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談公路運輸企業營收管理電算化
關鍵詞：營收管理；弊端；電算化；模式；效果
公路運輸企業的營業收入管理，主要包括票據管理、售票收入及繳款管理、應收運費管理、應付運費管理、承運車輛運費結算管理等方面。在這些方面的管理，我們公路運輸企業幾十年來也曾有一套行之有效的管理模式和多項嚴格的管理制度。但隨著國家經濟體制和企業經營模式的不斷改革，面對激烈競爭的市場環境，企業感到原有的手工核算模式、落后的管理手段和不及時的信息反饋機制，已非常不適應新的形勢。迫切需要利用現代計算機網絡和信息處理技術進行管理創新，以提高企業管理水平，推進企業財務管理信息化建設。
一、 當前客運營收管理手工核算的弊端
按現行管理模式和會計核算辦法，我們運輸企業一般使用電腦票據和手工票據兩種。電腦票據包括電腦車票和電腦打印的二聯式運費結算單，而二聯式運費結算單是根據電腦車票的副卷來打印的，通常只打印承運車輛的實際結算價格。第一聯交承運車輛用于結算運費；第二聯作為存根，附上電腦車票的副卷上交財務部門復核。財務部門審核無誤后，根據車號和運輸單位進行分類匯總，編制應付運費報表，形成財務往來帳上的“應付帳款－應付運費－××單位”的應付款項。手工票據包括定額車票和手寫三聯式運費結算單，一般由服務員收款后，直接填寫三聯式運費結算單。第一聯作為存根，交財務部門審核應交售票款；第二聯交承運車輛結算運費；第三聯交站務部門統計營收，并根據車號或運輸單位，按照實際結算價格編制應付運費報表。財務部門憑此報表數據，列入往來帳上的“應付帳款－應付運費－××單位”的應付款項。這種手工核算模式，關鍵在于財務部門的復核工作一定要落實。從服務員應交售票款的計算，到各承運車輛和營運單位的應付運費，以及支付運費時需要核對存根的工作，整個過程完全依賴于具體經辦人員的業務素質和工作責任心。否則，營收管理的各個環節都可能出現漏洞，甚至造成損失而財務部門無從察覺。具體存在以下幾個方面的問題。
1、根據電腦車票的副卷來打印的運費結算單，完全有可能發生：副卷少而開出的運費結算單多，包括人數多開、半票按全票開、短途票按終點站開等錯誤。因虛開、多開運費給企業造成損失。
2、手工三聯式運費結算單的核算，包括兩部分內容：一是服務員應上交的票款，二是按實際結算價開出的運費結算單金額。由于這類手工票據，使用人數眾多，使用人的業務素質高低不齊，填寫的文字和數字又極不規范，經常發生售票款金額計算錯誤和匯總錯誤，造成服務員少交售票款。開出的應付運費結算單，又有可能因車輛類型寫錯而多算結算價，承運車輛單位或車號寫錯，以及各單位應付運費的匯總差錯，都會造成財務應付帳款的當月發生額及余額帳實不符，不能反映企業債權債務的真實情況。
3、售票員、補票服務員的售票進度情況，不能及時反映。售票款不能及時上交，不能及時準確反映售票員、服務員拖欠公款的情況。
4、在承運車輛運費結算方面，個別車主偽造、涂改運費結算單的現象經常發生。由于手工填寫的三聯式運費結算單，印刷質量不高，單純靠經辦人憑眼力去辨別真假，存在一定困難。所以，我們要求結算員核對存根，但是所有運費結算單都核對存根，工作量十分龐大。據我所知，我們很多單位并沒有認真去做，只要負責這項工作的人員責任心不強，核對存根的工作不能完全落實，那么，用假單結算就沒辦法發現，造成損失不可避免。
5、由于我們核算售票收入是用客運票價，而開出的運費結算單是用實際結算價核算應付運費。按現在的手工核算模式，很難準確計算已開出的結算單實際票價總額，是否與售票收入總額相符？是否多開？也很難準確算出每月的電腦售票手續費、運費結算的票價差、勞務費收入到底有多少。企業每月的收入情況沒有一個準確的數據。
當然，以上這些問題，如果我們財務部門的審核人員，責任心很強，每張運費結算單都認真地去復核，那么問題就可以避免，漏洞也會堵住。但是，一個中型的客運車站，每月開出的電腦結算單就有10000張以上，每月手工填開的運費結算單也不少于8000張。如按要求全部復核計算一遍，工作量非常大，至少需要4個人每天不停地工作6小時才能完成。由于工作量太大，并且復核的效果和成績難以量化，所以，當前很多運輸企業對這項工作都流于形式。
二、 客運營收管理電算化采取的模式和辦法
公路運輸企業營業收入的管理工作，要做深、做細，必須要有大量的基礎數據作為支撐。但靠手工來加工、整理、傳遞生產經營過程中的各種信息，不僅效率低、速度慢，而且也不準確。隨著計算機信息技術的日益成熟、微機的普及、操作技能的簡單化，以及企業管理人員觀念的轉變。企業運用計算機網絡，全面加強和改善管理的時機已經成熟。
2002年，我司針對在售票收入核算、應付運費管理和運費結算等環節中，存在的弊端和出現的問題。與電腦軟件公司合作開發了“邵陽汽車東站營收管理信息系統”。該系統基于一臺主服務器，在生產、調度、站務、票據和收款、財務審核、財務結算等各有關部門設立了10個工作站，將各子系統通過營收管理信息系統緊密地聯系在一起，做到了“過程集成、功能集成、信息集成”。實現了營收管理信息系統自動計算生成的各種報表數據共享，并且與財務電算化系統，通過數據接口融為一體。為企業提高營收管理水平，加強財務資金過程監控，提供了強有力的手段。
營收管理信息系統建立在統一的計算機網絡平臺。主要包括票據管理、結算單管理、營收繳款管理、運費結算管理、信息查詢等5個子系統，各子系統既獨立又集成一體。一張運費結算單一次錄入，經復核人員電子審核簽名后，所有的應交售票款，以及應付運費的匯總、核算，全部由計算機一次自動完成。并且可以靈活地查詢、統計和打印各種賬表。
1、票據管理子系統是營收管理信息系統的基礎。所有使用的運費結算票據，包括：電腦打印的結算單、站內服務員補票單、站外稽查人員補票單、包車票、行李票等，必須全部進入該系統管理。領用票據時，錄入票據的類型、票據號碼、票據使用人，以及票據使用期限。使用完畢或使用期限到期，由使用人繳回銷號。為營收繳款子系統和結算單管理子系統，提供票據使用信息的基礎數據。結合結算單管理子系統的票據使用數據，和營收繳款子系統的服務員交款信息，系統可隨時自動計算生成營收繳款報表。報表對所有服務員使用的票據類型；票據的領取、使用和結存情況；已使用票據應交的售票款、已交售票款和欠交售票款情況，作出動態反映。實時掌握服務員及部門的營收任務完成情況，和繳款、欠款情況，為現金監控和現金管理提供強有力的技術保證。
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