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      2. 事業(yè)單位電子檔案管理問(wèn)題研究

        時(shí)間:2024-09-27 07:38:10 管理學(xué) 我要投稿

        事業(yè)單位電子檔案管理問(wèn)題研究

          在社會(huì)信息化的背景下,電子檔案也逐漸開(kāi)始普及,在引入電子檔案之后,單位的檔案管理效率得到了明顯提升,并為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了良好基礎(chǔ)。

        事業(yè)單位電子檔案管理問(wèn)題研究

          【摘要】事業(yè)單位檔案管理信息化,是當(dāng)前檔案管理的趨向,實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化之后,電子檔案也必然會(huì)得到高度普及,電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有著顯著區(qū)別,為了能夠確保電子檔案的安全性與可靠性,必須要強(qiáng)化電子檔案管理,并制定更加完善的管理制度和策略,本文針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略進(jìn)行幾方面分析。

          【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

          引言

          檔案作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一,對(duì)于單位未來(lái)的建設(shè)發(fā)展有著不可取代的作用,檔案管理的主要職能就是整理和規(guī)范檔案資料,并且做好這些檔案的管理,為單位制定下一步工作計(jì)劃提供支持和參考。

          一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題

          雖然目前大部分的事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化的重要性,也開(kāi)始普及電子檔案,但是由于電子檔案在我國(guó)發(fā)展時(shí)間很短,因此電子檔案管理中依舊存在很多問(wèn)題,下面針對(duì)這寫問(wèn)題進(jìn)行具體分析:

          1.電子檔案安全問(wèn)題。

          電子檔案主要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù),利用計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔,與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面,電子檔案卻存在很多隱患,電子檔案在發(fā)送、接收過(guò)程中,很容易遭受到外部因素的影響,一旦病毒入侵,檔案信息就有可能被竊取和篡改,進(jìn)而造成十分嚴(yán)重的損失。

          2.檔案管理人員素質(zhì)不高。

          電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的要求更高,管理人員在具備了良好的專業(yè)素質(zhì)之后,還需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì),能夠自我約束,并且對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作技巧和流程十分熟悉,這樣才能夠充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來(lái)看,檔案管理的工作量過(guò)大,內(nèi)容繁雜,檔案管理人員本身素質(zhì)不高,無(wú)法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上,另外,流動(dòng)性是人力資源的顯著特征,由于崗位人員流動(dòng)比較嚴(yán)重,頻繁的更換人手,也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實(shí)和發(fā)展。

          3.電子檔案管理不規(guī)范。

          從目前事業(yè)單位的電子檔案管理的情況來(lái)看,電子檔案管理的不規(guī)范性比較普遍。檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案比較重視,并且長(zhǎng)久以來(lái)單位檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)載體,在引入電子檔案之后,很難在短時(shí)間內(nèi)徹底轉(zhuǎn)變工作思路,也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到U盤以及光盤、移動(dòng)硬盤等電子檔案載體的重要性與使用方法,這些載體與紙質(zhì)載體相比,具有一定的不穩(wěn)定性,但是目前管理人員沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范性的管理,電子檔案?jìng)浞菀矝](méi)有及時(shí)進(jìn)行,電子檔案防范措施有些不規(guī)范,導(dǎo)致電子檔案管理中存在很多漏洞。

          二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

          在分析了事業(yè)單位電子檔案管理中存在問(wèn)題之后,單位領(lǐng)導(dǎo)就必須要認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化電子檔案管理力度的重要性,下面針對(duì)電子檔案管理的措施進(jìn)行分析:

          1.保證電子檔案在利用中的安全。

          事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中,最重要的就是要確保電子檔案的安全性,事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全管理意識(shí),由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在很多不穩(wěn)定因素和不安全因素,因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御,并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施,減少這些不安全因素對(duì)電子檔案安全管理的威脅。另外,檔案立卷人員在檔案存檔過(guò)程中,必選秉持安全性原則,檔案管理部門的辦公設(shè)備與軟件要及時(shí)更新、完善、升級(jí),定期對(duì)電腦硬件進(jìn)行檢測(cè)和維修,做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為安全防護(hù)工作,最大限度的提升電子安全管理的安全性。

          2.完善相關(guān)法律法規(guī)。

          法律法規(guī)的完善與健全是電子檔案管理能夠穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵,也是人們行為與思想得以約束的保障。針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的情況來(lái)看,健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化的速度。具體來(lái)說(shuō),電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定,同時(shí)每個(gè)單位根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行完善和補(bǔ)充,最終達(dá)到提升本單位電子檔案質(zhì)量與效率的目的,使電子檔案管理有法可依,有章可循。

          3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

          在強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的過(guò)程中,必須要強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理理念,要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規(guī)范與技巧,首先單位應(yīng)該制定人才培訓(xùn)制度,定期開(kāi)展人才培訓(xùn)活動(dòng),及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理者的知識(shí)體系,強(qiáng)化其職業(yè)技能,另外,加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的宣傳與普及力度,實(shí)現(xiàn)各種信息數(shù)據(jù)的分類與整合,這樣才能夠充分發(fā)揮出電子信息檔案的優(yōu)勢(shì),真正提升單位的檔案管理效力。

          4.完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施。

          既然是電子檔案,那么必然需要借助各種計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn),在這個(gè)基礎(chǔ)上,單位必須要配置成熟的技術(shù)以及性能穩(wěn)定的軟件系統(tǒng),不能使用盜版軟件以及未知軟件,單位要定期對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查毒,定期進(jìn)行防火墻升級(jí)和殺毒軟件升級(jí)。

          結(jié)束語(yǔ)

          我國(guó)事業(yè)單位在落實(shí)電子檔案管理的過(guò)程中,必須要積極借助先進(jìn)的管理技術(shù)與理念,同時(shí)以國(guó)家整體市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)為背景,確保電子檔案的安全性與完善性,單位應(yīng)該積極培養(yǎng)新型檔案管理人才,建立完善的檔案管理制度與規(guī)則,這樣才能夠更加符合當(dāng)前國(guó)家檔案電子化建設(shè)的要求。

          參考文獻(xiàn):

          [1]劉曉焱.水庫(kù)電子檔案管理初探[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2015(12).

          [2]王思南.民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(24).

          [3]劉妍.論如何加強(qiáng)電子檔案的管理與利用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(24).

          [4]李照華.計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的運(yùn)用探討[J].黑龍江科技信息,2016(01).

        【事業(yè)單位電子檔案管理問(wèn)題研究】相關(guān)文章:

        事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題與優(yōu)化路徑論文03-13

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