建設工程電子檔案接收模式研究論文

建設工程電子檔案接收模式研究論文

　　一、檔案接收形式

　　(一)移交方式

　　1、在線模式

　　采取網上編制檔案或者實時在線上傳電子檔案。優點是檔案館可以實時看到檔案完成的進程，可實時檢驗，并可實現網上移交檔案；缺點是檔案編制單位必須具備上網條件，不便于普及。同時，檔案的保密性差，檔案編制效率低。

　　2、離線模式

　　采取線下編制檔案。優點是檔案編制效率高，便于普及應用，保密性高；缺點是檔案館不能實時掌握檔案編制情況。

　　(二)軟件模式

　　檔案接收軟件可以分為兩大類，統一檔案編制軟件、不統一檔案編制軟件。

　　1、統一檔案編制軟件目前檔案編制單位已經全部采用計算機軟件完成編制檔案。如果檔案館統一編制軟件，在技術上可以提供紙質檔案和電子檔案一致性檢查的措施，做到接收到的電子檔案真實可靠。檔案編制軟件應做到在保證檔案編制質量的前提下，盡量給檔案編制單位提供方便，便于推廣實現電子檔案的接收。

　　2、不統一檔案編制軟件為了兼容各個檔案編制軟件生成的電子文件，需要提供統一的檔案收集軟件，軟件中集成檔案接收目錄，檔案編制單位需要將檔案編制軟件生成的電子文件轉換成統一的格式，如pdf格式，或者將紙質檔案掃描成電子檔案；軟件中需要提供檔案接收目錄，檔案編制單位將電子文件和目錄鏈接。這個模式的優點是操作相對簡單，缺點是檔案編制單位需要掃描或者進行二次文件轉換成pdf，效率相對低。

　　(三)電子檔案組卷方式

　　1、按工程組電子卷該模式不分案卷，直接按檔案館的歸檔目錄直接形成電子包，在后期的電子檔案查詢時，依靠電子文件查找技術快速找到電子文件，方便快捷。

　　2、按照案卷組電子卷按照傳統紙質檔案組卷的方式組電子案卷，并且可實現卷內目錄和電子文件一一對應，缺點是效率低，優點是查找卷內目錄時可以直接看到對應的電子文件。

　　3、工程+案卷組電子卷采用統一的電子檔案編制軟件，可以自動生成按工程為單位的電子卷，在軟件中增加以案卷形式組卷的功能，填寫案卷的相關信息，利用選擇電子文件的方式形成卷內目錄，移交給檔案館時，提供標準的xml格式文件，該文件可以自動導入到檔案館的業務辦公系統中，實現自動著錄項目級、工程級、案卷級的功能，極大提高檔案館的辦公效率。

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　　《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2014)在2015年5月1日開始實施，明確規定在接收紙質檔案的同時接收電子檔案，且電子檔案采用電子簽章技術，使用CA證書保障電子文件合法性。住建部已經搭建了建設行業電子認證平臺，旨在解決全國范圍建設行業從業單位及人員CA證書通用性，降低企業成本，并在各地進行了應用。

　　二、電子檔案接收時應注意的幾個問題

　　為了能夠順利開展電子檔案接收工作，軟件系統應注意以下幾個問題：

　　(一)軟件系統要能做到使得每個檔案參與者都達到了效率的最大化；

　　(二)各館要根據自身實際情況，慎重選擇離線模式或在線模式；

　　(三)選擇合作軟件公司時，要充分考慮簽章效率以及電子檔案接收經驗的成熟度。

　　(四)選擇適合自己的檔案進館的電子檔案管理模式。

　　三、電子檔案接收實踐

　　由于各個檔案館的業務辦公系統各異，電子檔案接收軟件應提供開放式的xml格式文件接口，能把接收的電子檔案能夠順利導入到原有的系統中，從而解決系統的兼容性問題。為了更好地完成電子檔案的接收工作，應包含以下幾個系統：

　　(一)網上注冊系統

　　完成開工前和工程相關的各種基本信息的網上填寫保送，這些信息可以提供給原有業務辦公系統，便于進行項目級和工程級信息的自動著錄。

　　(二)電子檔案編制及電子檔案移交

　　電子檔案編制軟件除了完成檔案館接收的檔案內容外，還需要完成和工程相關的各個部門需要各種資料，在使用上應具有方便性、易用性、智能性、實用性、先進性、可擴展性等特點，最大程度地給使用者提供方便。在編制軟件中應嵌入電子檔案組卷、著錄及移交的功能，數據充分共享，形成包含項目級、工程級、案卷級、文件級、內容級的電子檔案，這些內容可以全部自動導入到業務辦公軟件中，極大地提高檔案人員的工作效率。在該軟件中還需要具有對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能；

　　(三)電子檔案的接收審核及完善

　　檔案館的接收端，同樣也要具備對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能，同時還具備對電子檔案的完整性進行補錄的功能，從而形成整個工程的電子檔案，便于以后查檔使用。

　　四、應用實踐

　　《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2014)已經要求移交紙質檔案的同時移交電子檔案，有些城市在該規范出臺前已經在探索電子檔案的接收工作了，并且獲得了寶貴的經驗，遼寧省鞍山市城建檔案館在全國率先應用住建部電子認證平臺，采用電子檔案編制軟件進行電子檔案接收工作，并實現了項目級、工程級、案卷級、及電子文件級的移交工作，在整個的體系中充分提高了各方的工作效率，為電子檔案接收管理工作做了積極的探索。

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