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信息化背景下傳統檔案管理工作的改革論文
摘要：在信息技術飛速發展的推動之下，傳統檔案管理方式也相應地出現了變革�；诖耍瑸槭箼n案管理者在信息化背景下更好地開展工作，本文以傳統檔案管理工作在信息化背景下所出現的問題為出發點，對建立完善的檔案管理體系、提升檔案管理的工作質量、使檔案管理工作形成前瞻性、全面提升檔案管理人員的信息化意識等，與其相關的改進策略進行了研究和闡釋。
關鍵詞：信息化；檔案管理；前瞻性；改進策略
檔案管理的信息化管理，就是通過對計算機技術的利用將單位內相關業務的檔案資料采用信息技術的方式所進行的管理工作，這樣可以讓檔案使用者更方便的將檔案查找出來，從而有效地發揮出檔案的作用。在這一過程中，信息化手段能夠有效提升檔案加工效率。檔案管理工作可以具備使單位以過往的業務信息為基礎，通過改正以前所出現問題實現新的突破來獲得更好的發展。
1 信息化背景下所出現的問題
1.1檔案管理信息化長期不重視
在信息化發展的背景下，大部分單位的檔案管理工作仍然遵循著以前的工作方式。這不是因為從業人員沒有意識到信息化的重要性，而是因為與其他行業相比較而言，檔案管理工作長期被社會上所輕視，很多單位沒有意識到檔案管理的重要性，甚至認為檔案管理是一個“可有可無”的職位，造成其為了節省開支盡可能地壓縮檔案部門的員工，導致大量檔案管理工作只有少數幾人來完成，而這些工作者在繁重的壓力下也很難有時間去提升自身的信息化技能，久而久之，其在日復一日的忙碌中形成工作慣性而不再想進行改變。同時，很多單位也不重視改善檔案管理者的工作條件，因為想節約成本而不更換管理設備，導致了檔案管理信息化出現滯后的情況。
1.2檔案信息化管理制度不健全
目前很多檔案利用信息化開展檔案管理的過程中，一直沒有跟進明確相應的管理制度，造成在實際工作中管理分工混亂模糊的情況時有發生，造成檔案在登記、核算、分配、統計和信息化上傳的過程中時常因為職責分配不明確而出現錯誤。盡管信息化手段已經開始在部分單位的檔案管理工作中得到了應用，但由于過往的檔案信息是采用紙質方式進行記錄，故此，很多時候需要采用信息化和紙質檔案共同工作的方式，這種工作方式很容易造成混亂，而落后的檔案管理制度也導致檔案在管理中很難做到科學有序，同時還造成檔案管理人員的責任心長期得不到提升，很多檔案管理人員總是抱著“重保管輕使用”的心態，認為檔案管理只是用來留存以往數據，沒有形成整理利用檔案的思想，導致檔案管理的信息化水平長期得不到提升[1]。
2 信息化背景下檔案管理的改革策略
2.1建立完善的檔案管理體系
信息化背景下為了更好地開展檔案管理工作，建立起一條明確完善的檔案管理體系是不可缺少的，其主要工作方式包括以下幾點。
第一，開展檔案工作的最終目的是確保其可以更好地與市場經濟相匹配，因此，檔案管理者應當以市場實際情況為出發點，建立一整套的信息化檔案管理體系，該體系需要保證其在有利用需求時能夠被高效的檢索出來，從該角度出發，檔案管理工作需要有更高層的管理者在其指導和協調下開展，這就決定了建立一套完整的檔案管理工作領導體系是不可少的，可以確保管理工作能夠在其指導下有組織地開展，整個檔案信息也會因此而得到更合理的開發利用。
第二，以往沒有信息化的檔案管理工作還處于閉門造車的狀態，只是被保存在一個固定的檔案庫中，只有等到人們需要查詢的時候才會被拿出來，這導致其有很強的封閉性、固定性和格式性。而在信息化背景下，檔案管理需要變得更加開放，并在工作中通過信息化方式建立一套網絡化管理體系，這將保證檔案信息具備很強的規律性、結論性和數據性，信息技術可以將其進行整合處理使其變得更加嚴謹、精簡、完善和直觀。以某地交通運輸部門檔案管理工作為例，其在信息化背景下已經將本地區其所管轄范圍內的全部交通系統在運營、監理、維護和設計過程形成了一整套的網絡體系，并依照保密等級將其納入到全國交通體系之內，從而有效地提升了當地交通系統檔案的利用和開發效率，檔案管理工作也變得更加標準、細化、科學和規范[2]。
2.2提升檔案管理的工作質量
要想在信息化背景下改革好傳統檔案管理工作，提升檔案管理的工作質量，也是其中所必不可少的應用手段，其主要工作方式如下。
隨著社會各行各業業務量的不斷擴張，其自身所包含的檔案信息量也越來越大，傳統的手工檔案檢索方式將會大量浪費人力成本和時間成本造成業務上的損失，同時巨大的工作量中管理人員也難免會出現錯誤，這將使整個單位的業務運轉受到嚴重影響，因此，這就需要在檔案管理工作中盡快落實檔案信息化檢索技術，該技術可以充分實現檔案檢索工作的自動化，有效降低其中的人力和時間成本消耗，同時計算機技術還能夠保障檢索錯誤率大大降低，并有效提升檔案信息的動態性、靈活性和便利性，這將充分便利相關人員對其所開展的篩選和分析工作。
檔案作為一種重要的信息資源，有著很強的生產轉化能力，使其受到人們越來越多的重視。以交通系統為例，在我國交通網絡大發展的背景下，交通檔案已經成為道路橋梁建設企業確定其建筑流程目標的一項重要手段，將其運用到生產中能夠充分提升交通網絡的完整性，并以此來間接推動國民經濟生產總值獲得全面提升。這就需要交通運輸部門在對檔案進行管理的過程中應當從實際出發，形成一套集檔案開發、服務和利用的應用流程，確保其中所記錄的信息能夠轉化為現實的生產力，以此來保證交通運輸業獲得更大的發展前景[3]。
2.3使檔案管理工作形成前瞻性
在信息化背景下，對傳統檔案管理工作進行改進要具備一定程度上的主動性和前瞻性，只有這樣才可以保證走在變革前面，不被時代淘汰，從而在行業內取得領先地位，其工作內容主要包括以下幾個方面。
第一，檔案管理者需要使檔案管理工作變得更加規范化，其主要包括以下幾個方面。確定好每個管理人員的工作范圍，做到人盡其責，這可以確保整個管理工作達到井井有條，使每份檔案都能得到良好的管理，同時在工作開展的過程中要保證其具備時效性，任何一份檔案在下發到檔案室后都應該及時對其進行處理，保證其具備高度完整性，避免出現殘損的情況。無論檔案是處于保管、利用、密封還是其他狀態中，保管人員都有義務保持其達到完整，并定期對其開展登記工作，以防止出現遺漏或丟失。以交通系統檔案管理為例，在對交通檔案進行管理時應當注重其特殊性要求，保持其整條線路從建設施工一直到運營全部過程中都要完成好記錄，以使其達到信息完整性的要求。
第二，信息化手段方便了檔案管理過程中對信息的檢索，其便利性也因此大大提升，利用此種手段管理人員可以充分掌握檔案內所記錄的信息，這能夠在翻看檔案的單位決策者制定運營計劃和積累工作經驗的過程中發揮重要的作用，同時，利用信息化手段，檔案管理工作的交流性也將得到大幅度提升，相關人員利用信息檢索目錄能夠及時收集和掌握到對自己有用的信息，當然這也要求檔案管理人員做好相應的保密工作，不但要在檔案查詢頁面設置登錄和查詢的權限，也可以將一些保密度高的檔案設置成不公開形式，以此來切斷檔案泄露的渠道，避免問題的出現。
2.4全面提升檔案管理人員的信息化意識
飛速發展的信息化技術使檔案管理工作變得更加便捷高效，但很多檔案管理人員由于工作慣性的原因，始終無法全面接受信息化的檔案管理方式，也沒有積極地去學習如何利用信息化手段開展檔案管理的方法，這就決定了全面提升檔案管理人員信息化意識的必要性，其主要工作方式如下。
第一，應當加強對檔案管理人員業務手段的培訓工作，使其意識到以前所使用的檔案工作方式已經跟不上時代潮流。宣講人員應當將信息化管理檔案的方式像聽講者進行演示，使其能夠充分了解到信息化檔案管理手段的便捷性和高效性，這可以幫助其充分意識到以往所使用的檔案管理手段是落后于時代的，需要對信息化技術進行學習，只有這樣，檔案管理人員才會真正提升自身的信息化檔案管理意識，放棄不合時宜的落后手段來使用信息化手段開展檔案管理工作。同時，要想做好檔案管理工作還必須要具備很強的政治思想素質和責任感，這就需要加強自身素質形成統籌規劃的管理觀念，形成大局觀意識，在服從組織安排的基礎上做到勤學習、勤思考和勤動手，不斷自我改正缺點來提升業務能力。
第二，不同的檔案具備不同的價值，信息化手段賦予了檔案管理的高效便捷，這就需要管理人員加強自身的信息反饋意識。以交通系統檔案管理為例，在開展交通系統檔案管理的過程中，其需要定期整理部門的內部資料并按照檔案類型開展案例匯編工作，以此來有效突出檔案內部的價值性，充分發揮出交通檔案信息對交通運輸行業的促進作用，從而在保證自身不斷完善的過程中使自身價值發揮到最大[4]。
綜上所述，本文探討了信息化背景下傳統檔案管理工作的改革策略，利用所列舉的改革策略可以使檔案管理工作變得更加標準、細化、科學和規范，方便相關人員對其進行篩選和分析工作，從而確保檔案信息具備很強的規律性、結論性和數據性。檔案管理者應更好地運用信息化手段開展工作，為我國檔案管理行業取得更大的發展做出貢獻。
參考文獻：
[1] 湯柏齡.淺析交通檔案管理的信息化構建思路[J].黑龍江交通科技，2017，40（12）：201- 203.
[2] 叢春妍.對交通檔案管理信息化建設的重要性與途徑探討[J].城市建設理論研究（電子版），2017（28）：62- 63.
[3] 李敏.當前交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析[A].《教育科學》編委會.2017年2月全國教育科學學術交流論文匯編[C].《教育科學》編委會，2017，1.
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