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客戶檔案治理與企業(yè)壞賬風(fēng)險控制初探
摘要：客戶檔案治理是信用治理和檔案部分的基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)壞賬風(fēng)險控制和治理的各個環(huán)節(jié)有著廣泛的用途。企業(yè)客戶檔案主要包括基礎(chǔ)性原始資料和標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)資信調(diào)查報告。建立企業(yè)客戶檔案應(yīng)遵循集中、動態(tài)和分類治理的原則；在治理模式上應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模因地制宜，重視客戶檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和治理。關(guān)鍵詞：客戶檔案；壞賬風(fēng)險；治理
我國已全面進進買方市場，信用交易也已成為市場主流的交易形式。信用交易給企業(yè)帶來巨大商機的同時也是一把“雙刃劍”，處理不當(dāng)就會形成大量的應(yīng)收賬款和巨額壞賬，直接到企業(yè)的生存與�？蛻魴n案的建設(shè)治理是加強企業(yè)應(yīng)收賬款治理和防范企業(yè)壞賬風(fēng)險的重要工作，是解決我國企業(yè)普遍面臨壞賬危機的有效措施之一。本文圍繞企業(yè)客戶檔案的涵義和內(nèi)容、客戶檔案的治理原則和模式、以及客戶檔案在企業(yè)壞賬風(fēng)險控制中的進行初步探討。
一、客戶檔案的涵義與內(nèi)容
客戶檔案是企業(yè)在與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料、企業(yè)自行制作的客戶信用報告，以及對訂購的客戶資信報告進行分析和加工后，全面反映企業(yè)客戶資信狀況的綜合性檔案材料。建立合格的客戶檔案是企業(yè)信用治理的出發(fā)點，屬于企業(yè)信用治理和檔案部分的基礎(chǔ)性工作�？蛻魴n案的內(nèi)容比較復(fù)雜，既包括標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)資信調(diào)查報告，又包括形成終極報告的基礎(chǔ)性原始資料和數(shù)據(jù)。
1、客戶檔案原始資料�？蛻魴n案原始資料是客戶檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容，常見的客戶檔案原始資料主要有：交易過程中的合同、談判記錄、可行性報告和報審及批準(zhǔn)文件；客戶的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件；客戶履約能力證實資料復(fù)印件；客戶的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證實、個人身份證實、先容信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；客戶擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證實資料的復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；簽證、公證等文書材料；合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；標(biāo)的的驗收記錄；交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。在對客戶檔案資料進行保管分析的過程中，各類原始資料的保管和整理是最基本的工作。由于在交易過程中逐漸形成的客戶檔案原始資料是非常多的，為了避免今后的糾紛，這些書面的原始檔案資料應(yīng)該被完好的保存起來，切實防范企業(yè)與客戶經(jīng)濟往來中發(fā)生的合同風(fēng)險、風(fēng)險和信用風(fēng)險。
2、客戶資信調(diào)查報告�？蛻糍Y信調(diào)查報告是客戶檔案的核心內(nèi)容，它是對客戶檔案原始資料進行整理和分析基礎(chǔ)上形成的綜合反映客戶資信情況的檔案材料。從資信調(diào)查報告的形成過程和主要用途來看，它是由企業(yè)資信調(diào)查職員撰寫的一種反映客戶信用動因和信用能力的綜合報告，是具體記錄客戶資信信息的載體。資信調(diào)查報告的主要內(nèi)容有：被調(diào)查公司的概況；股東及治理層情況；財務(wù)狀況；銀行信用；付款記錄；經(jīng)營情況；實地調(diào)查結(jié)果；關(guān)聯(lián)企業(yè)及關(guān)聯(lián)方交易情況；公共記錄；媒體表露及評語；對客戶公司的總體評價；給予客戶的授信建議等。此外，資信調(diào)查報告還可以包括經(jīng)過分析得到的分類種別、交易的趨勢、客戶的購買模式和偏好特征等內(nèi)容。企業(yè)資信調(diào)查報告的格式?jīng)]有嚴(yán)格的規(guī)定，在實踐中可以根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇不同的格式，通常在撰寫過程中可以專業(yè)資信調(diào)查機構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)報告來進行。
二、客戶檔案的治理原則
實踐證實，建立企業(yè)客戶檔案應(yīng)遵循集中、動態(tài)和分類治理的原則，進行治理。長期以來，客戶檔案在我國企業(yè)治理實踐中沒有得到應(yīng)有的重視，客戶資料分散化，數(shù)據(jù)信息更新緩慢、滯后，缺乏恰當(dāng)?shù)目蛻舴诸惖仁滞怀觥＿@些不利因素限制了客戶檔案在企業(yè)應(yīng)收賬款治理和壞賬風(fēng)險控制方面發(fā)揮應(yīng)有的作用，使企業(yè)大量本可避免壞賬損失成為現(xiàn)實。
1、集中治理。企業(yè)客戶資料分散化通常有兩種情況，一是分散在業(yè)務(wù)職員手中，二是分散在企業(yè)各個部分。假如是第一種情況，就可能導(dǎo)致客戶是業(yè)務(wù)職員的客戶而不是企業(yè)的客戶，由于企業(yè)的治理層并不熟悉每一個客戶，所以當(dāng)業(yè)務(wù)職員離開企業(yè)后，客戶及業(yè)務(wù)也隨之離往，給公司造成重大的經(jīng)濟損失�，F(xiàn)實生活中，這種案例屢見不鮮，如某公司的銷售職員由于某種原因離職或者集體離職，同時將把握的客戶資料和關(guān)系帶給公司的競爭對手，將造成該公司銷售額在短時間內(nèi)巨幅下滑。更嚴(yán)重的還有，假如業(yè)務(wù)職員帶走了銷售合同和發(fā)貨單據(jù)，就會使某些客戶拖欠的賬款變成壞賬，無法追回。再加上企業(yè)長期支付業(yè)務(wù)職員的工資和維護客戶的用度，損失不可低估。假如是客戶資料分散在各個部分的情況，固然可以杜盡個人把握企業(yè)客戶資源的題目，但也會引出部分之間、部分與整個企業(yè)之間平衡利益關(guān)系的題目。在實踐中，具體表現(xiàn)在多個部分與同一客戶交易，結(jié)果可能是不同的部分為了贏得訂單而提供一個比一個更優(yōu)惠的信用條件。部分的利益保住了，但企業(yè)的整體利益遭受的損害，同樣的情況還可以發(fā)生的總公司和分公司之間。因此，針對客戶資料分散化的題目，企業(yè)惟一的解決辦法就是對客戶檔案進行集中治理。集中治理客戶檔案后，公司可以進行同一授信，全面跟蹤，及時抑制可能出現(xiàn)的題目。在集中治理的模式下，企業(yè)仍然要留意加強信用治理部分的工作職員的職業(yè)道德，使其意識到客戶檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)，也是企業(yè)貿(mào)易秘密的重要內(nèi)容。
2、動態(tài)治理。所謂動態(tài)治理，是指對于客戶檔案信息要不斷進行更新。這是由于客戶本身的情況是在不斷變化的。就客戶的資信報告來講，它是一份即期的客戶檔案，有效期一般在三個月到一年。超出這個時間，就要對客戶進行新的調(diào)查。同時對客戶檔案實施動態(tài)治理的另一個目的是，隨著客戶的財務(wù)、經(jīng)營、人事變動情況，定期調(diào)整對客戶的授信額度。信用治理部分的授信應(yīng)該按客戶協(xié)議進行，一般以年度為單位確定本期授信的有效期。當(dāng)客戶的基本情況發(fā)生變化，信用額度也要隨之進行調(diào)整。長期積累客戶信息也非常關(guān)鍵，通過完整的記錄可以看到客戶發(fā)展趨勢，更好地對客戶的發(fā)展?jié)摿M行分析。此外，歷史積累數(shù)據(jù)是進行統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)，可以幫助擠掉客戶財務(wù)報表的部分“水分”，提供相對比較正確的猜測基礎(chǔ)�？傊蛻魴n案不是靜態(tài)的，而是一個動態(tài)變化的集成過程。
3、分類治理。對客戶檔案進行恰當(dāng)?shù)姆诸�，主要是基于客戶對企業(yè)的重要性和客戶檔案治理用度進行考慮。企業(yè)客戶規(guī)模的大小不一，對企業(yè)銷售額的貢獻程度也相應(yīng)不同，理應(yīng)區(qū)別對待；另一方面進行客戶檔案治理也要考慮到本錢效益原則，盡量使有限的資源發(fā)揮最大的經(jīng)濟效用�？紤]客戶對企業(yè)的重要性因素，信用治理部分可以將客戶分成普通客戶的核心客戶。劃分的標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)與客戶的年均勻交易額，同時要考慮與客戶交往的時間是非。核心客戶與企業(yè)的交易量大，是利潤的主要來源，統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，國有企業(yè)80%以上的銷售額來自這類客戶，假如該類客戶出現(xiàn)風(fēng)險，對企業(yè)所造成的損失將是巨大的，對該類客戶的治理尤為重要。一旦將某客戶劃進到核心客戶范圍，對其檔案進行治理的復(fù)雜程度就會進步，對應(yīng)的檔案治理用度也會有所進步。用度進步的主要原因在于，對核心客戶要進行深層次的資信調(diào)查，同時要保證信息的及時更新。所以對于經(jīng)費預(yù)算相對困難的企業(yè)，應(yīng)該在短期內(nèi)控制企業(yè)核心客戶的總數(shù)。對于核心客戶的重點治理并不意味著對普通客戶的治理可以放松。普通客戶數(shù)目多、交易額小，應(yīng)用群體分析和評分控制更為簡便、有效。值得留意的是，企業(yè)有一些多年保持生意來往的中小客戶，盡管企業(yè)與它們的年交易額并不高，也要給予必要的關(guān)注，不能因其是老客戶，并且交易額不大而忽視對它們的風(fēng)險防范。
三、客戶檔案的治理模式
一般來說，客戶檔案資料的收集、處理、評價的成果都具體體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)版式的企業(yè)資信調(diào)查報告中，它構(gòu)成合格的客戶檔案中核心的。對于企業(yè)的客戶檔案治理工作，一個合格的最簡單的客戶檔案就是一份普通版本的客戶企業(yè)資信調(diào)查報告，換言之，客戶檔案庫的數(shù)據(jù)平臺就是普通版本的企業(yè)資信調(diào)查報告，客戶檔案就是在此基礎(chǔ)上建立的�？蛻魴n案資料的建立和維護隨著企業(yè)階段的不同，其操縱方式和總體架構(gòu)也會隨之不同。比較常見的客戶檔案治理模式主要有兩種。
1、簡單的客戶檔案治理。大多數(shù)處于低級階段的小規(guī)模企業(yè)，企業(yè)的營業(yè)額總體比較小，并且企業(yè)的客戶量不是很大，因此就是將一些客戶檔案形成電子化文檔資料，通過WORD、EXCEL等辦公自動化軟件進行簡單的編輯、統(tǒng)計等操縱。這種治理模式的優(yōu)點是本錢比較低，對治理職員的技術(shù)水平要求不高；缺點是對于客戶資料的效果不是很好，資料整合和再利用的可能性不是很大。
2、客戶檔案數(shù)據(jù)庫治理。企業(yè)發(fā)展到一定程度，客戶的數(shù)目有一定的規(guī)模，必須建立客戶檔案庫才能更好地對客戶進行治理。在實際操縱中，客戶檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)采用兩種模式，一種是單獨的客戶信用檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)；另一種是融合在企業(yè)的信息化治理系統(tǒng)中，其中的某一部分是客戶信用檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的條件是有一位練習(xí)有素的信用治理經(jīng)理主持和做出公道的預(yù)算，在預(yù)算答應(yīng)的條件下，也可以聘用信用治理專家到企業(yè)幫助建立客戶檔案和對企業(yè)檔案職員進行培訓(xùn)。與企業(yè)的客戶檔案建設(shè)預(yù)算額相關(guān)的因素很多，主要包括企業(yè)的總客戶數(shù)、核心客戶數(shù)、國內(nèi)外客戶比例、機治理系統(tǒng)的水平、企業(yè)本地市場擴張速度、并購計劃、海外發(fā)展計劃等。它們都與企業(yè)客戶檔案數(shù)據(jù)庫的預(yù)算成正比例變化關(guān)系。在國內(nèi)，根據(jù)目前征信產(chǎn)品的價格和經(jīng)驗數(shù)據(jù)可以預(yù)估客戶檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的投資規(guī)模。此外，在客戶檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，要充分數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，根據(jù)企業(yè)客戶檔案的特點建立公道的數(shù)據(jù)挖掘分析模型和挖掘，從大量客戶檔案原始資料中通過數(shù)據(jù)選擇和檢測，揭示出隱含的具有潛伏價值的信息，
四、客戶檔案在企業(yè)壞賬風(fēng)險控制中的應(yīng)用
企業(yè)的應(yīng)收賬款治理和壞賬風(fēng)險控制已經(jīng)從單純的事后控制發(fā)展到事前、事中、事后控制相結(jié)合的全過程控制和治理模式，從業(yè)務(wù)性質(zhì)上看，壞賬風(fēng)險控制涵蓋了企業(yè)客戶開發(fā)、商務(wù)談判、授信治理、核算和訴訟的眾多方面。而客戶檔案在企業(yè)壞賬風(fēng)險控制的每一個環(huán)節(jié)都有著廣泛的應(yīng)用。
1、通過企業(yè)客戶檔案的建立，可以選擇和維護重要客戶并識別高風(fēng)險客戶。在客戶檔案缺失的情況下，客戶信息資料主要是把握在業(yè)務(wù)員手中，公司各級治理者缺乏形成正確決策所需的足夠信息和客戶檔案材料，因此在一些重要客戶的開發(fā)和選擇上猶豫未定，而對于一些信用較差的客戶或交易價值不大的客戶卻由于業(yè)務(wù)職員的盲目開發(fā)，為日后形成壞賬危機埋下了隱患。通過客戶檔案的建立和完善，企業(yè)治理層有了對客戶進行正確判定的基礎(chǔ)，經(jīng)過對客戶審慎的觀察和分析，降低因開發(fā)和選擇客戶不善而造成的壞賬風(fēng)險。
2、通過企業(yè)客戶檔案，可以幫助企業(yè)在商務(wù)談判中獲得成功。完善的客戶檔案通常記錄有被調(diào)查客戶的弱點和優(yōu)點，這些內(nèi)容可以幫助企業(yè)決定同客戶打交道時的姿態(tài)和制訂談判時的策略。比如從標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)資信調(diào)查報告中，企業(yè)可以檢索到被調(diào)查企業(yè)的主要企業(yè)治理職員的個人。這項信息可以被用于幫助談判職員處理好同客戶的感情。例如，某外貿(mào)公司向美國出口產(chǎn)品時，從企業(yè)檔案中提取了該美國公司的資信調(diào)查報告，在報告中發(fā)現(xiàn)該美國公司的總經(jīng)理畢業(yè)于匹茲堡大學(xué)，于是公司調(diào)來一位同樣畢業(yè)于該大學(xué)的留學(xué)回國在本企業(yè)服務(wù)的部分經(jīng)理參加接待美國客人。由于是校友的關(guān)系，加之這位留學(xué)經(jīng)理的良好發(fā)揮，在加深雙方信任和理解方面起到積極作用，使合同順利簽字，應(yīng)收賬款的回收也極為順利。企業(yè)還能利用客戶檔案了解一些企業(yè)***公司關(guān)系的族譜信息，發(fā)掘老客戶的生意潛力，追蹤客戶企業(yè)股東投資關(guān)系。
3、通過企業(yè)客戶檔案，可以了解被調(diào)查客戶的實力和財務(wù)、信用狀況，以便企業(yè)做出是否授信以及授信額度大小的決策。從標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)資信調(diào)查報告中，可以看到客戶的經(jīng)營和財務(wù)狀況變化的情況，這些信息對于銷售部分會很有幫助。假如從調(diào)查的報告上發(fā)現(xiàn)被調(diào)查客戶的經(jīng)濟狀況不佳，或有不良的信用記錄，或處于嚴(yán)重的經(jīng)濟糾紛之中，則可以判定與該客戶交易的壞賬風(fēng)險較大，企業(yè)則可視情況提供其較低的信用額度，或要求其支付大額定金，或改變付款方式進行現(xiàn)金交易。對于信用記錄優(yōu)良、財務(wù)狀況良好、銷售渠道暢通的客戶，企業(yè)則可以提供較高的信用額度，并與之建立良好的貿(mào)易關(guān)系，以擴大雙方合作的規(guī)模和層次。
4、客戶檔案可以為企業(yè)公道地評價應(yīng)收賬款的可回收性，正確計提壞賬預(yù)備金提供依據(jù)�，F(xiàn)行企業(yè)會計制度答應(yīng)企業(yè)在公道評價應(yīng)收賬款可回收程度的基礎(chǔ)上，自行確定壞賬預(yù)備的計提比例，計提壞賬預(yù)備金，以增強企業(yè)應(yīng)對未來發(fā)生壞賬損失的風(fēng)險抵御能力。壞賬預(yù)備計提金額過高或過低，都會企業(yè)當(dāng)期利潤的大小，進而影響企業(yè)會計信息的真實性，嚴(yán)重的甚至?xí)绊憟蟊硎褂谜叩恼_決策。完善健全的客戶檔案是企業(yè)對客戶應(yīng)收賬款可回收程度進行正確判定的基礎(chǔ)和依據(jù)，是企業(yè)對壞賬損失進行正確的估計和核算的重要條件條件。
5、客戶檔案還是解決經(jīng)濟糾紛和法律訴訟的重要證據(jù)。我國還處于轉(zhuǎn)型時期，市場經(jīng)濟還不成熟、不發(fā)達，企業(yè)在與客戶交易的過程中很輕易遭遇不良信用，隨之發(fā)生的經(jīng)濟糾紛甚至法律訴訟也就難以避免�？蛻魴n案原始資料中的談判記錄、授權(quán)委托書、擔(dān)保性文件、交易合同、履約過程中的往來電報和信函、標(biāo)的的驗收記錄等，都是解決經(jīng)濟糾紛的重要工具，也是進行法律訴訟中的重要證據(jù)。在對客戶檔案資料進行保管分析的過程中，對原始書面檔案資料的保管和整理是最基本的工作，是企業(yè)避免經(jīng)濟糾紛和應(yīng)對法律訴訟不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
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1、 布賴恩
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