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淺談教學(xué)質(zhì)量分析中巧用EXCEL實(shí)現(xiàn)分類統(tǒng)計(jì)
摘 要：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作在學(xué)校教學(xué)質(zhì)量分析過(guò)程中是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性會(huì)直接影響學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策與思路。當(dāng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)跨越幾個(gè)學(xué)校許多班級(jí)時(shí)，如何方便快捷地做到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，以提高工作效率?筆者經(jīng)過(guò)了以下一些嘗試，現(xiàn)記錄如下與大家一起分享。
關(guān)鍵詞：學(xué)生成績(jī) 質(zhì)量分析 Excel 分類統(tǒng)計(jì)
一、設(shè)計(jì)背景
學(xué)生成績(jī)的統(tǒng)計(jì)分析工作由來(lái)已久，一般都是一所學(xué)校內(nèi)部分析為校長(zhǎng)作決策之用。當(dāng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析擴(kuò)大范圍，涉及幾個(gè)學(xué)校較多班級(jí)時(shí)，純手工的成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析工作就變得復(fù)雜而繁多了。成績(jī)統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容可分為：分校分年級(jí)分班分科平均分及總分平均分、單校分班分科平均分及總分平均分、分校分?jǐn)?shù)段人數(shù)統(tǒng)計(jì)、前百名學(xué)生情況等。為了方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，可利用大家常見(jiàn)的辦公軟件Excel來(lái)實(shí)現(xiàn)，一個(gè)工作簿可以有多個(gè)工作表，默認(rèn)為3個(gè)sheet，可以根據(jù)需要增減工作表。設(shè)計(jì)此工作簿的目的是為達(dá)到錄入學(xué)生成績(jī)后立即能得到所有的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以減少重復(fù)而繁雜的統(tǒng)計(jì)工作，更能減少因?yàn)檎`操作引起的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，提高工作效率和準(zhǔn)確性。本文以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)各校各年級(jí)各班各科及總分平均分和各分?jǐn)?shù)段人數(shù)的統(tǒng)計(jì)為例，敘述了Excel軟件的功能應(yīng)用。
二、思路構(gòu)建
假設(shè)甲校有七、八、九三個(gè)年級(jí)，每個(gè)年級(jí)兩個(gè)班，乙校有七、八、九三個(gè)年級(jí)，每個(gè)年級(jí)三個(gè)班，丙校有七、八、九三個(gè)年級(jí)，每個(gè)年級(jí)四個(gè)班，以一校一年級(jí)段為單位(方便學(xué)校試場(chǎng)的安排以及成績(jī)的錄入)，放在一個(gè)sheet中。制作工作表如下圖1：
為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)各校各年級(jí)各班各科及總分平均分和各校各年級(jí)段分?jǐn)?shù)段的分布情況，制作工作表如下圖2：
“甲七”工作表結(jié)構(gòu)如下圖3-1、3-2：
圖3說(shuō)明：
假設(shè)考試科目為語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、科學(xué)等四門，其他年級(jí)段工作表的設(shè)置依次類推。
字段設(shè)置：①學(xué)校，用于不同學(xué)校之間的對(duì)比;②班級(jí)，數(shù)字格式，用于實(shí)現(xiàn)分班成績(jī)的統(tǒng)計(jì);③考號(hào)，用于考試的編排和成績(jī)的錄入校對(duì)。
統(tǒng)計(jì)項(xiàng)設(shè)：①各科及總分的合計(jì)，為方便計(jì)算所有學(xué)校的平均分，以免減少誤差;②各科及總分的平均分，即本校年級(jí)段平均分;③分班各科及總分的平均分;④學(xué)生總數(shù)，亦為方便計(jì)算所有學(xué)校的平均分，以免減少誤差。
“各校各年級(jí)各班各科總分平均分”工作表設(shè)置如下圖4：
八年級(jí)、九年級(jí)的統(tǒng)計(jì)依次類推。
“各校各年級(jí)總分的分?jǐn)?shù)段”工作表設(shè)置如下圖5-1、5-2： 各分?jǐn)?shù)段的分?jǐn)?shù)值設(shè)置可以根據(jù)各科總分值進(jìn)行合理調(diào)整。
三、過(guò)程細(xì)化
1、常用函數(shù)
充分利用EXCEL公式函數(shù)的功能以實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，是選擇EXCEL軟件的最初目的。常用函數(shù)有求和函數(shù)“SUM( )”、平均值函數(shù)“AVERAGE( )”、計(jì)數(shù)函數(shù) “COUNT( )”、最大值函數(shù)“MAX( )”等等。如“甲七”工作表中在計(jì)算每個(gè)學(xué)生總分時(shí)用到了求和函數(shù)，設(shè)置I3單元格的值為 “=SUM(E3:H3)”，結(jié)果顯示為431(見(jiàn)圖3-1)。
2、函數(shù)嵌套
EXCEL單元格中很多默認(rèn)的數(shù)字格式在實(shí)際應(yīng)用中都需要進(jìn)行適當(dāng)處理。如“甲七”工作表中的E24單元格計(jì)算甲校七年級(jí)語(yǔ)文成績(jī)的平均分，設(shè)置E24的值為 “=ROUND(AVERAGE(E3:E22),2)”，結(jié)果顯示為94.3(見(jiàn)圖3-2)，在用AVERAGE函數(shù)進(jìn)行平均值計(jì)算時(shí)默認(rèn)的小數(shù)位數(shù)不止2位，一般在統(tǒng)計(jì)成績(jī)時(shí)計(jì)算到2位小數(shù)即可，因此利用函數(shù)“ROUND( )”按指定位數(shù)“2”對(duì)數(shù)值進(jìn)行“四舍五入”。
3、巧用數(shù)組函數(shù)
在“甲七”工作表中記錄著甲校七年級(jí)所有學(xué)生的成績(jī)，現(xiàn)在要得到各班的各科平均分，進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量的分析，為了讓計(jì)算機(jī)能自動(dòng)篩選并統(tǒng)計(jì)出結(jié)果，字段設(shè)計(jì)時(shí)增加了“班級(jí)”這一項(xiàng)，數(shù)字格式，有兩個(gè)目的，一是用來(lái)分班統(tǒng)計(jì)，二是用來(lái)進(jìn)行學(xué)生人數(shù)的統(tǒng)計(jì)。在E25單元格中計(jì)算七1班語(yǔ)文成績(jī)的平均分，設(shè)置 E25的值為 “=ROUND(SUMPRODUCT(($B$3:$B$22=1)*E$3:E$22)/COUNTIF($B$3:$B$22,1),2)”，結(jié)果顯示為90.4(見(jiàn)圖3-2)，其中用到了數(shù)組函數(shù)“SUMPRODUCT()”，當(dāng)參數(shù)“($B$3:$B$22=1)”為邏輯“真TRUE”時(shí)，對(duì) E3：E22區(qū)域的成績(jī)累計(jì)求和，從而實(shí)現(xiàn)七1班語(yǔ)文成績(jī)的求和統(tǒng)計(jì)，若是統(tǒng)計(jì)2班時(shí)則參數(shù)可修改為“($B$3:$B$22=2)”。
4、絕對(duì)引用和相對(duì)引用
上述E25單元格公式中使用了“$”絕對(duì)引用，目的在于公式拖動(dòng)時(shí)不產(chǎn)生變化，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)區(qū)域是固定的，在參數(shù)“E$3:E$22”(成績(jī)區(qū)域)的E 前沒(méi)有使用“$”拖動(dòng)公式時(shí)就會(huì)隨公式位置變化相對(duì)引用。參數(shù)“COUNTIF($B$3:$B$22,1)”實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)1班的學(xué)生人數(shù)時(shí)，區(qū)域是固定的，因此使用“$”;同理，統(tǒng)計(jì)2班的學(xué)生人數(shù)可改為“COUNTIF($B$3:$B$22,2)”。
5、表間關(guān)聯(lián)
為了把三個(gè)學(xué)校的平均分以及各班的平均分情況匯總分析，在“各校各年級(jí)各班各科總分平均分”工作中關(guān)聯(lián)各校各年段工作表計(jì)算好的數(shù)據(jù)，如“各校各年級(jí)各班各科總分平均分”工作表中B3單元格的值設(shè)為“=甲七!E24”，就可以同步關(guān)聯(lián)“甲七”工作表E24單元格的數(shù)值94.3(見(jiàn)圖4)，C3、……、F3依次類推，同樣將B6單元格的值關(guān)聯(lián)“乙七”工作表中相應(yīng)的單元格，其他單元格也依次類推，這樣我們就得到了圖4所示的各校各年級(jí)各班各科及總分平均分的成績(jī)匯總表。
6、綜合應(yīng)用
分?jǐn)?shù)段人數(shù)的統(tǒng)計(jì)與對(duì)比能很好地反映不同學(xué)校之間的成績(jī)差異，毋庸置疑也可對(duì)一個(gè)學(xué)校不同班級(jí)之間進(jìn)行對(duì)比，這是眾多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分析教學(xué)質(zhì)量情況時(shí)采用的一個(gè)數(shù)據(jù)量化的方法。文中“各校各年級(jí)總分的分?jǐn)?shù)段”工作表要將三個(gè)學(xué)校三個(gè)年級(jí)各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作橫向比較，將G3單元格中的值設(shè)置為“=COUNTIF(甲七!$I$3:$I$22,"=430")”，結(jié)果顯示為5(見(jiàn)圖5-1)，表明甲校七年級(jí)學(xué)生中成績(jī)達(dá)到430及以上的人數(shù)為5個(gè)，在G3單元格的公式中用到了統(tǒng)計(jì)函數(shù)、絕對(duì)引用和表間關(guān)聯(lián)。
四、應(yīng)用效果及注意事項(xiàng)
本文通過(guò)EXCEL軟件建立的成績(jī)統(tǒng)計(jì)表實(shí)現(xiàn)了三個(gè)學(xué)校之間以及各個(gè)學(xué)校不同班級(jí)之間成績(jī)的比較，可以一目了然地看清三所學(xué)校之間的差距，對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理決策與教學(xué)質(zhì)量分析有一定的參考價(jià)值。
此表間的關(guān)系建立完成后，只要將學(xué)生的成績(jī)錄入到“甲七”、“甲八”等工作表中，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)工作自動(dòng)完成。根據(jù)每屆學(xué)生的增減變化，改變學(xué)生名單以及成績(jī)的錄入，便可完成成績(jī)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。值得一提的是，在學(xué)生人數(shù)發(fā)生變化時(shí)一定要注意增減的方式。以圖3-1、3-2為例，從圖3-2中可以看出甲校七年級(jí)學(xué)生共20人，在增加或者減少學(xué)生人數(shù)時(shí)，可以在成績(jī)“合計(jì)”這一行之上的學(xué)生名單中整行插入或刪除，本文上述設(shè)置的單元格公式會(huì)根據(jù)行數(shù)的增減自動(dòng)更新，不受影響，這也是EXCEL軟件給廣大用戶提供的方便。
成績(jī)統(tǒng)計(jì)表的建立只用到了常見(jiàn)的應(yīng)用軟件EXCEL，一般學(xué)校在學(xué)生成績(jī)處理的過(guò)程中都采用EXCEL表格進(jìn)行錄入，可以很好地結(jié)合起來(lái)。本文所提及的只是一點(diǎn)膚淺的應(yīng)用，與大家共同探討，或許有更好的方法和EXCEL的功能應(yīng)用，還望廣大同行與能手給予批評(píng)與指正!
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