論會計檔案的科學管理

論會計檔案的科學管理

[摘要]檔案在主義建設中具有極其重要的作用。會計檔案的收集、立卷與歸檔；會計檔案的保管、銷毀、調閱與利用，都必須遵循國家財政部和國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及其實施辦法。會計檔案工作的好壞，對國民經濟的正常運行，經濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的。　　[關鍵詞]會計檔案；管理；作用　　一、會計檔案及其作用　　任何一個、事業、機關、社會團體等會計核算單位每時每刻都在發生著經濟活動和財務收支。這些經濟活動和財務收支是通過會計工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報表，連續地記錄和反映。它是一項復雜細致而又要求嚴密的工作。多年來，由于種種原因，我國對會計檔案既沒有制定統一的管理制度，又未明確規定是國家檔案的組成部分。直到1984年6月國家財政部和國家檔案局聯合發布了《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“辦法”）。制定《辦法》的目的，就是為了加強會計檔案的科學管理，統一全國會計檔案工作制度，更好地為社會主義經濟建設事業服務�！　�會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務的史料和證據。會計檔案是會計工作作用于會計對象所產生的專業材料，是通過會計核算所取得的會計資料，是單位、企業、社團會計工作從憑證到賬簿、再到報表的整個過程的客觀反映。具體范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他專業資料等四類，不包括單位的財務預算、計劃、制度、規章等文件材料（它們屬于文書范圍）。鑒于機廣泛運用于各單位、企業的會計核算當中，《辦法》規定這些單位應當保存打印出的紙質會計檔案，同時未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質會計檔案�！　�會計檔案工作是會計工作的組成部分，所以在管理體制上仍然必須遵循會計工作的管理體制。實行統一領導、分級管理。全國統一的檔案管理辦法由國家財政部、國家檔案局統一制定，各省、自治區、直轄市財政機關、檔案行政管理部門是各地區、各部門（行業）的會計檔案管理的主管部門�？梢愿鶕�《辦法》的規定結合本�。▍^）、市的具體實際情況制定實施細則。并共同負責進行業務指導、監督與檢查。國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他經濟組織，是會計檔案管理的主體單位，也是責任單位。這些單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到科學管理。即會計資料收集齊全、完整；會計檔案妥善保管；有秩存放，方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。　　會計檔案在社會主義經濟建設中具有極其重要的作用。主要體現在：第一，為企業、事業、機關團體等基層單位加強內部的微觀管理，提高經濟效益和社會效益提供豐富的原始數據；第二，它為國家進行經濟建設計劃和決策，對國民經濟進行宏觀管理和監督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護國家財產和打擊經濟領域里的不法行為提供有力的證據；第四，為財政、經濟和提供可靠的史料。總之，會計檔案工作的好壞，對國民經濟的正常進行，經濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的影響。　　二、會計檔案的收集、立卷與歸檔　　會計檔案的收集是通過執行歸檔制度來實現的。然而由于認識的誤區和制度不健全，一些會計人員覺得會計檔案比較特殊，誰經手誰保存，因而把會計檔案和賬簿視為禁區，不讓別人介入；還有的單位沒有建立和實施歸檔制度，會計檔案任人長期分散保存，直至丟失無人問津，有的會計人員調動時，甚至走到哪帶到哪。為了維護會計檔案的完整與安全，必須按《辦法》的要求，收集歸檔的全部會計文件材料，向歷任會計人員收集，要求逐人逐年把會計材料移交齊全，逐件登記，對遺失會計材料的應嚴肅追究責任并處理�！　�會計檔案的立卷，應由財會部門在會計期間工作事項，按照現金、銀行存款等會計科目裝訂成冊，會計憑證應按月整理，加具封面、封底裝訂成冊，會計賬簿的裝訂順序是：封面、啟用表、目錄、帳頁、封底。訂本式賬簿未用完的空白賬頁不得取出，要保持原裝100頁（或50頁）完整無缺。會計報表的裝訂順序是：封面、財務情況說明書及附列資料和編制表說明、會計報表、封底。年度終了，應將各月、各季的會計報表分別月、季度報表合并裝訂成冊，另加封面。各期報表均按編報時間順序排列裝訂。立卷的會計資料在本部門保存一年后移交本單位檔案管理機構。　　檔案的歸檔，即在會計年度終了后，由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。會計部門文件的立卷整理歸檔，對檔案部門會計檔案的管理有著直接的。會計文件的齊全、完整直接關系到會計檔案的質量，會計文件的收集、整理、立卷、歸檔即會計檔案的形成，為會計檔案的管理奠定基礎。財務會計部門應按照規定整理好會計檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存，檔案部門不應拒絕接收。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷（宗）冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。但是在實際工作中，有些單位將會計檔案由財務部門長期保管，而沒有移交檔案部門保管，這種做法，是與《辦法》不符的。　　三、計檔案的保管、銷毀、調閱和利用　　會計檔案的保管期限原則上按《辦法》和�。▍^）、市實施細則的規定執行。屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長保管期限。凡是在本單位會計核算中形成的記錄和反映會計核算的，對工作和考查及活動有長遠利用價值的會計資料作為永久保存。如年度會計報表（決算）、財政總預算、行政和事業單位的決算、稅收年報、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等�！　「鶕�《辦法》的規定，會計檔案保管期滿需要銷毀時，應由單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和該檔案應保管期限、已保管期限、銷毀時間等，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案管理和會計機構共同派員監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，逐項對會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案無誤后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位領導。在銷毀會計檔案前，對于其中未了結的債權債務的原始憑證，涉及到林、地房產權轉讓契約、證券、圖紙；有關的貨幣收支憑證；涉及到外事的憑證以及處理遺留有重要價值的原始憑證，均應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到確無保管必要時銷毀。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀�！　�會計檔案應為本單位積極提供利用，也可以為上級單位提供利用。調閱時，要嚴格辦理手續。本單位人員調閱，要經會計主管人員同意；外單位人員借閱，要有調閱單位的正式介紹信，并注明調閱會計檔案的內容，經單位領導人和會計主管人員批準后，辦理調閱手續。在調閱過程中，只能調閱與調閱內容有關的資料，不能調閱與調閱內容無關的資料。原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊。外單位調閱會計檔案，要抄錄和復制的由會計主管人員簽署意見，經本單位領導批準。如有特殊需要，經本單位負責人批準后，提供查閱或者復制，并辦理登記手續。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度，為會計檔案的利用提供依據。　　四、會計電算化會計檔案管理控制　　在會計電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發的全套文檔資料都屬于會計檔案的范圍。另外，對存有會計數據的有關介質也應妥善保管。具體包括：（一）實行會計電算化后的會計檔案以機打印的書面形式保存，按《辦法》的規定執行。（二）全套系統文檔視同會計文檔保管，保管期截止該系統停止使用或有重大修改后的三年。（三）妥善保存會計信息的磁性介質或其他介質，最好將存有會計數據的磁盤放在防潮的容器保存。（四）按會計檔案管理的有關規定，將計算機打印輸出的賬簿裝訂成冊，以保證會計檔案的安全與完整。

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