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淺談網絡時代檔案管理工作
檔案作為高校發展記憶的基石和高校歷史的原始記錄,提供服務是其永恒的主題。高校檔案的檔案資料,經過收集、整理、有序地保管起來,再由使用者把貯存的信息散發而出,服務為高校的教學、科研和管理工作。它是客觀形成的,是確鑿的原始材料和歷史證件。今世賴之以知古,后世賴之以知今。由此,檔案不只是一種歷史的記錄,還是高校未來發展的基礎。
高校檔案從產生到立卷、歸納到傳播使用,記錄了高校的教學、科研和黨政管理活動,是目前工作中可提供查考、爭辯和處理問題的依據,其情報價值的原始性、可靠性也是檔案的獨特之處。所以,高校檔案不僅為高校制定一些方針政策、總結經驗、研究問題等重大活動提供檔案資料,還對高校校園文化建設起到重大作用。
檔案是高校各項活動的真實記錄,沒有這個記錄,高校就會忘掉自己的歷史,就會失去歷史這面鏡子和繼續前進的根基。在網絡時代的今天,信息作為一種資源,越來越被人們所重視,而檔案資料作為信息資源之一,它的價值也越來越被社會所接受。因此,作為高校領導要充分認識檔案管理工作的重要性,從檔案館地、組織機構、人員配備、制度保障、辦公設備、網絡技術等各方面予以支持。只有領導認識到位,重視網絡時代的檔案管理工作,高校檔案管理工作才能得以協調發展。
在高校領導重視的同時,作為檔案管理工作者要認識到檔案管理是一項科學化系統化的工程,要認識隨著現代科學技術的飛速發展,傳統的檔案管理模式已經不可能適應社會發展的要求,要改變和創新觀念,接受和認可網絡化管理,要樹立主動服務的意識,深入理解檔案網絡化,建立健全指揮靈活的信息網絡,讓檔案管理工作與其它工作同步進行。
原來的高校檔案館(室)由即將退休或退休的返聘人員,每天為檔案使用者拿鑰匙開開門即可,工作人員存在年齡老化、知識不足、管理落后等諸多問題。而在網絡環境下,計算機已經進入千家萬戶,人們不再滿足傳統的紙質檔案的查閱和檢索,網絡化管理成為檔案管理的發展趨勢。因此,建設一支專業化、年輕化、復合型人才的檔案人才管理隊伍尤為重要。
根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的規定,人才興檔、人才強館成為高校檔案管理工作的理念和目標。在如今的網絡化時代,要以適應知識經濟的發展要求為方向,以不斷提高檔案信息化人才隊伍的綜合素質、持續創新和整體能力為目標,以期建立與知識經濟發展相適應的檔案信息化人才隊伍。因此,在人才建設方面要改善人員結構,從學歷層次、專業結構、人員素質等方面造就一支既懂理論又能實踐,既年輕化、專業化又知識化的檔案工作團隊。同時,要吸引和接納檔案人才,強化檔案人員的培訓,要改變思路,更新觀念,在機制、理論、環境等方面予以創新,尊重人才的同時還要尊重知識,努力營造檔案人才干好事業的工作環境。
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