化其職業(yè)技能，另外，加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的宣傳與普及力度，實(shí)現(xiàn)各種信息數(shù)據(jù)的分類與整合，這樣才能夠充分發(fā)揮出電子信息檔案的優(yōu)勢，真正提升單位的檔案管理效力。
4.完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施。
既然是電子檔案，那么必然需要借助各種計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)基礎(chǔ)上，單位必須要配置成熟的技術(shù)以及性能穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)，不能使用盜版軟件以及未知軟件，單位要定期對計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查毒，定期進(jìn)行防火墻升級和殺毒軟件升級。
結(jié)束語
我國事業(yè)單位在落實(shí)電子檔案管理的過程中，必須要積極借助先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，同時(shí)以國家整體市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢為背景，確保電子檔案的安全性與完善性，單位應(yīng)該積極培養(yǎng)新型檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度與規(guī)則，這樣才能夠更加符合當(dāng)前國家檔案電子化建設(shè)的要求。
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