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論會計電算化環境下的會計檔案職能
關鍵詞:會計環境 會計職能 會計檔案
會計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過程,是以電子計算機為主的當代電子技術與信息技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據。本文擬從會計環境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應隨著會計職能重心的變化而相應調整,會計檔案職能的定位應確保會計電算化環境下會計控制職能的需要,檔案的管理應從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。
一、會計電算化環境對會計職能的影響
會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展成為一種實現會計職能的手段,是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下,一方面,會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。
1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經濟活動的規模與復雜性到了一定程度后,從其他經濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統的人工記賬時期,會計工作的主要任務是進行會計核算,會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內容,其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環境下,會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監督工作。顯然,在電算化環境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。
2.拓寬了會計監督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現為核算職能,會計監督僅僅體現在核算之中,監督的形式主要是事后監督與被動監督。在會計電算化環境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監督的職能;另一方面,由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。
二、會計電算化環境下會計檔案職能的特點
同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。
1.內容復雜性與領域拓展性。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據,具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內容看,一方面保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據,使電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比,存儲的范圍和領域明顯擴大。
2.環境依賴性與載體特殊性。傳統的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統才可重現,對系統環境具有很強的依賴性。會計檔案的數字化,使會計核算資料的記錄方式發生了突破,改變了信息的介質,提高了會計信息處理的質量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質量好壞等因素的影響。
3.信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改,從而導致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。
三、會計電算化環境下會計檔案職能的定位
由于會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能,但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務與要求。筆者認為,要解決這一問題,使會計職能適應會計環境對會計工作的要求,就應從調整會計職能入手,將會計職能的行使設置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能,完成對單位經濟業務的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能,完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據,既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。
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