如何建設信息化的全面預算管理體系

如何建設信息化的全面預算管理體系

[摘 要] 本文對企業在實施BRP項目時，構建在ERP系統平臺上的信息化的全面預算管理體系的必要性、目標、條件、原則、規劃設計等進行了探討。　　[關鍵詞] 全面預算管理；BRP；企業信息化
　　　在用信息技術支持企業管理時，最重要是要選擇一種先進的管理思想和方法。因為，先進的管理理論與先進的管理手段相結合才能產生出巨大的管理效益�？疾煳鞣狡髽I發展所走過的歷程會發現，企業管理會計系統的設計與利用，對降低企業組織成本起著至關重要的作用，而全面預算管理則是這一系統設計的核心。企業全面預算管理是在企業戰略目標的指引下，通過預算編制、執行、控制、考評與激勵等一系列活動，全面提高企業管理水平和經營效率，實現企業價值最大化的一種管理方法。而信息化的全面預算管理體系則是指在ERP系統平臺上構建的企業全面預算管理子系統以及相應的組織機構和管理制度等，它和以前的企業預算管理體系相比有著新的顯著的特點和不同。
　　1．在我國許多企業當中，全面預算管理體系作用的缺失
　　在我國企業當中能夠充分發揮全面預算管理體系作用的企業并不多見，在實際工作中企業預算管理水平低下常表現為：
　　(1)缺乏全面預算管理的組織機構，以及體制不健全：許多企業沒有專門和機構人員規劃、制定、實施、控制企業的全面預算管理。(2)預算管理的覆蓋范圍還不全面：如企業中有的項目投資就沒有編預算，僅憑簡單的估算就確定投資金額，缺乏科學合理的投資預算方案。(3)預算考核工作做的不全面：如有的企業收入預算和項目投資預算，都沒有進行預算考核。(4)預算考核不嚴格：即使在有預算考核的項目中普遍也存在不嚴格，不精確的情況，考核過程中人為干擾考核的情況時有發生，最終使許多考核工作流于形式。(5)預算指標制定的準確性有時難以保證：企業制定預算指標時，往往依據的是歷史的數據和資料，由于企業的情況是經常變化的，而且歷史的數據和資料本身的科學性，合理性和準確性也難以保證，這導致預算指標制定不準，而對新的項目的預算指標，又人為主觀臆斷的成分較多，這也會使預算指標不準。而預算指標的不準確，又使企業在考核部門業績時，對部門的積極性帶來負面影響，對企業生產造成不利因素。
　　2．企業實施信息化的全面預算管理的必要性
　　一個企業特別是大中型企業，生產經營范圍廣，操作人員眾多，生產崗位的情況復雜，企業的外部環境經常變化，國內外原材料市場和產品市場更是每天都在波動。如果沒有全面預算管理這一戰略性舉措，企業就不能在正確預測的基礎上，通過優化配置企業資源來適應市場的變化，增強企業核心競爭力，實現企業高效持續發展。
　　但企業中全面預算管理往往效果不理想，如上所述企業中全面預算管理存在著諸多問題，其關鍵原因之一，就是企業對信息資源的管理滯后，導致大量預算管理信息不能及時處理，信息傳遞速度緩慢，信息資源不能共享，也無法對預算項目的資金進行及時跟蹤、控制，對預算的分析無法全面及時地進行，預算偏差不能及時發現、調節和糾正。企業在實施ERP項目中，及時推行信息化的全面預算管理，為解決全面預算管理中的這些“瓶頸”問題創造了客觀條件，在ERP系統平臺上，企業可以構建新的信息化的全面預算管理體系，并制定新的全面預算管理戰略，對預算業務中的各個環節和監控點，重新進行規劃、管理、控制。從而極大地發揮信息化的全面預算管理體系的作用。
　　3．構建信息化的全面預管理體系的條件
　　(1)實現信息化全面預算管理，要有明確的戰略目標，堅持正確的戰略導向，這是構建信息化全面預算管理體系的基礎和依據。(2)企業信息化建設的成功，如ERP項目的實施，是企業能夠實現信息化全面預算管理的技術保障和基礎，只有實現了信息流對資金流、物流的協調控制，才有真正意義上的信息化的全面預算管理。(3)基礎數據要準確、全面，歷史資料應盡可能齊全。(4)要建立一個專門的高效的預算管理組織職能機構和一套行之有效的科學管理制度。(5)企業領導必須帶頭遵守預算管理的各項制度，不搞特殊，不亂開口子，減少人為干擾，使各項預算處在可控狀態，保證企業的各項預算的落實。
　　4．在科學的發展觀指導之下，制定企業的信息化全面預算管理體系戰略目標
　　推行信息化的全面預算管理體系戰略，首先要轉變那種認為企業過去沒有信息化全面預算管理，企業也照樣發展的錯誤觀念。許多企業正是因為沒有信息化的全面預算管理，使預算預測不準，控制不嚴，導致企業存在著固定資產投資超資、流動資產超儲、損失浪費嚴重的現象，錯過了很多發展的機會，削弱了企業的競爭力。在我國企業中，信息化的企業全面預算管理目標，一般為以下幾個方面：
　　(1)在科學正確的發展觀指導下，優化企業資源配置，有效控制經營活動的各項支出，追求企業利潤最大化，保障企業戰略目標的實現。
　　(2)建立信息化的科學合理的確實可行的預算規劃、編制，控制、分析、考核體系。
　　(3)為各生產經營環節設定科學、合理、先進的業績標準，將責任落實到每個員工身上，通過全面標準的提高和完善，優化公司目標管理，提高全公司的生產經營效益，強化企業競爭力。
　　(4)建立和完善以流程和預算為基礎的績效考核體系，為領導決策提供支持。
　　(5)通過公司預算管理工作的信息化、規范化、系統化、提高員工素質，創建優秀的企業文化，提升企業形象。
　　5．在ERP系統平臺上，構建信息化的全面預算管理體系
　　(1)構建和企業實際情況相適應的全面預算管理模型。全面預算管理是由一系列預算構成的體系，各項預算之間相互聯系，關系比較復雜，構建信息化全面預算管理體系，首先是要規劃好建立在跚系統平臺上的預算管理模型。預算管理模型必須與企業的財務系統、計劃系統、銷售系統、采購系統、生產系統等和預算管理體系密切相關的子系統相匹配，并結合企業自身的情況，在對預算管理流程進行深入調查分析的基礎上，應用業務流程重組等先進的理論和方法來設計信息化的全面預算管理模型。預算管理信息系統劃分為兩部分：第一部分是全面預算管理編制系統，重在期初預算的編制及定期預算數據的動態調整；第二部分是全面預算管理控制系統，重在預算指標體系的考核、預算數據的監控、經理查詢等內容，目的是配合預算管理委員會，對預算管理中的具體工作進行計算機管理和控制。
　　(2)構建信息化的全面預算編制系統。企業ERP中的預算編制系統是建立在預算管理模型基礎之上的，是一個相對靜態的系統，企業主要在每年期末編制第二年預算時使用�？煞譃榻洜I預算、投資預算和財務預算。經營預算包括銷售預算、生產預算、生產成本預算、生產單位成本預算、銷售及管理費用預算等；投資預算包括固定資產購置、擴建、改造及修理等；財務預算包括現金預算、預計利潤表、預計資產負債表等。
　　(3)構建信息化的全面預算管理控制系統。用計算機進行全面預算管理，不單單體現在預算的編制中，更重要的是對預算進行控制和管理，它包括：責任中心考核體系的建立與管理、預算指標體系的控制與調整、預算對比與分析、經理查詢等幾個部分，在ERP中構建全面預算管理體系要特別突出ERP對信息處理量大，處理速度快和數據集中處理的特點，強調面向企業運作流程，實現業務—財務一體化，取消手工單據和手工報表的編制和傳遞，在業務處理同時自動產生會計信息，提高信息傳遞的準確性和及時性，工作重點由簡單的記錄、統計轉向預測、監控、分析等管理方面，真正實現信息流、資金流和業務流程的集成統
　　(4)建立對信息化的全面預算管理體系負責的專職部門。在ERP系統中要使預算管理體系能發揮其作用，還要對組織機構的職能部門進行結構重組，建立新的全面預算管理體系負責的專職部門，賦予相應權力并實施新的預算管理制度。其步驟如下：
　�、僭鲈O預算管理委員會，由各法人代表、各部主要負責人及財務負責人組成，由總裁擔任主任。②實行與會計 “集中核算”模式相適應的“集中預算”的企業預算管理模式，并由指定的財務系統某一職能部門具體統一管理。
　　6．建設信息化的全面預算管理體系實踐經驗總結
　　在建設信息化的全面預算管理體系時，要達到既定的效果，應在以下幾個方面加以關注：
　　(1)全面預算管理要與企業發展戰略相結合；企業全面預算管理要服從于企業戰略目標，并且是實現企業戰略目標的保障體系。
　　(2)全面預算管理要突出重點：全面預算管理強調企業的生產經營和投資活動全過程管理，但不能不分主次，要對影響企業利潤目標和戰略發展的關鍵環節和重點過程實行重點管理。
　　(3)遵循先易后難，分步實施的原則：許多企業由于員工和管理者的觀念和素質有待改變和提高，基礎資料不全，生產經營過程復雜，信息量大，因此，信息化的全面預算管理在企業實施必須先從容易做的開始，循序漸進不斷完善。
　　(4)堅持全過程控制的原則：對在企業實施了ERP以后，為進行全過程控制提供了條件和可能，要加強事前和事中控制的力度，將控制的重點前移，以達到更加主動控制預算資金的效果。
　　(5)堅持責、權、利相結合的原則：努力做到責任明晰，權、責對等，并與經濟利益掛鉤，獎罰分明。
　　(6)堅持客觀真實的原則：對預算指標定得不準，或者因外部原因造成原來預定的指標無法完成時，應及時調整糾正，使全面預算管理體系更加科學合理。
　　7．結束語
　　企業在ERP系統平臺上，構建信息化的全面預算管理體系是一項全新的系統工程，它突出的特點是處理預算信息準確快捷、效率高、面向生產運作流程、數據集中處理、覆蓋面廣，這是企業預算管理的發展方向。

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