關(guān)于如何完善檔案的管理體系
摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)發(fā)展，檔案信息所發(fā)揮的作用也在日益增加。構(gòu)建完善的檔案管理體系對(duì)于我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有著重要影響和意義。但是在實(shí)際檔案管理過程中仍然存在很多問題，這些問題使得檔案信息不能真正發(fā)揮其應(yīng)有作用。本文就結(jié)合這一問題進(jìn)行深入研究，探討如何進(jìn)一步構(gòu)建完善科學(xué)的檔案管理體系。
關(guān)鍵詞：管理體系;檔案管理;方式
檔案信息在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展過程中有著重要意義，構(gòu)建完善的檔案管理體系對(duì)于我國檔案管理工作至關(guān)重要，本文結(jié)合當(dāng)前我國檔案管理工作存在的問題，探討如何進(jìn)一步構(gòu)建完善的檔案管理體系。
1 當(dāng)前檔案管理體系不完善的具體因素
1.1 對(duì)檔案管理工作不夠重視
在我國檔案管理工作過程中工作人員在很長時(shí)期都沒有從心理上對(duì)其起到足夠的重視，所謂的檔案管理無非就是機(jī)械的抄寫檔案內(nèi)容，儲(chǔ)存一些檔案信息，只要檔案信息保密不外泄、不丟失就完成了檔案管理工作。但是在現(xiàn)代檔案管理過程中只進(jìn)行這些內(nèi)容是不可行的，不能真正發(fā)揮檔案信息在單位管理和經(jīng)營中的作用，不能為單位帶來直接的效益。然而，在我國大部分單位中無論是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，還是下級(jí)員工都忽視了檔案管理工作，并沒有對(duì)這一工作的重要性起到應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，使得檔案管理體系得不到應(yīng)有的重視。這也是造成檔案管理困境的重要因素。
1.2 檔案管理觀念過于陳舊，檔案管理水平相對(duì)較低
根據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在我國大部分從事檔案管理的工作人員都不了解檔案管理的具體要求和重要作用，僅僅局限于整理、收集、歸檔等初級(jí)的檔案管理方法，而對(duì)于檔案信息的合理利用方式并不了解。在檔案管理過程中工作人員缺乏收集意識(shí)，并不能將自己的精力投入到檔案管理工作中，只是將自己搜集來的檔案進(jìn)行存放，而沒有進(jìn)行檔案信息真實(shí)性的核查和檔案信息的挖掘。使得檔案信息常常出現(xiàn)錯(cuò)誤或者遺漏，大大降低了我國檔案管理的水平，影響檔案信息作用的發(fā)揮。
1.3 檔案管理硬件條件差，設(shè)備不全
在基層檔案管理過程中由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)等原因，使得大部分單位的檔案管理硬件條件差，很多單位連專門的檔案管理室都不建立。一些單位檔案管理室條件差，存在潮濕、狹窄等問題，一些檔案室“八防”設(shè)備不齊全，這些問題都會(huì)造成檔案受損，影響檔案的整潔和質(zhì)量。硬件條件差，設(shè)備不齊全也是造成我國檔案管理水平低的重要原因，只有檔案管理硬件水平提高，才能更好地完成檔案管理和存放工作，確保檔案信息不被損壞。
1.4 尚未構(gòu)建完善的檔案管理團(tuán)隊(duì)，工作人員專業(yè)素質(zhì)低
近幾年隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展建設(shè)，人們逐漸發(fā)現(xiàn)了檔案信息所起到的重要作用，并且開始對(duì)檔案管理工作起到一定的重視。目前我國已經(jīng)建立了一支檔案管理團(tuán)隊(duì)，但是這支隊(duì)伍中的工作人員普遍存在專業(yè)素質(zhì)低、文化程度差等問題，在實(shí)際檔案管理過程中工作人員不能利用自己的專業(yè)知識(shí)解決存在的問題。尤其是隨著檔案信息和內(nèi)容的.不斷加深，能夠深入挖掘和開發(fā)檔案信息的人才越來越急需，但是這些人才卻十分匱乏。
2 完善檔案管理體系的具體方式
在我國檔案管理過程中存在很多問題，這些問題對(duì)于我國檔案信息的合理利用有著極大阻礙，所以我國必須要重視檔案管理體系的建設(shè)，構(gòu)建完善的管理方式，這樣才能有效提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使得檔案管理工作有序進(jìn)行，主要要從以下幾個(gè)方面入手：
2.1 采取有效方式提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
作為一名檔案管理工作人員必須要具備專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，要能夠獨(dú)立解決檔案管理過程中存在的各種問題，并且采取適當(dāng)?shù)姆绞介_發(fā)檔案信息，發(fā)揮檔案信息的積極作用。這就需要檔案管理人員要不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參加各種與自身專業(yè)有關(guān)的培訓(xùn)或者是交流活動(dòng)，通過不斷的學(xué)習(xí)彌補(bǔ)自身不足，提高自己的專業(yè)水平。在日常的檔案管理過程中工作人員要落實(shí)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，掌握檔案管理過程中所涉及的規(guī)范和基本方法，合理運(yùn)用科學(xué)的檔案管理方式提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，嚴(yán)格遵循檔案管理原則。另外，檔案管理人員必須要與時(shí)俱進(jìn)，不斷結(jié)合自身檔案管理實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，不斷更新自身檔案管理理念和管理方式，這些都是檔案管理人員需要不斷提高的。此外，檔案管理人員還需要不斷提高自身思想道德水平，這樣才能在檔案管理過程中堅(jiān)守自身職業(yè)道德。檔案管理信息涉及單位隱私，對(duì)各單位經(jīng)濟(jì)利益或者效益會(huì)產(chǎn)生影響，檔案管理人員只有不斷提高自身思想道德水平，才能在管理過程中不泄露或者販賣檔案信息，保障檔案管理的私密性。在現(xiàn)代檔案管理工作過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)發(fā)揮著重要作用，所以必須要對(duì)這一問題起到足夠重視。
2.2 構(gòu)建完善的檔案管理制度
健全的檔案管理制度是完善檔案管理體系的制度保障，因此檔案管理制度必須符合以下要求：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。檔案管理的相關(guān)制度的制定必須以單位自身的實(shí)際情況為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)。實(shí)用性。制度必須具有可操作性，其制定必須以簡單明了、可操作性強(qiáng)為依據(jù)，使得工作人員在日常工作中能夠更好的堅(jiān)持和貫徹相關(guān)的規(guī)章制度。堅(jiān)持制度約束的雙向性。具體說來就是既能約束領(lǐng)導(dǎo)又能約束普通員工。加強(qiáng)執(zhí)行力度。相關(guān)的規(guī)章制度一旦制定出來就必須嚴(yán)格執(zhí)行，否則就會(huì)變成一張廢紙。規(guī)章制度的制定部門，同時(shí)也是監(jiān)督部門，必須確保規(guī)章制度完全的落實(shí)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2.3 增加檔案功能，發(fā)揮檔案作用
在日常的檔案管理工作當(dāng)中，工作人員要盡可能的使記錄內(nèi)容全面、客觀，并且隨著時(shí)間的推移及時(shí)對(duì)已有信息進(jìn)行更新。在新時(shí)代背景下，我們對(duì)檔案功能的開發(fā)方面也必須有所進(jìn)展，保留檔案原有的重要功能之外，檔案的內(nèi)涵也要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
2.4 不斷進(jìn)行檔案管理手段的更新發(fā)展
伴隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為社會(huì)生活中不可缺少的一部分，網(wǎng)絡(luò)也已經(jīng)廣泛的被應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，信息化是當(dāng)今社會(huì)的必然趨勢(shì)。相對(duì)于檔案管理工作來講，信息化可以使檔案管理工作效率大大提升，同時(shí)也使相關(guān)繁瑣的工作簡單化。近年來，國內(nèi)的許多單位已經(jīng)把信息化應(yīng)用到了檔案管理的工作當(dāng)中，大大提高了檔案管理的利用和檔案質(zhì)量。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行，這也為完善檔案管理體系提供了技術(shù)保證。
2.5 對(duì)檔案管理工作起到足夠的重視，提高檔案管理地位
在日常的工作當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都必須從心理上重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理的投入力度，提高檔案管理相關(guān)工作人員的待遇，為檔案管理配備具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員。這樣，檔案管理工作才能有效的進(jìn)行，才能保證檔案管理工作的質(zhì)量。
3 結(jié)束語
檔案管理體系的完善過程中，必須要有專業(yè)素質(zhì)的工作人員作為人力資源基礎(chǔ);同時(shí)，還必須制定相關(guān)的規(guī)章制度，作為保障;最后還必須提高檔案管理工作者的地位，從內(nèi)到外的把這項(xiàng)管理工作重視起來。在新時(shí)代的背景下，我們必須不斷的更新關(guān)于檔案管理的理念，積極探索先進(jìn)的管理模式，以便提高檔案的利用價(jià)值和更好的為單位提供服務(wù)。
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