辦公室管理模式對醫院行政管理的應用論文
摘要：:探討數字化辦公管理模式對醫院行政管理價值。通過溝通聯絡功能、業務管理功能、個人辦公功能及系統督辦功能實施數字化辦公管理模式，建立信息交流平臺，實現資源共享。在數字化辦公管理模式下，可以高效地實現信息的交流和查詢，進而可以縮短不同部門之間空間距離，還可以促進信息的公開度，做到資源共享，最終起到優化工作流程、減少辦公室耗材，促進管理能力的提供。在醫院實施數字化辦公管理模式可促進醫院組織結構扁平化，規范化行政管理工作，促進行政管理水平及工作效率提高。
關鍵詞：:數字化辦公管理模式;腫瘤醫院;行政管理
引言
隨著科學技術的發展，信息化時代在人類社會的全面應用［1］。醫院管理為了跟上信息化進程，需進行管理、服務、科研、教學、醫療等理念及模式上進行改革，促進管理效能全面提升，進而在教學管理能力、科研技術水平、醫療服務質量等多方面提高醫院核心競爭力，其中現代化的辦公模式的構建為基礎［2－3］。近些年，醫院管理方面越來越重視信息化建設，Internet技術和計算機等技術的快速發展，為醫院的信息化建設提供了基礎，可以為醫院管理部門提供了高效的信息提取、儲存和處理能力等，醫院信息化建設水平已成為現代化醫院的標志［4］。
1應用背景
我院是一個專門性的腫瘤醫院，“專而不全”是其主要特征。根據腫瘤的部位和治療方法，設置了不同的科室，針對性的在腫瘤醫院診療領域進行研究［5］。腫瘤醫院共有床位1000余張，年出收容量10萬人次，門診量約371萬人次。隨著腫瘤患者年齡化程度的不斷增加，常合并心腦血管、慢性阻塞性肺病、高血脂等老年病，進而導致醫院常需要進行綜合救治［6］。我院自20世紀90年代起實施數字化辦公管理模式，已初步實現信息網絡化共享采集，在全部辦公業務均可在網絡環境下實施，進而便于共享信息，促進協同工作效果提高。
2實施方法
2.1溝通聯絡功能
(1)建立信息發布平臺，促使空間、時間的距離縮短。按照行政管理通知、業務考核通知、學術講座安排等信息內容，或為后勤人員、行政、護理、醫療等信息受眾安排不同的專欄，滾動顯示不同的信息［7］。起初，按照不同的部門職能特點進行授權，讓醫院工作人員可了解自己的權限，對特定人群及全體人員進行信息告知及發布;(2)提供預定平臺、會議室查詢、發布管理、會議通知等，可以快速通知至參會人員，并可以對會議中的重點話題進行高效的記錄，形成會議記錄，方便日后查詢［8－9］;(3)建立資源共享平臺，促使部門間重復勞動減少。在系統內授權部分及全部人員下載信息，有助于快速實現資源共享，促進工作效率提高;(4)建立信息化平臺并在醫院內共享，包括即時資訊、院內電子郵件系統等，醫院內部人員可以通過郵件和即時平臺等共享信息［10］;(5)對論壇交流平臺進行建立，提供問題討論、思想溝通及信息交流平臺。通過論壇交互性及實時性，以學術動態或熱點新聞為論壇話題，為強化醫院凝聚力，引導職員進行自由討論。
2.2業務管理功能
(1)建立公文管理平臺，自動流轉院內公文的下發、傳閱、收文及發文過程，進行電子文件存檔建立，便于歸檔、查詢及查閱［11］;(2)完善考核、考勤管理平臺，自動關聯考勤管理和考核指標，對管理辦公室重要的文件和數據，進行電子錄入。使用office等軟件處理數據，可以有效防止人為的差錯，通過計算機查詢功能，尋找相關文件，可以有效縮短工作時間，緩解工作壓力［12］;(3)在信息化平臺上建立薪酬管理制度和平臺，通過office等軟件中的excel表對人員的薪酬等進行考核，可以有效縮短工作時間、減少統計差錯［13］;(4)建立信息化檔案管理平臺、電子檔案和紙質資料的轉化通道，通過多媒體技術(錄入、掃描等)對電子數據資料進行檔案建立，便于查詢、查閱、保存、歸檔檔案資料，防止因環境等因素損壞紙質文檔，同時對電子信息進行備份，防止電子信息損壞。
2.3個人辦公日
常辦公過程中，提供個人文件夾和筆記本，為辦公管理的數字化和信息化提供基礎，統籌管理系統用戶的時間，對工作安排進行規劃，并根據臨時變動對日程安排進行及時調整［14］。系統用戶的網上文件夾為個人文件夾，用戶可在文件夾中有序的放置平時積累的文摘、做過的工作、收集的信息等文檔，有助于查閱相關文件，提高工作效率。
2.4系統督辦
建立信息化的工作流，是系統督辦的基礎，嚴格遵循醫院的各項規章制度，固化工作流程，對逐級審批程序進行嚴格執行，從根本上解決不按制度和流程辦事的情況，透明化辦事進程，客觀有效的監督工作執行過程［15］。
3實施結果
2010年6月在腫瘤醫院展開數字化辦公管理模式，掃描、拍照院內所有紙質文件，而因部分文件因時間較長，增加了拍照及掃描難度;科室內102例工作人員中已有45例以上的員工參與掃描及拍照工作［16］。經2年后，2012年6月完成腫瘤醫院內文件的拍照及掃描工作，并建立有效的交流平臺及完整的信息查詢方式，有效縮短空間及時間的距離，增強有用信息的公開度，對重要數據進行共享，方便工作人員的自我提高，且可以優化工作流程、提高辦公效率。
3.1醫院組織結構
建立傳統行政管理組織，首先要促進科層制的形態，減緩行政機構的信息傳遞速度。而數字化辦公模式的基礎為網絡。傳統的信息處理模式層次分級、單一，通過信息化建設，促進信息傳遞方式的多層次、全方位和數字化，表現為金字塔型結構［17］。
3.2規范化行政管理工作
由人進行操作時傳統管理模式下行政管理工作，具有較大的隨意性，且規范性較為缺乏。數字化辦公模式是根據工作流事先設定固定的模式進行決策、執行、監督等活動，在一定程度上限制工作的隨意性，進而科學化管理決策［18］。
3.3提高行政管理水平及工作效率
可以改善工作人員工作狀態，減少辦公耗材。數字化辦公模式小，可通過辦公系統完成行政管理中的工資管理、考勤管理、公文管理，提高工作人員的工作效率，減少工作時間，勞逸結合，可以促使工作人員在醫院的規劃和發展中投入更多的精力，促進管理水平提高。
4討論
腫瘤專科醫院以“專而不全”為特點，以腫瘤診治相關科室為主，突出專科優勢。同時在醫院績效數據方面，具有床位效率低、藥占比高等特點［19］。另外，腫瘤患者家庭醫療負擔較重，且治愈率低且預后較差。在患者病情復雜的情況下，患者及家屬易產生較大的情緒波動，常需實施必要的鼓勵及人文關懷。此外，因腫瘤患者年齡的不斷增加，患者常合并糖尿病、高血壓等基礎疾病，增加疾病治療困難程度，但因腫瘤專科醫院的特殊性，常需要進行綜合醫院的支持治療。但因病例資料的有限性，常無法及時獲取有效的信息，影響救治時間。數字化辦公管理模式醫院信息化建設的目標，計算機和網絡的快速發展是其建設的基礎，主要目的.是建設合適的工作流，縮短工作時間、提高工作效率。數字化辦公管理其中心內容為計算機，經一系列先進的通信技術及現代化辦公設備，對信息進行廣泛、全面、迅速的收集、加工、整理、存儲和使用，在網絡環境下進行全部辦公業務，進而縮短信息共享時間，提高協同工作的效率;數字化辦公管理模式將傳統手工辦公復雜、低效模式改為決策服務及科學管理。另外，數字化辦公管理可提供及時溝通和資源共享的交互環境，及時發布緊急信息，還可與相關專業人員商討遇到的問題，通過網絡的電子協作，與各部門實施協作，促進工作效率提高［20］。傳統醫院辦公中，因醫務人員輪休和管理部分公休制度存在一定的不協調性，導致臨床科室和行政管理部門合作效率低，常常難以統一時間。目前計算機在醫院的行政管理部門日常工作已得到應用，但既往往往只用于文字的處理等簡單的日常工作，不能有效借助網絡，實現信息化建設，做到資源共享、即時溝通等，大大增加了工作人員的重復勞動。以信息化為基礎的數字化辦公管理可以通過溝通聯絡、個人辦公、業務管理、系統督辦這四個部分進行管理，可有效轉變傳統的辦公管理模式，進而促進工作效率、減少辦公耗材、縮短工作時間。另外，數字化辦公管理模式可廣泛管理和集成信息，工作人員可以根據自己需要的資源進行檢索，進而解決相關問題;同時，數字化辦公管理模式可有效構建知識門戶，另外，通過網絡媒介，還可以為工作人員提供外來資源，比如中國知網可以為臨床醫生提供大量的學術動態，有利于醫生掌握最新的臨床知識。管理人員也可以通過外來媒介與其他醫院管理者進行交流，不斷改善管理中存在的問題。但數字化辦公管理模式仍存在一些應用和管理上的難點和弱點，故在建立數字化辦公系統前應充分考慮存在的問題，事先做好對應的措施及解決方案，確保工作順利進行。綜上所述，數字化辦公模式有利于腫瘤醫院資源共享，促進醫院組織結構扁平化，規范化行政管理工作，促進行政管理水平及工作效率提高。
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