關(guān)于推行項目管理的信息化論文
項目是建筑施工企業(yè)最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)單元，是以單體項目為對象，以工程項目的工期、質(zhì)量、安全、文明施工、成本等目標(biāo)為主要內(nèi)容的生產(chǎn)組織管理。項目管理的過程就是整體分解和結(jié)合統(tǒng)一的過程。項目管理的突出特點是項目本身作為一個組織單元，圍繞項目需求來組織資源，避免了資源的閑置和浪費，“用最少的人干最多的事”。項目管理一般是采用矩陣型的組織結(jié)構(gòu)，可以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理和項目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化，并能根據(jù)項目生命周期各個階段的具體需要，適時調(diào)整組織的配置，以保障工作和組織的高效、經(jīng)濟(jì)運行。為了提高我公司項目管理水平和成本控制能力，作為信息化系統(tǒng)的重要組成部分，公司信息管理部從2003年8月選擇了與中國建筑科學(xué)研究院下屬軟件公司PKPM協(xié)同開發(fā)了上海市安裝工程有限公司項目管理系統(tǒng)，目前已進(jìn)入了項目組試點階段。
1、項目管理信息化的重要性
1.1 項目管理遇到的問題
在實際工作中我們往往發(fā)現(xiàn)，有的項目已經(jīng)施工一段時間了，但圖紙還沒有完成，為了避免造成項目延期，于是在沒有預(yù)算的情況下材料和人工就已經(jīng)到位并進(jìn)行施工，個別項目甚至在工期進(jìn)行到了將近一半都無法得到完整的圖紙。長此以往，會對以后的項目進(jìn)行造成無法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來控制項目成本，但是這些剛性的規(guī)章制度在實施過程中執(zhí)行不力。既然依靠員工自身無法推行，所以就需要一套成熟的系統(tǒng)的信息化工具來執(zhí)行，通過電腦來規(guī)范這些過程，目的是使項目的整個過程更加透明、規(guī)范、科學(xué)，從而達(dá)到有效控制項目成本的目的。
1.2 成本控制是項目管理信息化重點
在項目管理中成本控制是最大的問題也是公司和項目部所最重視的，其中材料成本在整個項目成本中占的比重約為80%，能否對材料進(jìn)行有效的管理可以說是項目資金運作的關(guān)鍵。還有，例如：施工任務(wù)書的編制，很多項目不按照要求進(jìn)行人工結(jié)算，而將“領(lǐng)料”作為結(jié)算人工的方式，然后再根據(jù)“結(jié)算”的結(jié)果重新制作施工任務(wù)書。這種“以領(lǐng)代耗”的方式一直是項目管理中一個長期存在的弊病。由此造成的結(jié)果是管理流程嚴(yán)重顛倒，原本管理思想中的“事先控制”儼然變成了“事后匯總”。
項目管理軟件開發(fā)的重點就在于控制成本，主要有以下幾點：
①控制工程直接成本：材料成本、人工費、機械費。
�、诩訌娰|(zhì)量管理，控制質(zhì)量成本。質(zhì)量成本是指項目為保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量而支出的一切費用，降低這一部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。
③組織連續(xù)、均衡有節(jié)奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。
�、芗訌婍椖抠Y料的及時整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時間，而且可以在遇到糾紛時及時索賠，從而降低成本。
1.3 提高員工管理能力，規(guī)范施工體系
在許多項目中，項目經(jīng)理會發(fā)現(xiàn)項目部的員工工作自覺性不夠，其實這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項目部成員對于項目進(jìn)行情況不了解，導(dǎo)致了項目工作人員不知道近期要做什么，這樣就加重了項目經(jīng)理的工作量，同時讓業(yè)主覺得施工情況比較混亂。推行項目管理信息化，就是為了通過軟件規(guī)范項目管理的各個分部分項，明確告訴項目實施人員應(yīng)該做什么和必須做什么。整個信息化的目的就是讓公司項目管理理念形成一種統(tǒng)一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說是公司在施工過程中的企業(yè)文化。當(dāng)公司在完成信息化項目管理后，在工作中員工可以通過相應(yīng)的輔助手段清楚地明確當(dāng)前的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)。而當(dāng)項目部所有的人都明確了工作后，項目經(jīng)理也可以有更多的時間處理其他事務(wù)，這樣同樣可以減少生產(chǎn)成本、提高效益，并且樹立公司規(guī)范管理的形象。
2、項目管理系統(tǒng)軟件
2.1 項目管理軟件設(shè)計開發(fā)理念
項目管理是一個復(fù)雜的多方位的行為活動，項目管理是由一條主線流程和多條支線流程所組成的。一個項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進(jìn)度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術(shù)，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設(shè)置了相應(yīng)的工作模塊，提供了詳實的數(shù)據(jù)資料和各類表單。將原來的大量文字材料和表格整合為一個個簡單明了的模塊。
從開發(fā)的目的以及項目管理的概念來看，我們開發(fā)項目管理系統(tǒng)的重點是創(chuàng)造一個能有效控制項目成本，規(guī)范人員行為的管理軟件。我們的解決方案是以預(yù)算為管理基礎(chǔ)，先確定項目管理人員權(quán)限與工作，明確每個項目人員的工作責(zé)任和權(quán)限，然后由各個施工員完成自己的分部預(yù)算構(gòu)成主預(yù)算，以主預(yù)算為項目開始以及系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，通過系統(tǒng)限定強制預(yù)算（軟件設(shè)定每個項目在進(jìn)行初始必須有預(yù)算，否則無法進(jìn)行）的必要性，有效保障項目的成本不會超出預(yù)算。雖然在發(fā)生預(yù)算需要變化的情況下，可以通過各種簽證單來修正，但是嚴(yán)格的條件限定和數(shù)據(jù)交換也可以清楚地記載每一筆發(fā)生的成本變動，并通過名為“成本管理”的模塊迅速查詢分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項目的每一分錢都記得明明白白。
在主預(yù)算完成后，預(yù)算之后的每一筆進(jìn)料領(lǐng)料都直接與主預(yù)算進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時候項目的材料和人工成本都一目了然。嚴(yán)格限定了領(lǐng)料工作和預(yù)算以及領(lǐng)料計劃之間的關(guān)系，讓預(yù)算外的領(lǐng)料不能通過，從管理的角度堵住了超支領(lǐng)料的漏洞，有效防止由于管理粗放而造成的浪費。
當(dāng)然，項目實施過程中會有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點項目組的要求以及我們現(xiàn)場了解到的情況，我們設(shè)計了施工任務(wù)更改單這樣一個組件。在明確項目管理人員的權(quán)責(zé)后，可以對預(yù)算的內(nèi)容和使用量進(jìn)行更改，確�，F(xiàn)場情況變動后的領(lǐng)料或人工調(diào)用能夠順利完成并將此件發(fā)生的信息記錄下來。雖然這只是一個簡單的小部件，但卻使整個系統(tǒng)以預(yù)算為基礎(chǔ)的設(shè)計思想變得更為靈活而非死板。
由于項目管理系統(tǒng)使用了人員權(quán)限與身份認(rèn)證統(tǒng)一的登錄方式，規(guī)范了人員的工作，明確了每個人的工作職責(zé)。我們將完整的項目管理過程分解為若干的部分并對應(yīng)相應(yīng)的模塊，通過管理員的分配為這些工作模塊設(shè)置確定的工作負(fù)責(zé)人。
2.2 軟件的結(jié)構(gòu)和流程
上安項目管理系統(tǒng)是一個基于C/S結(jié)構(gòu)的軟件項目管理系統(tǒng)。它以一個單獨的項目為運作單位，只要有一臺能擔(dān)當(dāng)主機的計算機就可以開展工作，客戶機的數(shù)量不限，人員可以在任何一臺計算機上使用系統(tǒng)。
在完成了系統(tǒng)安裝后，我們需要進(jìn)行項目人員與權(quán)限的配置。這個步驟可以確定項目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權(quán)限。采用兩層權(quán)限分配，即一層對項目的管理人員（一般可認(rèn)為是項目經(jīng)理）賦予其對整個項目的管理內(nèi)容；二層由該項目管理人員對項目實際中的3大員等各類人員進(jìn)行更細(xì)致的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項目的實際情況進(jìn)行。
項目管理系統(tǒng)分為：成本管理、合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預(yù)算、進(jìn)度計劃、安全管理、質(zhì)量管理以及統(tǒng)計分析10個主要功能部分。其中合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、施工預(yù)算為整個系統(tǒng)的主線流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進(jìn)度管理、安全管理、質(zhì)量管理五大輔助工具模塊。
2.2.1 系統(tǒng)主要管理流程
①基礎(chǔ)信息與數(shù)據(jù)的錄入：這部分工作是所有后續(xù)工作的前提，由管理員建立項目人員并分配相應(yīng)的權(quán)限，然后在“合同管理”部分確定項目中的承包、分包關(guān)系。這樣我們就可以在系統(tǒng)中確立一個項目的基本結(jié)構(gòu)和工作情況。
接著通過“施工預(yù)算”生成或?qū)胍环菔┕た傤A(yù)算，在“計劃管理”中通過生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該項目的工作并將分包合同與分部分項建立關(guān)聯(lián)。至此我們會發(fā)現(xiàn)，一個項目開工前的準(zhǔn)備工作已經(jīng)完全在系統(tǒng)中就緒了。
②供應(yīng)商管理：在完成了基本信息和預(yù)算錄入后，我們應(yīng)該確定項目中的供應(yīng)商和分包商。首先，供應(yīng)商的管理步驟如下：
根據(jù)公司每年提供的合格供應(yīng)商名冊的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式；
在“基礎(chǔ)信息維護(hù)”導(dǎo)入這些供應(yīng)商。在檢查補充數(shù)據(jù)確保其無誤后便可錄入合格供應(yīng)商錄入表，并供項目挑選合作；
項目中臨時需要合作的一次性供應(yīng)商則可通過填寫“一次性合格供方報審表”，審批后同樣錄入合格供應(yīng)商錄入表。
�、鄯职坦芾恚焊鶕�(jù)公司每年的合格分包商名冊整理出符合格式要求的EXCEL表格；
在“基礎(chǔ)信息維護(hù)”中導(dǎo)入分包商數(shù)據(jù)并檢查補充確保無誤后便可錄入“勞動力管理”中的“合格分包商錄入表”并供項目選擇合作；
在項目中臨時需要合作的一次性分包商在填寫“一次性分包申請表”經(jīng)審批后也可以錄入為合格分包商錄入表。
�、懿牧系囊虾筒少彛涸陧椖空介_始后，我們可以通過項目管理系統(tǒng)來管理和控制材料。
首先在各分部分項的月要料計劃表中選擇要完成的分部分項，結(jié)合先前的預(yù)算數(shù)據(jù)，分別生成各分部分項的月要料計劃。然后根據(jù)其中所包含的甲供/乙供信息，分別生成甲供/乙供月要料計劃匯總表并根據(jù)此表生成計劃進(jìn)行采購。
這樣，我們就可以通過系統(tǒng)對采購計劃的合理性和必要性判斷并控制采購，避免了預(yù)算不清造成的根據(jù)當(dāng)時需求進(jìn)行采購，導(dǎo)致最后賬目不清，重新“補做預(yù)算”的情況。流程如圖4：
�、莶牧系默F(xiàn)場管理：材料管理是項目成本管理中最重要的部分，而材料管理最重要的部分無疑就是現(xiàn)場的領(lǐng)料管理。在系統(tǒng)中，我們將各分部分項的預(yù)算導(dǎo)入，由于預(yù)算中的材料編號和名稱經(jīng)常不按標(biāo)準(zhǔn)格式填寫，直接生成材料數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)各種問題，導(dǎo)致系統(tǒng)管理混亂，故我們需要先對這些材料進(jìn)行分類。
在“基礎(chǔ)信息維護(hù)”中的“物資基礎(chǔ)信息”界面，我們可以看到先前導(dǎo)入的預(yù)算中的材料和一個國家標(biāo)準(zhǔn)的材料類別，只需將各種預(yù)算中的材料進(jìn)行拖放就可以對其進(jìn)行歸類。我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，施工員往往在一個項目中接觸到的材料類別并不很多，而且經(jīng)常重復(fù)。但每次填寫卻都需要在龐大的材料庫中查找某一種材料。為此我們?yōu)椴牧显O(shè)計了“助記碼”，在歸類的過程中我們可以通過“助記碼”來指定一種材料，在后面的操作中只要輸入簡單的助記碼就可以立刻指定相應(yīng)材料，對材料的管理提供了很大的幫助，增加了系統(tǒng)的易用性。至此，完成了材料維護(hù)的工作。（注：材料歸類完成后，物資管理中的庫存材料金額收發(fā)存表便可自動正確生成。）而今后現(xiàn)場材料的出入庫都需要通過填寫入庫單（甲/乙供）、領(lǐng)料單（計價/未計價）、退料單等會自動進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計的系統(tǒng)表單才能進(jìn)行，嚴(yán)格地把握了現(xiàn)場材料的使用。
從項目現(xiàn)場掌握的情況來看，大部分項目在材料領(lǐng)用方面的管理都有很多不足之處。多數(shù)是由于預(yù)算不明確，領(lǐng)料往往缺乏控制，為了保持工程進(jìn)度，只要來領(lǐng)就給料，在項目竣工時往往會發(fā)現(xiàn)支出很多不必要的材料費用，領(lǐng)料計劃成為了一張過后再補的統(tǒng)計證明。而項目施工員本身也經(jīng)常因為工作忙碌或其他各種原因擱置這一工作，甚至有的材料是施工班組做好領(lǐng)料單交給施工員簽字。從管理的角度來說這顯然是存在問題的，首先施工員在領(lǐng)料的同時不可能清楚地記得各次累計的領(lǐng)料量，只有在登帳的時候才能發(fā)現(xiàn)，所以，施工員每次在使用的時候也不會特別注意節(jié)約材料，反正每次領(lǐng)料都沒有問題，就無所謂什么領(lǐng)料計劃和合理使用材料了。同時由于材料員在項目中不可能時時做出準(zhǔn)確的材料出入庫的`匯總帳目，項目經(jīng)理也比較難以在發(fā)生問題后解決。
使用項目管理系統(tǒng)的主要目的之一就是規(guī)范化收發(fā)料，在每次收料和發(fā)料的同時都記錄數(shù)據(jù)并實時匯總，在使用材料的范圍，也作出了以下嚴(yán)格的控制。
首先，必須是材料預(yù)算中有的，如果沒有可以通過“基礎(chǔ)信息維護(hù)”部分建立相應(yīng)的材料類別關(guān)系對材料分類。然后根據(jù)甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫驗收和乙供材料驗收入庫。
其次，在實際使用中，甲乙分別填寫各自的領(lǐng)料單領(lǐng)料，而在這一操作的同時，庫存材料的數(shù)量也會相應(yīng)地變化。由于這一切都是在系統(tǒng)中完成的，而且數(shù)據(jù)間有著絕對的對應(yīng)關(guān)系，任何超出預(yù)算的領(lǐng)料除非專門的審核否則不能進(jìn)行，這就對領(lǐng)料數(shù)量的上限有了約束。加上月需求計劃的限制，從而相對嚴(yán)格地控制了施工用料的精確數(shù)量。
再次，對于項目部材料管理人員權(quán)限主要是由項目部的材料員負(fù)責(zé)，施工員可以根據(jù)工程要求開領(lǐng)料單至材料員處領(lǐng)料，在系統(tǒng)中所有的權(quán)限都是由項目系統(tǒng)管理員分配的，一般情況下，在整個材料處理過程中，系統(tǒng)記錄下每次領(lǐng)料數(shù)量和使用量，只要項目經(jīng)理瀏覽一下匯總數(shù)據(jù)，就可以知道是工程的哪個分部分項出了問題并迅速解決，同時材料員也可以在材料存量，使用數(shù)等方面更加直觀地了解情況，遇到各種問題可以很容易地找到問題原因，提醒項目經(jīng)理。對于施工員，就要求他們在工作中，事先都要有周密的安排，不能沒有計劃地工作，提升工作質(zhì)量，不然同樣的工作有的需要的材料不同，就可以在工作中找出需要提高的地方，這對于施工員的成長至關(guān)重要。項目管理系統(tǒng)就是要不斷幫助施工員解決問題，是一個發(fā)現(xiàn)問題、尋找原因、修正錯誤的循環(huán)往復(fù)的過程。
�、奘┕と蝿�(wù)書：施工任務(wù)書是項目管理中重要的組成部分，是對施工計劃和完成情況的主要記錄資料。在生成施工任務(wù)書前，我們必須有完成的分包合同基本信息、工程項目分包申請表、班組信息登記表。與通過手工填寫施工任務(wù)書不同，施工員只須選擇相應(yīng)的分部分項、班組信息、單位工程等。通過交換數(shù)據(jù)項目管理系統(tǒng)由預(yù)算和計劃自動生成施工任務(wù)書。這樣就避免了因數(shù)據(jù)不清或遺漏疏忽造成的錯誤，也防止了施工完成后再補填施工任務(wù)書的情況出現(xiàn)。
施工任務(wù)書生成后可以保存及打印以備所需，在實際施工完成后，再次打開相關(guān)的施工任務(wù)書，將實際施工量填入并提交，其中的數(shù)據(jù)就會自動地與預(yù)算和材料庫存等內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，清楚地記載下施工工程進(jìn)行的實際情況。
2.2.2 系統(tǒng)支線管理流程
以上幾個部分是項目管理系統(tǒng)中的主要管理流程，這個流程中交錯使用到了系統(tǒng)中的合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預(yù)算6個主要部分。它們是項目管理中使用最多最重要的部分，其相互之間存在著緊密的數(shù)據(jù)關(guān)系，是成本控制的關(guān)鍵。其他的部分功能如下：
成本管理：在成本管理中通過錄入個別基本信息后結(jié)合項目實際發(fā)生成本的各種數(shù)據(jù)表單可以清楚直觀地描述項目成本的管理情況。
工程資料管理：提供了各類工程中所需要用到的表單、文件、資料格式等，方便生成這些文件和資料。
安全管理：記錄了詳實的安全管理資料和實例，為項目安全工作提供了參考和依據(jù)。
質(zhì)量管理：提供了大量的項目質(zhì)量方面文件的表單、資料，內(nèi)容豐富，為項目質(zhì)量資料的生成提供了極大的方便。
進(jìn)度管理：該部分的功能與MS PROJECT軟件類似。這些項目常用的軟件工具為從事相關(guān)工作的人員提供了極大的便利。
2.3 項目信息化試點情況
由于在項目上進(jìn)行推行信息化沒有成熟的經(jīng)驗，所以在軟件正式應(yīng)用以前，我們先后在櫻花度假村等幾個項目部試點運行，在實際使用中測試系統(tǒng)的可用性，發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。經(jīng)過試用中項目的反饋情況，我們對系統(tǒng)的操作舒適性進(jìn)行了調(diào)整，包括：在保證系統(tǒng)特性不變的前提下，精簡了一些較復(fù)雜的操作；根據(jù)項目施工的實際需要，在系統(tǒng)中添加了施工任務(wù)更改單；調(diào)整了系統(tǒng)的兼容性；進(jìn)一步完善系統(tǒng)資料庫等，完全能夠滿足實際項目施工管理的需要。
綜上所述，我們可以說上安項目管理系統(tǒng)是以預(yù)算為基礎(chǔ)的，結(jié)合計算機技術(shù)和傳統(tǒng)管理制度，能有效進(jìn)行成本控制并提供項目工作便利的綜合性項目管理系統(tǒng)。借此系統(tǒng)，項目經(jīng)理和公司可以非常清晰明確地知道項目成本的動態(tài)，并借此對項目動態(tài)進(jìn)行分析和決策。明確的人員權(quán)責(zé)可以很好地監(jiān)督和約束項目人員的工作，進(jìn)一步加強各方面的管理。一個熟練使用該系統(tǒng)的項目組就可以應(yīng)對項目上所發(fā)生的大多數(shù)的工作要求并提供清晰的實際數(shù)據(jù)，能夠?qū)嶋H地提高項目的管理效率和成本控制水平，達(dá)到施工項目管理最主要的目的——“花最少的錢辦最大的事”。雖然目前系統(tǒng)本身仍然存在一些問題。如：前期的分析工作不足以及對項目實際情況的考慮不充分；由于開發(fā)中使用了部分成品軟件帶來的系統(tǒng)強壯性、兼容性問題；系統(tǒng)操作的舒適性等。但是不可否認(rèn)上安項目管理系統(tǒng)的開發(fā)貫徹了最初的開發(fā)思路，也已經(jīng)具備了對項目成本有效管理的能力。在試用期的完善過程中我們相信能夠解決存在的問題，加強系統(tǒng)的舒適性和強壯性，盡快讓整個系統(tǒng)全面推行，提升我公司整體項目管理水平。
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