簡論高校后勤檔案管理存在的理由與策略
高校后勤檔案管理是學校日常管理當中的重要組成部分，它對學校平常的活動及今后的建設規劃都起到了非常重要的作用，以下是小編J.L為大家分享的關于高校后勤檔案管理存在的理由與策略之MBA論文范文。
【摘 要】高校后勤檔案管理工作能否做好直接影響到學校的日常運作及今后的發展建設，所以高校一定要注重高校的后勤檔案管理工作。本文簡單敘述了高校后勤檔案管理工作的重要性之后，提出了目前后勤檔案管理工作存在的一些理由，最后重點闡述了加強高校后勤檔案管理的策略，以供有關人士參考借鑒。
【關鍵詞】高校后勤;檔案管理;策略
一、高校后勤檔案的分類
高校的后勤檔案一般可以分為文書檔案、設備檔案兩種。文書檔案是高校在進行行政管理事務的活動當中產生的，高校的各級行政部門在日常的管理工作中會形成大量的文件材料，這些文件材料主要包括工作計劃、工作總結、會議記錄、規章制度、考核文件、合同文件等材料，它們是反映歷史的有利資料記錄。學校雖然說是一個教育機構，但是它同時也是一個獨立的經濟法人代表，它也參與社會的經濟活動，檔案能夠真實的記錄和反映高校經濟業務的發生情況，對高校以后進行經濟業務查詢很有幫助。高校的設備也很多，設備的購買、運轉情況、維修情況等都要進行歸檔，設備檔案主要包括購買合同的簽訂、設備的驗收報告、設備的技術資料、設備的操作規程、設備運轉維修記錄等，設備檔案作為高校檔案的重要組成部分，如果這部分檔案丟失會對設備后續的正常運轉產生影響，甚至設備出現故障時會嚴重影響到教學、科研以及師生生活等。
二、高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤活動的記錄為后勤檔案，后勤檔案是后勤管理、后勤經營、項目建設等活動的直接信息來源。高校的后勤部門在日常的管理活動當中形成了門類眾多的檔案，比如說設備檔案對保障學校正常運轉建設有著很重要的作用。后勤檔案反映的是整個后勤的歷史工作面貌，它不僅有利于保障各項工作的正常完成，還能提高學校后勤的整體管理水平，并且為現任領導提供一定的工作參謀，所以說它是后勤管理和后勤決策的基石。后勤檔案還是學校規劃發展建設以及各方面維修的指南針，當今教育事業的發展如火如荼，特別是高校的建設發展更是國家重點扶持項目，各大高校當中的教學樓、宿舍樓、輔助設施等的建設越來越多，供暖設施、電力設施、中水處理設施等的布置也越來越復雜，面對這么多而雜的建設項目不得不建立檔案來進行分類管理記錄，這也為學校今后的發展建設及維修提供依據，有效的避開了不必要的資源浪費。后勤檔案還可以作為學校管理者對老師、學生、行政人員等進行獎懲的依據，隨著我國市場經濟越來越成熟，身為管理者不光要會看人、用人，還要學會利用檔案管理來建立合理的競爭制度和獎勵制度。近幾年素質教育在我國的發展很快，后勤檔案被稱為素質教育的最好教材，以上這些都充分說明了高校后勤檔案管理的重要性。
三、高校后勤檔案管理工作存在的理由
(一)檔案意識薄弱
雖然說高校后勤檔案管理部門成立了，但是由于大家對檔案不夠重視，沒安排專門的人員來負責檔案的管理工作，還有就是工作人員對于檔案這個概念并不是很清楚，很多人認為檔案管理是為別人服務，又不能直接給我創造效益，造成他們對檔案管理的重視度不夠，甚至不把檔案管理工作列為工作范圍之內，正是這些錯誤的認識導致了檔案工作不能很好的開展。
(二)檔案管理過于分散
由于沒有專人來負責整理檔案資料，再加上工作人員薄弱的檔案意識，都認為檔案放在自己的部門會方便本部門的查找利用，所以就不想把檔案移交到檔案館進行保存，于是各個類型的檔案均分布在各個形成部門。比如設備檔案放在使用者的手里;文書檔案放在辦公室等。這種分散的檔案管理模式已經違反了檔案自身的工作原則，對檔案的收集、整理和保存很不利。
(三)管理人員的素質偏低
后勤在檔案管理人員的配備這一塊兒都是采取兼任原則，一個檔案管理人員甚至可以管理檔案館里的所有類型檔案，還有就是檔案管理人員一般都是任課老師來兼任，任課老師有課的時候去上課，沒課的時候再輪流分配到檔案管理館，這就造成了檔案管理人員素質偏低的情況。一名合格的檔案管理人員必須具備一定的政治素養及理論水平，對于黨和國家檔案管理工作的內容、政策、原則及策略都要有一定的認識，同時還要具備一定的工作能力。為了能夠應對校園信息網絡的建設，在高校的檔案管理隊伍當中還要配備一批具備現代化信息管理技術的人才，這樣才不至于在全球信息化建設的大潮中落伍。
四、改善高校后勤檔案管理工作的策略
(一)提高檔案管理重要性的認識
后勤應該加大檔案管理重要性的宣傳力度，提高大家的配合檔案管理的意識，對檔案管理人員進行培訓，不僅要讓他們知道檔案管理的業務知識，還要讓他們知道檔案管理的法律法規，這樣才能夠保證每一位檔案管理人員能夠勝任檔案管理這份工作，提高了后勤檔案管理的質量。
(二)建立健全檔案管理制度
根據國家對檔案管理的要求建立符合高校檔案管理的制度文件，這些制度文件的建立是為了能夠更好的開展檔案管理工作，也保證了檔案管理的質量和檔案的利用效益。檔案在進行利用的時候要根據不同的人員制定出不同的利用制度和審批手續，盡量做到有章可循，并且利用的過程當中要確保檔案的保密性。
(三)加強檔案交接工作的監控力度
考慮到檔案交接工作的重要性，所以必須由專人來負責檔案的監管和交接工作，對于檔案監管人員及交接人員的主要要求有：對工作認真負責，堅持工作原則并嚴格按照規定的程序來辦理工作的交接及監管。檔案的交接工作應該是在雙方監交人員的監督下進行，交接的時候要求手續齊全、帳物相符，并在交接文件上注明交接的時間、地點、移交人、接收人及監交人的姓名職務等，交接工作結束之后由移交人、接收人及學校三方各自在交接文件上簽字蓋章，三方各執一份。
(四)重視檔案信息的開發利用
后勤檔案管理并不是單純的只重視檔案資料的收集保管而已，還要注重對檔案資料信息資源的開發利用，這樣才能為學校今后的改革提供重要幫助。高校后勤檔案工作更應注重學校發展的未來方向，在檔案資源信息化建設及檔案服務等關健領域中進行全方面創新，繼而更好地為科研、教學服務。為此提高后勤檔案資源的利用率是非常必要的。
(五)檔案管理人員素質的提升
檔案管理人員素質的高低對檔案管理工作也有很大的影響作用。我們要清楚的認識到檔案管理工作也是一門專業的管理學科，檔案在管理的時候也要求標準化、科學化和規范化，在長期從事后勤保障和檔案管理工作過程中，認真總結高校檔案管理的成功經驗，運用新策略、新經驗，建立高效、規范的運轉機制，以多種服務形式為檔案開發創造一個廣闊的空間，最終實現檔案資源共享。不僅要求檔案管理人員要具備良好的業務能力素質，還要有較好的政治道德素養，這樣才能適應檔案管理發展的需求。
五、結束語
高校后勤檔案管理是學校日常管理當中的重要組成部分，它對學校平常的活動及今后的建設規劃都起到了非常重要的作用，所以加強對高校后勤檔案管理的建設是一項迫在眉睫的工作。
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