構建地方文獻數據庫的思考

構建地方文獻數據庫的思考

[摘要] 說明建庫的意義，從數據源、用戶需求、人財物等方面分析建庫的條件，從功能、規模、質量上提出建庫的要求，重點探討建庫的方式、類型和步驟。

隨著信息社會化發展，地方文獻數據庫需求迅速增長，圖書館應構建數據庫，使地方文獻資源得到充分開發利用。地方文獻數據庫是通過計算機實現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄、檢索輸出的自動化檢索系統。目前，大規模、標準化、開放型的地方文獻數據庫較少，滯后于其他文獻數據庫的建設，應引起圖書情報界的重視和思考。

1 構建地方文獻數據庫的意義

建立地方文獻數據庫，開發地方文獻資源有著十分重要的意義。①更為便捷、快速、準確地為教學科研提供文獻及線索，促進科教事業的發展；②為地方領導決策和規劃提供信息咨詢，為地區建設提供信息資源，促進地區現代化發展；③為構建地方文獻信息中心，實現資源共享打下良好基礎：④體現圖書館的特色和發展優勢，創造良好的社會效益和經濟效益，促進圖書館事業的發展；⑤數據庫產品走向市場，推動數據庫產業化進程。

2 構建地方文獻數據庫的條件

2．1 數據源分析

①地方文獻數量豐富。在地區發展的歷史長河中，留下了豐富的地方文獻資源。隨著地區現代化建設的不斷深入，地方文獻信息量迅速增長，豐富的源源不斷的文獻信息給建庫提供了必備條件。再則，圖書館難以做到無遺漏地采集收藏全部地方文獻，建庫恰好可以彌補缺藏并提供收集線索。②地方文獻類型多樣。按不同標準可將地方文獻劃分為不同類型，諸如：印刷型，視聽型和網絡型：圖書、報刊和論文資料；公開出版物，內部交流資料和密級文獻等等。地方文獻多種類型并存，豐富了數據內容，尤其是重要的灰色文獻。給地方文獻數據庫增添了特色。③地方文獻分布廣泛。分散于各學科文獻中，分布于各種載體上，包含于其他文獻內，分藏于眾多單位里，出現于網上文獻信息資源系統中。這種分散性，不便于地方文獻的采集收藏和開發利用，將分散的地方文獻通過建庫得以集中，既彌補了館藏不足，又方便了讀者檢索。

2．2用戶分析

隨著地方現代化建設步伐的加快，地方文獻信息用戶與需求量呈不斷增長的態勢。①用戶迅速增加，從成人到孩子、教師到學生，領導到群眾、學者到建設者，無不需要地方文獻信息，他們或接受愛國家，愛家鄉的傳統教育，或為教學科研服務，或決策規劃咨詢信息，或指導實際工作，我館地方文獻室，接待本校師生，本地學者、領導、工人、農民等多層次讀者， 1999年下半年六個月接待讀者130余人次，2000年3、4、5月三個月就接待讀者約120人次。可見。地方文獻數據庫用戶遍及各行各業、各個專業領域，并且呈迅速增長的好勢頭。隨著地方文獻數據庫網絡化進程，館外網上讀者等潛在用戶將不斷增加。②需求快速增長，信息社會化時代，信息更新速度加快，信息需求量迅速增長，地方文獻信息的需求也不例外。我館地方文獻室，讀者在1999年下半年六個月查閱地方文獻580余冊（篇），在2000年3、4、5月三個月就查閱約600冊（篇）�？梢�，隨著兩個文明建設的不斷深入，地方文獻信息的需求量呈快速增長趨勢。

2．3人財物分析

在人才方面，大中型圖書館都擁有一批高質量的專業人才，具有信息服務的豐富經驗，具有對信息的收集整理、分析加工的能力。在設備方面，計算機、多媒體、網絡技術已在大中型圖書館普遍應用，計算機局域網、中國教育科研網（CERNET）， INTERNET網已相繼開通。在經費方面，經費雖然緊張，但可以多渠道多途徑想辦法解決，隨著圖書資料保障系統的逐步實施，爭取得到資助；隨著各級領導的重視，爭取撥到�？睿煌ㄟ^縱橫聯合，爭取融合資金；通過數據庫產品投放市場，爭取回收資金。

綜上所述，用戶需求旺盛，建立地方文獻數據庫是十分必要的；數據源充足、有建庫專業人員、擁有先進設備、多渠道籌集資金，建立地方文獻數據庫也是十分可行的。但是，數據庫建設是一項投入大、技術強、周期長、見效慢的工作，建庫會遇到各種各樣的困難，需要通過多方面努力，解決困難和問題，創造良好的條件，使建庫工作順利開展。

3 構建地方文獻數據庫的要求

3．1功能要求

數據庫建設的主要目的在于提供豐富的信息資源，實現資源共享，尤其是在網絡環境下，必須要求擁有完善的，結構合理的檢索功能體系。數據庫系統軟件的開發要注重實用性和通用性，要求用戶界面友好，操作簡便快捷、易維護、易推廣普及。檢索功能體系應具備查詢檢索，修改刪除，新增補充三大功能，在網絡環境下，考慮增設信息檢索服務的輔助功能，如：網站到訪功能、文獻檢索命中率統計功能、關鍵詞或主題詞檢索頻率統計功能等。查詢檢索功能要做到能對用戶導引檢索，提供多種不同的檢索途徑和檢索點，不僅包括題名（書名），責任者，分類號，主題詞、關鍵詞等常規檢索項，而且還要有年份，地名等檢索點；既要實現各項相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索，又要實現在一次檢索結果的基礎上實現多次循環檢索，提高檢索命中率。

3．2規模要求

從國內文獻檢索數據庫的現狀來看，我國數據庫建設和發展趨勢是大規模，全文型和網絡化，表明對數據庫規模要求越來越多。國內市場對文獻檢索數據庫中信息記錄的最低要求是5萬條以上。因此，地方文獻數據庫建設也要適應時代的發展，要有一定的規模，數據資料不完備的小規模地方文獻數據庫，市場需求小，很難打開局面，容易變成死庫。為此，應構建中等規模乃至大型的的地方文獻數據庫，能產生很好的社會效益和經濟效益。

3．3質量要求

①數據源要準確可靠，數據源是數據庫中每條數據的來源，也是數據質量的依據所在。因此，地方文獻數據庫的數據源不僅要有保障，而且要準確可靠。②標引著錄要規范標準。地方文獻數據庫的信息檢索的實現以其對地方文獻信息的標引為基礎，因此，對地方文獻信息的標引必須統一標準和規范化，統一標準也是聯網協作的前提，實現地方文獻數據庫與各種網上信息資源檢索的接軌。③軟件系統要通用實用。軟件系統對數據的存取、修改、檢索、聯網等起著決定性的作用，要求地方文獻數據庫管理系統具有通用性和實用性，便于推廣普及，利于多種地方文獻數據庫的數據交換。④檢索系統要能網絡化，地方文獻數據庫檢索系統不僅能以光盤和軟盤形式在單機上運行，而且要具備網絡功能，通過計算機網絡能在網上傳輸。

4 構建地方文獻數據庫的方法

4．1構建地方文獻數據庫的方式

根據不同的目的和任務，可采用不同的建庫方式。①回溯過去的文獻信息而建立地方文獻數據庫。目前已建成的地方文獻數據庫較少，而地方文獻信息資源很豐富，為了充分發揮作用，回溯建立全面系統的地方文獻數據庫十分

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