企業(yè)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化研究論文
摘要：現(xiàn)在大多集團(tuán)公司的運(yùn)營管理模式均為傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)板塊與業(yè)務(wù)板塊各自獨(dú)立運(yùn)行，這種溝通不暢的管理與運(yùn)營模式日益凸顯出弊端。如何發(fā)揮整合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持和保障作用，并克服“信息孤島”和“信息滯后”的情況已成為集團(tuán)公司不斷發(fā)展過程中遇到的新的問題和挑戰(zhàn)。本文旨在通過闡述企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的必要性，結(jié)合在企業(yè)中財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索在大型企業(yè)集團(tuán)運(yùn)營與管理中財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的有效應(yīng)用。
關(guān)鍵詞：企業(yè)集團(tuán)公司；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化；有效應(yīng)用
1企業(yè)集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體的必要性
作為市場經(jīng)濟(jì)中主體之一的大型國有企業(yè)，國有資產(chǎn)的保值增值、企業(yè)集團(tuán)整體利益的最大化是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要目標(biāo)；國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理有著密切的聯(lián)系，財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣、財(cái)務(wù)信息傳遞的及時(shí)性、有效性對(duì)國有資產(chǎn)的保值增值起著十分重要的作用。在國內(nèi)外市場份額占領(lǐng)日益激烈的當(dāng)今，國有企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作只有發(fā)揮管理、分析及預(yù)測的職能，不斷完善財(cái)務(wù)管理體制，創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作，提高信息傳遞的速度和質(zhì)量，做好與業(yè)務(wù)工作的信息共享和溝通，才能確保企業(yè)不斷提升自身競爭力和經(jīng)營管理能力，在殘酷的市場競爭中立于不敗之地。目前，大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)公司的經(jīng)營管理模式還存在著財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各自獨(dú)立，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)聯(lián)系僅通過事后的數(shù)據(jù)反饋，信息溝通滯后的現(xiàn)象。筆者通過對(duì)某航運(yùn)企業(yè)（下稱：A公司）經(jīng)營管理現(xiàn)狀的調(diào)研，從以下幾方面論述企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的必要性：
1.1會(huì)計(jì)核算方面
受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方式的影響，財(cái)務(wù)核算更加注重業(yè)務(wù)發(fā)生后的事后統(tǒng)計(jì)、核算，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息存在著滯后性，再加上企業(yè)收集整理財(cái)務(wù)分析信息的時(shí)間，無法做到通過信息反饋對(duì)業(yè)務(wù)開展的實(shí)時(shí)監(jiān)控和決策，因此財(cái)務(wù)核算結(jié)果并沒有及時(shí)有效的參與公司的經(jīng)營管理決策。A公司屬于大型國有航運(yùn)集團(tuán)公司，主要經(jīng)營范圍為遠(yuǎn)洋運(yùn)輸船舶的經(jīng)營租賃管理。作為船舶管理公司，該公司的船舶機(jī)務(wù)維修費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)匯總通過船舶機(jī)務(wù)管理系統(tǒng)完成（簡稱S系統(tǒng)），船舶管理部門通過S系統(tǒng)完成船舶維修費(fèi)用的計(jì)算匯總工作；但是在機(jī)務(wù)費(fèi)用實(shí)際付款時(shí)，并不能在系統(tǒng)中完成，還需要將S系統(tǒng)中的機(jī)務(wù)費(fèi)用匯總手工填制付款通知單，并按照相應(yīng)的資金支付審批流程進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)；除了上述費(fèi)用外，該公司的行政管理性費(fèi)用無業(yè)務(wù)系統(tǒng)支持，各項(xiàng)管理費(fèi)用的發(fā)起均為發(fā)起人手工填寫付款申請(qǐng)，在費(fèi)用的預(yù)算控制、單據(jù)審批流轉(zhuǎn)、資金付款計(jì)劃編制、上傳網(wǎng)銀系統(tǒng)的付款文件的生成、財(cái)務(wù)核算記賬均為手工完成。因此一筆業(yè)務(wù)從業(yè)務(wù)源頭的發(fā)起到實(shí)際支付完成并形成記賬憑證，歷經(jīng)從線上業(yè)務(wù)系統(tǒng)切換至線下手工傳遞，并且必須手工完成各審批節(jié)點(diǎn)單據(jù)傳遞、各項(xiàng)數(shù)據(jù)的手工統(tǒng)計(jì)、資金計(jì)劃的手工編制、數(shù)據(jù)信息的手工傳遞、會(huì)計(jì)憑證的手工錄入等，上述各項(xiàng)環(huán)節(jié)均會(huì)造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息滯后，無法為公司的經(jīng)營決策提供實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)信息。
1.2成本控制方面
作為船舶的管理公司，成本控制尤為重要。目前，公司各項(xiàng)成本費(fèi)用的開支均有預(yù)算管控，但是預(yù)算管控的節(jié)點(diǎn)未在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行嵌入，而是在財(cái)務(wù)審核付款過程中予以體現(xiàn)，因此，往往業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，而在財(cái)務(wù)審核付款過程中發(fā)現(xiàn)該筆費(fèi)用無預(yù)算，或者預(yù)算不足，而造成成本控制的滯后和被動(dòng)，非常不利于公司的成本控制管理。
1.3內(nèi)部控制方面
業(yè)務(wù)系統(tǒng)要能夠掌握企業(yè)經(jīng)營狀況，并能動(dòng)態(tài)反映經(jīng)營過程，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)要確保生成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性，需對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)處理的時(shí)間點(diǎn)不同步，加之業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的獨(dú)立運(yùn)行，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的不一致，等到會(huì)計(jì)核算發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)單證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤時(shí)，業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)算或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能已進(jìn)入下個(gè)月的日常運(yùn)行，這樣業(yè)務(wù)系統(tǒng)中就不能在當(dāng)期進(jìn)行相應(yīng)變更和調(diào)整。由此，將導(dǎo)致當(dāng)月業(yè)務(wù)信息的不準(zhǔn)確。可見，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)督審核作用主要通過事后核算時(shí)體現(xiàn)，所形成的信息滯后或者不準(zhǔn)確，必然削弱對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的及時(shí)監(jiān)管。
1.4信息傳遞方面
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)均局限于各自的使用部門，造成部門之間的信息傳遞和使用不暢，產(chǎn)生部門信息孤島現(xiàn)象，數(shù)據(jù)共享性差。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)均要求對(duì)信息處理的及時(shí)和高效，因此需要有一套財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)都認(rèn)可和都可用的系統(tǒng)程序，以協(xié)同處理業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的各類問題。
2企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的思路
財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的涵義是旨在涵蓋網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、制度規(guī)范、管理軟件等綜合環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營過程中的主要流程即業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、管理流程有機(jī)融合，將“業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)”的理念有機(jī)融入到企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的系統(tǒng)中，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互為所用。當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)起后，系統(tǒng)按照設(shè)計(jì)的流程規(guī)則，將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息、管理信息同步于一體化系統(tǒng)中。當(dāng)提取信息時(shí)，具有信息查看、使用權(quán)的各類“被授權(quán)人”通過系統(tǒng)自動(dòng)獲取所需信息；同時(shí)財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息互為所用，減少了業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，與財(cái)務(wù)記錄時(shí)相同信息的重復(fù)錄入工作，這種方式能最大限度的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享、加快了信息的處理和傳遞、幫助企業(yè)實(shí)時(shí)控制業(yè)務(wù)過程，做出準(zhǔn)確及時(shí)的決策，真正將財(cái)務(wù)控制職能發(fā)揮出來。
3企業(yè)集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化核心要素分析
企業(yè)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)現(xiàn)的平臺(tái)即為集團(tuán)公司搭建一套成熟的信息化系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人力資源等必要的模塊進(jìn)行整合貫通，從而實(shí)現(xiàn)敏捷聯(lián)動(dòng)、動(dòng)態(tài)聯(lián)盟、異地協(xié)同的業(yè)務(wù)處理模式。借助信息化手段提升企業(yè)的管理水平已是現(xiàn)在企業(yè)普遍采用的方式，但是信息化的手段的應(yīng)用主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)上，提高了工作效率，減少了人為的差錯(cuò)，在數(shù)據(jù)分析、決策應(yīng)用等管理環(huán)節(jié)的應(yīng)用還是很少的。根據(jù)中國軟件協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)，真正從管理層面達(dá)到提升企業(yè)管理水平的企業(yè)僅為0.2%，而國外企業(yè)則是50%，可見懸殊之大。由此說明大多企業(yè)信息化應(yīng)用并沒有事前系統(tǒng)的規(guī)劃，在信息化的進(jìn)程中存在一定的盲目性。怎樣正確認(rèn)識(shí)和描述企業(yè)，明確需求，規(guī)劃流程，真正讓財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的信息系統(tǒng)應(yīng)用體現(xiàn)的既具體又有戰(zhàn)略高度，需要利用模型的方法進(jìn)行信息化設(shè)計(jì)。按照財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化設(shè)計(jì)方案，可將模型分為需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)四個(gè)總體階段，根據(jù)每個(gè)階段的不同需求，模型依據(jù)不同的目的、視角和粒度，采用不同的方法建模。
3.1需求分析階段
根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀和發(fā)展愿景，建立需求分析模型。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展目標(biāo)，要做的開發(fā)工作包括做好系統(tǒng)平臺(tái)的選擇和搭建，其次是調(diào)查和整理各個(gè)用戶需求，建立企業(yè)的現(xiàn)狀模型；然后對(duì)現(xiàn)狀模型，結(jié)合用戶需求進(jìn)行對(duì)比分析，分析出系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，針對(duì)缺點(diǎn)和瓶頸問題在系統(tǒng)開發(fā)中提出優(yōu)化需求以及優(yōu)化手段；通過用戶需求的進(jìn)一步強(qiáng)化形成需求模型，作為下一個(gè)階段開發(fā)的基礎(chǔ)搭建要素。
3.2系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)階段
在明確了具體需求的基礎(chǔ)上，對(duì)模型的流程設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)展開深入細(xì)致的討論站在不同使用人角度完成信息化系統(tǒng)的各個(gè)視角的設(shè)計(jì)開發(fā)，并保證模型的一致性。經(jīng)過不斷的模型設(shè)計(jì)和優(yōu)化重組，最終形成信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模型定稿，作為系統(tǒng)實(shí)施階段的輸入要素。
3.3系統(tǒng)實(shí)施階段
在系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，通過定義具體的操作者權(quán)限、具體的業(yè)務(wù)流程規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、選擇合適搭建平臺(tái)和應(yīng)用軟件，完成對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)的研發(fā)工作。
3.4系統(tǒng)維護(hù)階段
在系統(tǒng)投入運(yùn)行后，對(duì)在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄和解決，通過不斷完善信息化系統(tǒng)，不斷優(yōu)化系統(tǒng)的功能，提高企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的程度，最大限度的通過信息化系統(tǒng)的建設(shè)為企業(yè)的經(jīng)營決策提供有力支持保障，達(dá)到不斷提升企業(yè)核心競爭力的目的。
4企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的探索應(yīng)用
以A航運(yùn)公司為例，業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)中完成相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入，當(dāng)信息進(jìn)入系統(tǒng)后，系統(tǒng)根據(jù)事前設(shè)置的流程節(jié)點(diǎn)自動(dòng)完成關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)，包括采購、供應(yīng)商選擇、合同審批簽署、付款申請(qǐng)發(fā)起、審批流程、預(yù)算控制等環(huán)節(jié)，同時(shí)系統(tǒng)支持自動(dòng)對(duì)接銀行支付系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，即系統(tǒng)可自動(dòng)將業(yè)務(wù)信息加工成為財(cái)務(wù)信息，供各個(gè)角色查看和使用。數(shù)據(jù)和附件信息一旦錄入，即可自動(dòng)保存在數(shù)據(jù)處理中心，在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中，自動(dòng)引用，減少了手工傳遞、輸入傳遞以及加工信息的環(huán)節(jié)，提高了工作效率，又減少手工傳遞及加工過程的錯(cuò)誤。基本處理流程表述如下：第一步，業(yè)務(wù)發(fā)生后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在系統(tǒng)中完成對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的初始錄入，即可作為本部門使用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，在后續(xù)其他環(huán)節(jié)中也可供其使用，同時(shí)信息一旦錄入，便可自動(dòng)提取使用。第二步，系統(tǒng)自動(dòng)審核及檢測，識(shí)別業(yè)務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容，自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理分析，并且按照制度進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)。第三步，根據(jù)審核后的業(yè)務(wù)進(jìn)行資金計(jì)劃編制，同時(shí)支持自動(dòng)上傳資金支付平臺(tái)。經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后自動(dòng)完成付款水單生成，及實(shí)際付款信息反饋。第四步，當(dāng)信息使用者需要某項(xiàng)信息時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)使用人指令提取數(shù)據(jù)，且滿足使用者的多維度需要，不再需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)使用的要求，手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算和反饋。第五步，系統(tǒng)通過接收指令自動(dòng)生成會(huì)計(jì)記賬憑證、賬簿及財(cái)務(wù)報(bào)表等常規(guī)報(bào)表和企業(yè)內(nèi)部個(gè)性化管理報(bào)表，供會(huì)計(jì)信息使用者及企業(yè)管理者使用。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的模式下，只要業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)信息的規(guī)則制定正確，就能實(shí)時(shí)、高效地生成數(shù)據(jù)信息。同時(shí)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)可根據(jù)授權(quán)權(quán)限進(jìn)行全過程跟蹤，加強(qiáng)了對(duì)業(yè)務(wù)全流程的管控，為財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理提供了前提條件。最重要的是企業(yè)在決策和控制中能夠得到實(shí)時(shí)信息的支持，對(duì)經(jīng)營管理做出及時(shí)準(zhǔn)確的決策。
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