油氣田企業預算管理中信息化的應用論文
一、引言
國內外優秀企業的實踐證明，全面預算管理是降低運營成本、提高運營效率的有效手段之一。但是，作為一個全方位、全過程的綜合性管理方式，全面預算管理涵蓋企業計劃、生產、銷售、財務等各個業務流程，需要填制大量的統計表格、進行大量的計算整理和統計分析，工作量巨大。同時，隨著企業生產規模的不斷擴大和經濟業務的日益復雜，傳統的全面預算管理方式受到企業內外部環境的制約，產生了許多問題和矛盾，在可行性、時效性、準確性等方面已經不能適應企業發展的要求。因此，企業有必要在現有全面預算管理方式的基礎上，以現代化的信息技術為載體，將管理流程與信息技術相結合，進一步完善全面預算管理體系，從而有效地減少相關預算機構和人員的工作量，提高預算管理工作的科學性、準確性和時效性。本文將結合中國石油塔里木油田公司在實施全面預算管理中的實際做法，對信息化在改進全面預算管理中的途徑、作用和效果進行探討。
二、塔里木油田公司全面預算管理現狀
塔里木油田公司（以下簡稱油田公司）是中國石油天然氣股份有限公司（以下簡稱股份公司）的地區公司，作業區域遍及南疆二十個縣市。業務主要包括石油天然氣勘探開發、石油天然氣銷售、科技研發及后勤服務。股份公司實行的是總部、專業公司、地區公司三級全過程預算管理。油田公司的全面預算管理主要依靠Excel表格結合現有的財務管理信息系統以及其他生產管理信息系統等，按照傳統的手工模式運行。每年啟動預算編制時，油田公司財務處根據專業公司下發的編制要求，設計符合管理和匯總要求的Excel表格，下發至所屬各單位及相關業務處室。各單位按照設定的表格格式填報本單位的需求預算及相關的其他數據。財務處匯總各單位上報的預算，將各單位及相關業務處室報送的電子表格通過復制粘貼等方式匯總到同一個Excel工作簿，通過設計公式的方式計算匯總上報情況，再結合油田公司歷史情況及年度生產經營計劃進行匯總平衡，形成符合專業公司要求的預算報表格式，通過電子郵件方式報送。預算分解也是依靠Excel表，將各單位分解情況通過公式匯總，然后和專業公司下達的指標進行比較、調整。在這種方式下，油田公司及各單位的預算執行分析和考核也是依靠從財務管理信息系統導出報表，然后根據分析報表的要求，設置取數公式，將完成情況與預算及歷史情況對比分析。
三、傳統全面預算管理方式存在的問題
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1.預算編制和分解基礎缺乏科學性，與生產業務脫節油田公司預算編制和分解還主要依靠歷史數據及經驗判斷，預算的編制和分解都是基于總成本、總費用,未細化到具體成本費用項目。這種傳統的預算編制和分解方式，未能充分實現和生產業務結合，沒有細化到具體的作業過程、費用要素。由于編制基礎不科學，存在一定的主觀性，經常存在和所屬單位討價還價現象，預算結果難以保證可信度。隨著股份公司及油田公司實行精細化管理的要求，需要考慮生產業務發展趨勢，科學、合理地制定量價定額，制定成本費用開支標準。業務部門對全面預算管理的參與僅僅局限于按照財務處設定的表格樣式提供相關的數據、表單，不關心生產經營數據信息對油田公司預算的影響，導致全面預算管理未能真正做到“全員參與、全過程管理、全方位涉及”。
2.預算編制和分解工作量大，周期長油田公司業務范圍涉及石油天然氣勘探、油氣產品銷售、科技研發及后勤服務等。由于業務性質差異，所屬各單位每年需上報不同類別的預算報表，涉及的預算報表包括收入表、油氣操作成本表、損益表等數十張報表，各單位按照財務處下發的Excel模板填報，財務處將各單位上報的電子表格匯總整理。第一，工作量大。每年9月油田公司即啟動下一年預算編制工作，經過層層上報、匯總、溝通，次年2月才能完成預算分解。在傳統的預算編制方式下，財務處需要按照各單位上報的報表，按照管理需要再設置不同類型的匯總報表，在Excel表中設置公式，匯總各單位的上報情況。預算編制所需要的產量、工作量等生產經營計劃數據及相關業務數據需要相關部門提供，財務人員再次將數據錄入設定的表格，導致了工作存在重復，同時可能會出現信息傳遞滯后、信息傳遞錯誤。第二，時效性差。財務處要對各單位的上報情況整理統計，缺乏時效性控制的工具，對未按時上報的需要反復通知。各級預算管理人員手工匯總核對數據，比如財務處匯總所屬的單位的損益表，從各單位上報到逐個設置公式匯總，需要耗費一個人一天的時間，嚴重降低了工作效率。油田公司缺乏一個有效地預算信息溝通平臺，造成管理困難和信息不對稱，延長了預算編制周期，財務處與各單位溝通不暢，容易產生矛盾。
3.預算編制和分解準確性不夠由于預算編制和分解的工作量大，整理匯總比較繁瑣，在Excel表中設置公式進行匯總，經常會出現格式被修改、填報口徑不統一、數據被誤刪除或更改等，造成匯總出錯。出現錯誤時，往往需要對逐個表格、逐個公式進行檢查，檢查過程耗費的時間相當于重新匯總所需要的時間。同時，電子表格匯總不便于油田公司掌握預算分解的總體情況并及時采取調整措施。
�。ǘ┤狈τ行У男畔⒒A算執行控制機制
由于缺乏有效的流程監控，造成預算調整的彈性較大，削弱了預算管理的權威性和約束力。同時由于傳統的預算管理方式不能夠對預算執行情況實時反饋更新，也不能建立預算執行實時預警機制，對預算執行中的重要偏差不能預先掌控。這導致事前預算控制不能夠實現，喪失了決策的最佳時期。由于預算編制分解基礎不牢固，且預算執行缺乏控制手段，造成了預算頻繁調整的現象，幾乎每個所屬單位每年都存在預算調整事項，導致預算管理缺乏剛性的約束和管控能力。
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預算分析、考核工作需要通過財務信息系統取得實際發生數據，手工進行匯總形成分析基礎報表。高頻率分析造成實際發生數據需要反復查詢和匯總，用時較長，預算操作人員查詢分析工作量大，不能及時滿足決策需求；考核需要每月將單位上報實際完成數與財務信息系統數據進行核對，并與預算考核目標進行人工對比，用時較長，影響考核及時性。
�。ㄋ模┤狈傻念A算數據管理平臺
油田公司尚未形成統一、高效的管理信息系統，存在信息孤島現象，未充分發揮信息化對經營管理的支撐作用。傳統的預算管理模式以Excel為基本工具，只能建立相對簡單的預算模型。主要體現在以下四個方面：
1.沒有統一的系統管理平臺，不能形成完整、安全的預算信息數據庫。
2.無法實現復雜的、及時的數據整理統計分析，不能提供動態的報表輸出。
3.油田公司目前使用的財務管理信息系統系統、ERP系統與Excel銜接不暢，表間轉換及數據匯總困難。
4.油田公司各級預算管理人員的預算編制工作都使用Excel表格來完成，每年都會形成一套預算表格，各套表格之間因無法建立關聯，使得歷史預算對比分析工作只能依靠手工做表、查賬等方式來完成，工作效率較低。（五）制約全面預算管理水平提升由于預算編制和分解基礎不科學，沒有有效的控制手段，預算同會計核算不匹配，使得全面預算管理的實用性和指導性大打折扣。由于沒有統一的平臺，預算的審核審批都是線下進行，各級責任人員在打印出來的紙質材料上簽字，經常會出現事后補簽的情況，這樣導致預算管理的流程停留在紙面上，沒有得到很好的執行。同時，預算管理人員被繁瑣的表格數據所困擾，疲于應付日常性的表格填報、匯總，難以騰出時間對油田公司預算管理深入研究，制約了全面預算管理對生產經營的引導作用。
四、信息化在全面預算管理中的實施過程
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實施全面預算管理信息化要堅持在原有信息化建設取得的成果基礎上進行。系統建設要實現安全保密、數據標準、功能簡捷、提高效率、減少環節、減少工作量、防止重復錄入。具體包括：
1.保證各項數據和資料的安全保密；
2.推進財務與業務的融合，促進財務管理向生產經營全過程延伸；
3.增強業務部門參與預算管理的主動性；
4.實現信息共享；
5.能夠為實現油田公司的精細化管理提供系統支持。
�。ǘ╊A算編制信息化
1.預算編制信息化總體思路預算編制主要是以全面預算管理信息系統為平臺，以業務為驅動，以標準成本為基礎，實現財務與業務的全面融合。全面預算管理信息系統報表的設計思路是：以利潤為匡算目標，依據國際準則損益表，依次編制收入、購買服務及其他、人員費用、勘探費用化、銷售及管理費用、折舊折耗、所得稅以外的稅費、其他費用凈額、財務費用等各個項目的預算，每個項目通過細化為多個表單來實現
2.預算編制信息化實施方案預算編制首先是業務部門發起，按照標準化表單向財務部門提供業務工作量，財務部門再根據消耗價格、定額、單耗等測算價值量。通過反復與業務部門進行溝通、優化，直至達到管理目標的要求。在這個過程中，生產部門和財務部門的緊密結合。成本控制和產品的緊密結合。最終實現價值提升的目標。標準成本是實行業務驅動、量價結合編制預算的基礎。油田公司對差旅費、辦公費等管理性支出制定了統一的標準；與勘探開發部等部門結合，制訂了油氣生產主要作業過程的單耗標準，如單井用電量、噸油處理加藥量等；同時對油藏地質條件相似的區塊、單井確定了以先進的單耗作為對標標準。
�。ㄈ╊A算分解信息化
1.預算分解信息化總體思路堅持以效益為中心的指導思想，實現財務與業務的融合，由基層單位發起，專業處室負責審核業務數據，財務處綜合平衡，確保完成勘探與生產分公司下達的預算指標。通過全面預算管理信息系統來規范預算分解流程，所屬單位的財務部門、業務部門、其他相關專業處室都是預算的參與者。
2.預算分解信息化實施方案由所屬單位的財務部門牽頭，組織專業科室發起業務預算，財務部門確定需求預算的單耗標準，全面預算管理信息系統根據業務預算和標準成本計算形成所屬單位上報的需求預算。專業公司下達油田公司預算指標的同時，也將油田公司年度主要生產經營計劃下達。油田公司機關相關業務處室根據專業公司下達的生產經營任務，結合所屬單位上報的業務需求預算，優化調整形成各單位業務預算，按照全面預算管理信息系統設置的流程報送油田公司財務處。財務處根據業務處室安排的產量、工作量等與標準成本體系結合，形成對下的預算分解，經油田公司預算管理委員會審議后下達。
（四）預算執行控制信息化
預算執行控制信息化是全面預算管理信息系統、SAP系統、ERP系統、資金審批系統等相結合，共同實現預算執行的控制。首先將全面預算管理信息系統各單位的預算指標通過數據接口，導入SAP系統，形成各單位的控制目標；其次是建立SAP系統和資金審批系統的數據接口，在SAP系統或資金審批系統填制相關業務申請單時即檢查相應的預算。SAP系統為預算管理提供了基于基金管理的部門預算執行控制功能�；鸸芾恚‵M）是SAP系統財務管理（FI）模塊中的一個子模塊，其主要功能是，針對企業編制好的預算，在其執行過程中進行全面的管理，但其和一般意義上的預算管理還存在差別。基金管理主要的包括承諾預算與支付預算這兩個部分，其中承諾預算是指在采購申請和采購訂單階段就要對其進行管理控制，支付預算就是指財務在對外付款的時候一種控制方式。SAP通過建立基金中心和承諾項目以及兩者之間的推導規則，采用承諾預算來實現預算管控。SAP系統有比較完善的采購與庫存管理模塊，材料采購的整個管理都在SAP中進行，預算控制也在SAP中實現。各所屬單位在申請領料時會檢查領料的項目或者是部門預算是否充足，如果超過預算SAP系統將無法創建領料單，無法領料，從而達到事前控制的目的。領料單位需要對項目或者部門追加預算，必須按照相關流程進行審批。非生產性支出的控制：其他非生產性支出主要包括差旅費、辦公費等日常經費，預算控制是通過資金審批系統結合SAP系統實現。在資金審批系統填制報銷申請單時，需要選擇部門預算項目，提交單據時，系統調用SAP預算接口，占用預算，如果預算余額不足則不能提交單據，達到預算事前控制。報銷單據流程處理完畢后生成憑證，通過集成接口產生SAP憑證，同時SAP通過科目配置關系占用真正預算金額（預算執行金額），釋放剩余預算額度。通過資金審批系統與SAP系統的結合，達到了事前控制目的，避免出現實際報銷時預算不足的情況。
�。ㄎ澹╊A算分析考核
1.預算分析考核信息化總體思路以全面預算管理信息信息系統為平臺，建立全面預算管理信息系統與財務管理信息系統、ERP系統、相關生產管理信息系統的接口，實現相關系統數據的自動傳遞與共享，按照“發現問題”、“分析問題”、“找到根源”的分析思路，建立多維度的預算分析考核體系。
2.預算分析考核信息化實施方案全面預算管理是全員、全過程、全方位的管理體系，可以將預算分析分為三個層次，逐層次分析指標數據反映的'問題。第一層為管理者所關注的關鍵管理指標、財務指標，通過對指標的監控，對存在的問題需要進一步查看詳情和動因。第二層次是多維分析統計報表，通過對相關報表的分析，對某些存在疑義的數據需要進一步查看。第三層次是業務執行明細的列表及統計，可以查看相關單據的原始信息，尋找問題產生的根源。建立全面預算管理信息系統與FMIS7.0、SAP系統、相關生產管理信息系統的接口。設置標準的分析表格，從FMIS7.0讀取實際執行財務數據，從SAP、A2等相關系統讀取產量、工作量等業務數據。綜合利用表格、趨勢圖等形式，進行歷史數據對比分析、預算數據對比分析、對表分析，實現多維、立體的分析，展現預算執行結果，實現分析和考核的信息化。
五、信息化在全面預算管理中的實施效果
（一）預算編制和分解基礎更具有科學性
實施預算管理信息化以后，由于有標準的量價模式，根據工作量和標準成本計算出來的預算指標具有很強的說服力，財務處與各單位溝通比以前順暢，減少了預算討價還價現象，財務處和所屬各單位的矛盾和爭議逐漸減少。全面預算管理信息化實現了油田公司、所屬單位、作業區及站隊三級的全面預算管理的信息化，將預算管理工作責任分擔給業務部門和二級單位，加強管理和控制，真正實現了“全員參與、全過程管理、全方位涉及”的全面預算管理。將各級生產經營等部門全部納入預算管理信息系統，改變了以往“預算就是財務預算”以及“預算就是財務部門的事情”等思想誤區。這不僅僅是系統本身的改變，也是管理方式由粗放到精細的轉變。信息化使各業務部門和二級單位間的業務通過工作流驅動，各個流程都實現在系統中的固化，提高工作協作性和加強對過程的監控。
�。ǘ┨岣吡祟A算編制和分解效率
實施全面預算管理信息化改變了手工電子表格編制預算的方式，全面預算管理信息系統提供了單項費用等一系列基礎表單，細化了預算項目，為實施精細化管理建立了基礎。系統的自動計算匯總功能改變了依靠手工計算及設置Excel公式的傳統模式，原來需要花費大量時間和精力進行的手工預算匯總，現在通過系統可以實時匯總，提高了工作效率。同時與股份公司的預算管理平臺建立數據接口，實現數據自動獲取，避免的重復填報產生的工作量。同時設置表間校驗公式，避免了由于計算匯總造成的失誤，準確率大大提高，基本杜絕了匯總錯誤。
�。ㄈ⿲崿F了預算數據集中和共享
油田公司通過實施全面預算管理信息化，建立了數據集中管理的平臺，各層級的單位可以充分利用ERP建設的成果，讀取FMIS7.0、ERP等其他系統的數據，實現了數據集中和共享，消除了信息孤島現象，各個系統都發揮了最佳的應用效果，達到了“1+1>2”的效果。通過實施全面預算管理信息化，實現手工填報數據的逐級填報和匯總，提高了填報效率，積累了預算數據和業務數據，方便了日常預算管理分析。全面預算管理信息系統通過建立綜合的生產經營數據、預算數據、實際數據和預估數據系統，采用多種展現分析方法（圖表、簡報、報表），實現了數據橫向縱向自動對比，為油田的管理提供更全面、科學的決策支持。
�。ㄋ模┨岣吡祟A算管理水平
通過實施全面預算管理信息化，將財務、生產、計劃等部門的職責在系統中進行固化，同時將各級次的審批流程在系統中固化，明確了各部門承擔的職責權限及完成時間，各步驟通過電子簽章記錄，保障了預算管理流程在受控之內，改變了以往預算流程僅停留在紙面的現象，使得預算管理流程得到有效執行。同時，通過實施全面預算管理信息化以后工作量大幅減少，使得預算管理人員從繁瑣復雜的電子表格中得以解放，有更多的時間來學習業務知識，研究油田公司生產管理與預算管理的關系，以全面預算管理的提升促進生產管理水平的提升。
六、結語
全面預算管理信息化是企業實現管理現代化的必由之路，是一個全面性、復雜性、系統性的工程。全面預算管理的信息化不等同于按照流程在軟件中進行簡單的電子化處理，需要預算管理的相關人員熟悉公司的業務流程以及流程的關鍵點、控制點，實現各種信息系統的平滑連接。由于企業面臨的經濟環境、市場形勢、管理制度、組織機構等不斷地發生著改變，所以全面預算管理信息化是一個動態的過程，只有起點，沒有終點，需要在實踐中根據企業的發展要求不斷地優化調整。
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