關(guān)于企業(yè)檔案管理和行政管理人員工作的論文
一、檔案室的基本功能
企業(yè)行政管理部門(mén)是發(fā)布政令，管理辦公室事務(wù)、人力資源、財(cái)產(chǎn)管理的部門(mén)，其在工作中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的文件，這部分文件就是文書(shū)檔案的前身。其中最常見(jiàn)和重要的是行政公文，行政公文是行政部門(mén)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。它能為企業(yè)負(fù)責(zé)人在計(jì)劃或決策時(shí)提供參考作用，能為單位或個(gè)人在訴訟、解決紛爭(zhēng)時(shí)提供憑證的作用，所以，它是有價(jià)值的，必須得到很好的保存。企業(yè)的行政管理部門(mén)必須將辦理完畢的、按照有關(guān)規(guī)定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門(mén)移交，檔案部門(mén)接收后必須按檔案管理的規(guī)定進(jìn)行管理。
二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識(shí)
檔案管理人員要做好文書(shū)檔案的收集、分類(lèi)整理、利用保管等工作必須要對(duì)文件的種類(lèi)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案整理知識(shí)有所了解，才能掌握文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定、決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報(bào)、意見(jiàn)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等）。公文的寫(xiě)作都有規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷�。版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，居中套以紅色的大號(hào)字體，下方是發(fā)文字號(hào)，再下方為紅色橫隔線；發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)組成；標(biāo)題，由機(jī)關(guān)名稱(chēng)、內(nèi)容、文種三部分組成，小標(biāo)宋體2號(hào)字，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，一份公文只能用一種文種，不能同時(shí)用兩種文種，“請(qǐng)示報(bào)告”、“關(guān)于…的通報(bào)的通知”是兩種文種，都是錯(cuò)誤的用法；正文，始于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，采用三號(hào)仿宋體字，文件的結(jié)構(gòu)層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁(yè)22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個(gè)字符；發(fā)文日期使用漢字，零寫(xiě)成〇；公文生效的標(biāo)志，印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發(fā)文的處理，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識(shí)后，要檢查接收的文件準(zhǔn)確性，必要時(shí)可以指導(dǎo)行政工作。
三、行政管理人員必須確保文件的質(zhì)量
文件是在行政管理的過(guò)程中形成的.，它的質(zhì)量很大程度決定了檔案的質(zhì)量。檔案的保管期限比較長(zhǎng)，所以要求文件在形成、處理的過(guò)程中使用耐久保存的材料，比如，碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不能用圓珠筆、藍(lán)墨水、鉛筆等。歸檔文件必須是原件。并非所有的文件都可以轉(zhuǎn)化為檔案，只有查考價(jià)值高的、文書(shū)處理程序完畢的一部分文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。比如，上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，需要本單位執(zhí)行的；本單位制發(fā)的機(jī)構(gòu)成立的請(qǐng)示、批復(fù)、印信啟用及作廢、各方資信、驗(yàn)資報(bào)告、年檢報(bào)告、公司章程、協(xié)議等；與本單位無(wú)關(guān)，不需本單位執(zhí)行的文件無(wú)需歸檔。行政管理人員要懂得區(qū)分文件的價(jià)值，工作中注意留存。公文是嚴(yán)肅的，即使是小企業(yè)也要求公文的寫(xiě)作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，保存下來(lái)的文件才有意義。文件處理的過(guò)程中要注意請(qǐng)示與批復(fù)、正文與附件等相關(guān)聯(lián)的文件要附在一起作為一份保管。重要的文件在移交檔案室前，都要妥善保管，該保密的保密，不能全放在OA上；不相關(guān)的人員不能借閱；利用時(shí)只提供復(fù)印件；利用要登記，所有的文件進(jìn)進(jìn)出出都要登記；文件要存放在防潮、防火、防蟲(chóng)的地方；保密文件要銷(xiāo)毀，不能二次利用，更不能當(dāng)廢紙出售。行政管理人員掌握了檔案的基本知識(shí)后，在工作中自然就會(huì)形成一種檔案意識(shí)，從檔案的角度去把好文件的質(zhì)量關(guān)，識(shí)別文件的價(jià)值，保留有價(jià)值的文檔，無(wú)論是否設(shè)立檔案室。檔案管理工作需要行政的支持，行政需要適應(yīng)檔案的要求，兩者相互滲透、相互配合，企業(yè)的行政工作就會(huì)做得更加完美、順暢。
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