財(cái)務(wù)危機(jī)實(shí)時(shí)預(yù)警系統(tǒng)的基本前提論文
當(dāng)前,我國上市公司中有限的信息處理能力和無限增長的信息量之間的矛盾日益突出,因此,建立財(cái)務(wù)危機(jī)實(shí)時(shí)預(yù)警系統(tǒng)迫在眉睫。如何將信息轉(zhuǎn)化成有用的知識(shí)和創(chuàng)造財(cái)富的工具是一個(gè)亟待解決的課題,也是上市公司財(cái)務(wù)危機(jī)實(shí)時(shí)預(yù)警系統(tǒng)研究的“瓶頸”所在。為了解決這個(gè)難題,上市公司必須利用信息技術(shù)重組為實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司,這是建立上市公司財(cái)務(wù)危機(jī)實(shí)時(shí)預(yù)警系統(tǒng)的基本前提。
一、實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的涵義
所謂實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司,就是能充分利用實(shí)時(shí)信息的公司。這類公司運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)報(bào)告系統(tǒng)軟件,從桌面財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù),改變信息的傳遞方式,最敏銳、最及時(shí)、最準(zhǔn)確地反映公司的財(cái)務(wù)狀況,使實(shí)時(shí)的信息成為整合整個(gè)公司經(jīng)營過程的驅(qū)動(dòng)力量,增強(qiáng)公司的決策、控制和預(yù)警的能力。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司通過建立虛擬、整合、實(shí)時(shí)的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)獲得競爭優(yōu)勢:“虛擬”意味著供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的所有元素不一定都存在于公司之內(nèi);“整合”是指實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司內(nèi)的每個(gè)系統(tǒng)、客戶和合作者是通過實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)信息技術(shù)基礎(chǔ)連接在一起并相互溝通的;“實(shí)時(shí)”是要立即、同步地滿足顧客需求;“供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)”把上述三個(gè)元素恰當(dāng)?shù)亟M合在一起,解決客戶問題。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,首先,實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司必須改變使用信息的方式。公司的信息系統(tǒng)應(yīng)是一個(gè)活躍的價(jià)值激發(fā)器,能夠及時(shí)地將信息分配給組織內(nèi)最需要信息的部門,而不是把信息看作儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中等待被挖掘的被動(dòng)資源,更不是被主人吝嗇地收藏起來的財(cái)寶。公司內(nèi)從實(shí)時(shí)信息分配系統(tǒng)中接受信息的人越多,為公司創(chuàng)造價(jià)值的有技能、有知識(shí)的雇員也就會(huì)越多。其次,實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司必須保持出眾的競爭靈活性,以便在全球經(jīng)濟(jì)中提高其市場份額,鞏固其地位。保持競爭靈活性,需要更多的技巧和經(jīng)驗(yàn);保持抓住新機(jī)會(huì)的能力,需要持續(xù)不斷的努力。第三,實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司將其核心競爭力體現(xiàn)在客戶、合作者的層面上,通過建立對客戶、合作者十分有利的關(guān)系,實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司經(jīng)常被認(rèn)為是“客戶的企業(yè)”——和客戶希望的一樣。
二、成為實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的路徑
1.信息技術(shù)(IT)的升級。上市公司轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司,這種轉(zhuǎn)變表現(xiàn)為公司行為的變化,但技術(shù)在很大程度上決定了轉(zhuǎn)變的成功與否。當(dāng)然,公司的文化也必須轉(zhuǎn)變,但是如果沒有先進(jìn)的IT則無法實(shí)現(xiàn)從上市公司到實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的轉(zhuǎn)變。IT是上市公司轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的首要驅(qū)動(dòng)力。占有和使用實(shí)時(shí)信息是實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司制勝的優(yōu)勢所在。如果信息技術(shù)是適合某項(xiàng)工作采用的技術(shù),它將是獲得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵因素。
在尋求IT解決方式之前,應(yīng)首先考慮公司想要達(dá)到的結(jié)果。只有當(dāng)公司有堅(jiān)定的目標(biāo)時(shí),公司才有可能利用IT實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。而且這種轉(zhuǎn)變必須完全與上市公司的戰(zhàn)略相一致,盡可能貼近顧客,推行一種新的應(yīng)用程序并使它與其他信息資源整合。具體方法是:從公司內(nèi)外聘請各個(gè)領(lǐng)域的專家,召集討論會(huì),廣泛征集意見,從信息和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人到銷售信息交流的負(fù)責(zé)人,從IT行業(yè)的資深專家到熟悉顧客群的精明老練的營銷員,充分利用他們的專業(yè)知識(shí)和特長,對公司做出客觀的評價(jià)和建議,這是邁向真正轉(zhuǎn)變的第一步;然后,對那些評價(jià)和建議做出辨證的分析,進(jìn)而形成一系列最終的公司目標(biāo),確定IT升級的需要,再選擇機(jī)器,在公司力所能及的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
2.管理意外。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的基礎(chǔ)信息技術(shù)將所有知識(shí)的原始信息整合為一個(gè)共享信息系統(tǒng),這些原始信息原本分散在公司未連接的主機(jī)、數(shù)據(jù)庫、客戶和服務(wù)隊(duì)列中。將信息由被動(dòng)的要求或回復(fù)形式轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的“公布或預(yù)訂”模式,實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司向每一個(gè)員工提供全面、實(shí)時(shí)、連續(xù)升級、為客戶設(shè)計(jì)的信息,使每位員工的工作集中于價(jià)值創(chuàng)造。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司基礎(chǔ)設(shè)施能重復(fù)地喚起員工對重大事項(xiàng)的注意力直到他們對此做出反應(yīng),提醒員工處理特殊案例,而把日常煩瑣的事務(wù)留給計(jì)算機(jī),這就是管理意外。
要解決管理意外的問題,需要考慮技術(shù)中的兩個(gè)關(guān)鍵因素:一是必須準(zhǔn)確、自動(dòng)地捕捉意外。如果自動(dòng)化部分只處理非�；镜氖聞�(wù),意外就會(huì)過多。而自動(dòng)化越先進(jìn),意外管理就越有效。二是自動(dòng)化的程序必須能夠得到所需要的數(shù)據(jù)來決定意外情況。如果沒有實(shí)時(shí)信息,管理意外的收益將大打折扣。
3.擺脫繁重的數(shù)據(jù)游戲。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)從公司各個(gè)角落收集實(shí)時(shí)、高度集中的信息,從多種多樣的分析應(yīng)用中把它們提煉出來,發(fā)送到員工桌面上作為一個(gè)多用途的工具,將員工從數(shù)據(jù)堆里解脫出來。此外,通過一個(gè)公司接口,這個(gè)系統(tǒng)可以將內(nèi)部信息和有價(jià)值的外部信息整合在一起,對項(xiàng)目和決策產(chǎn)生重大影響。
4.采用開放網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在封閉系統(tǒng)中,如“供應(yīng)鏈”、“聯(lián)合體”等,存在著欺詐、偷懶、追求安逸等弊端,而開放系統(tǒng)則有更多的機(jī)會(huì)。互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放系統(tǒng),當(dāng)今商業(yè)社會(huì)也是開放系統(tǒng)。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)技術(shù)基礎(chǔ)使封閉的私人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)變得開放,并使其能夠交談、教學(xué)以及互相學(xué)習(xí)。雖然開放系統(tǒng)對猛烈的競爭風(fēng)暴沒有什么有效的防衛(wèi)措施,但它為所有想?yún)⑴c競爭的人鋪平了道路。
5.運(yùn)用集成財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。上市公司財(cái)務(wù)管理的對象是上市公司的資金流,是對資金計(jì)劃、籌措和使用的有效管理。上市公司的運(yùn)營效果和效率最終是通過財(cái)務(wù)指標(biāo)體現(xiàn)出來的,因此,上市公司財(cái)務(wù)危機(jī)實(shí)時(shí)預(yù)警的結(jié)果也必然通過財(cái)務(wù)指標(biāo)來反映。要使財(cái)務(wù)預(yù)警真正做到全面、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確,必須具備三個(gè)條件:
�、偕鲜泄具\(yùn)作的所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)必須與財(cái)務(wù)系統(tǒng)緊密相關(guān);
②上市公司運(yùn)作的所有業(yè)務(wù)的過程狀態(tài)都必須實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地反映到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中;
③財(cái)務(wù)結(jié)果必須盡快反饋給上市公司各級管理者,使其能夠迅速?zèng)Q策,改善業(yè)務(wù)和管理,提高績效。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理方法,無法真正滿足上述條件。筆者認(rèn)為,由桌面財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的最佳途徑是運(yùn)用集成財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),因?yàn)樵撓到y(tǒng)具有以下五個(gè)特點(diǎn):
�、偌尚�:財(cái)務(wù)和上市公司的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是完全集成的,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化運(yùn)作,如企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)中的財(cái)務(wù)管理模塊與其他模塊都有相應(yīng)的接口,能夠相互集成,而且財(cái)務(wù)管理始終是ERP核心的模塊和功能,財(cái)務(wù)管理將實(shí)現(xiàn)與上市公司外部的相關(guān)環(huán)節(jié)的集成。
�、诠蚕硇�:所有的原始數(shù)據(jù)都是一次錄入,多處共享。
�、蹖�(shí)時(shí)性:每一個(gè)作業(yè)都會(huì)實(shí)時(shí)反映,每一項(xiàng)控制都會(huì)實(shí)時(shí)得到結(jié)果,每一份報(bào)表都會(huì)實(shí)時(shí)生成,每一個(gè)決策都會(huì)實(shí)時(shí)做出。
④精確性:每一次作業(yè)是準(zhǔn)確的、可量化的,流程不能隨意改動(dòng),同樣的`數(shù)據(jù)就會(huì)產(chǎn)生完全一樣的報(bào)表。
⑤面向流程性:強(qiáng)調(diào)面向業(yè)務(wù)流程的財(cái)務(wù)信息的收集、分析和控制,使財(cái)務(wù)系統(tǒng)能支持重組后的業(yè)務(wù)流程,并做到對業(yè)務(wù)活動(dòng)的成本控制。
6.崇尚誠信事實(shí)文化。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司需要一種使公司完全沉浸在誠信事實(shí)的文化氛圍。公司高層必須努力使員工相信,困難的事實(shí)經(jīng)過一段時(shí)間比圓滑的搪塞更具價(jià)值。例如CEO必須表明,嘗試一些創(chuàng)新的事物失敗了,也比忠于陳腐的現(xiàn)狀強(qiáng)。事實(shí)上,實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司意味著批評浪潮的結(jié)束。問題絕不是“這是誰的過失”,而是“我們能從中學(xué)到什么”。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型反饋機(jī)制的實(shí)時(shí)本性使得從失敗中學(xué)習(xí)不僅更迅速而且負(fù)面影響較少。當(dāng)公司誤入歧途時(shí),高層管理人員就可警覺到什么地方錯(cuò)了,并立即改正,同時(shí)學(xué)習(xí)并把教訓(xùn)傳授給公司里的其他人。
三、實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的擴(kuò)展:互聯(lián)網(wǎng)
成功使用互聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵是將互聯(lián)網(wǎng)看作實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的擴(kuò)展,而不是一個(gè)附加品。最好的辦法是為公司的產(chǎn)品和服務(wù)提供一個(gè)廣泛、動(dòng)態(tài)的信息平臺(tái)(引擎),為客戶了解公司的產(chǎn)品和服務(wù)提供一種方便的途徑,而不僅僅是建一個(gè)網(wǎng)站。引擎不僅僅是一個(gè)站點(diǎn),它可以靈活地將多個(gè)程序、信息來源和系統(tǒng)整合在一起,或有條理地展示出來,這就是實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)的方式。互聯(lián)網(wǎng)本身并不能使公司更具競爭力,因?yàn)橐粋�(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的銷售渠道并不一定是低成本的,而且并不能自動(dòng)地使公司更具盈利性,關(guān)鍵在于公司必須努力使互聯(lián)網(wǎng)為自己服務(wù),使其變得便宜和高效。
互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)信息設(shè)備相結(jié)合的關(guān)鍵在于可以為客戶“隨時(shí)隨地”服務(wù)�；ヂ�(lián)網(wǎng)使得公司可以擴(kuò)展客戶和商業(yè)合作伙伴的范圍,并將他們納入公司的事件流程中。如果某一上市公司是實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)的,并且通過引擎設(shè)備向外界展示,它就可以成為一家電子商務(wù)公司,因?yàn)樗呀?jīng)完成了必要的核心信息技術(shù)的轉(zhuǎn)變,可以在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下最大限度地開發(fā)、展示公司優(yōu)勢。
四、實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司的知識(shí)管理:扁平化結(jié)構(gòu)和學(xué)習(xí)型組織
20世紀(jì)80年代網(wǎng)絡(luò)化的個(gè)人電腦增強(qiáng)了企業(yè)家的能力,并且使公司的結(jié)構(gòu)扁平化,中層管理者減少。中層管理者的歷史角色是充當(dāng)信息傳遞者,現(xiàn)在他們的工作被機(jī)器替代了,其數(shù)量的減少也就不可避免了。中層管理者減少的一個(gè)負(fù)面影響是長期積累的機(jī)構(gòu)管理經(jīng)驗(yàn)和技能的大量損失。這些經(jīng)驗(yàn)和技能就是“智力資本”。近幾年,信息技術(shù)通過知識(shí)管理在努力重新獲取、重新部署這些智力資本。強(qiáng)有力的知識(shí)管理成為實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施的一個(gè)有益的副產(chǎn)品。
真正的知識(shí)管理是具有實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)機(jī)制公司的核心管理部分。在這樣的公司中,信息被動(dòng)態(tài)地添加到原來的基礎(chǔ)上,知識(shí)不斷被更新。公司做過的每一件事對所有查詢的人都是公開的,這等于將公司前人的智慧直接放到了查詢者的案頭。由于實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)結(jié)構(gòu)極大地提升了知識(shí)從封閉、難以交流的狀態(tài)向自由交流狀態(tài)的轉(zhuǎn)變,公司進(jìn)行實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)的改造非常有助于改善知識(shí)管理中對公司前人智慧的管理。實(shí)時(shí)驅(qū)動(dòng)型公司對外界變化反應(yīng)迅速,公司各部門之間以及部門內(nèi)部信息交換頻繁,因此它具有很強(qiáng)的知識(shí)吸收能力。這樣的公司就是學(xué)習(xí)型組織,它能夠通過這樣的機(jī)制成長。這樣的機(jī)制能使公司積累的知識(shí)從消極被動(dòng)的狀態(tài)活躍起來,使得每個(gè)員工能夠接觸到所有的知識(shí),并使得需要它的人及時(shí)獲得,由此能夠給公司帶來巨額的收益。
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