退貨流程管理制度

退貨流程管理制度模板

　　在充滿活力，日益開放的今天，制度使用的情況越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的退貨流程管理制度模板，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　一、退貨管理流程

　　銷售部門按獲客戶所傳達的銷貨退回信息時，應盡快地將銷貨退回的信息通知質量部門和市場部門，并主動會同質量部門人員確認退貨原因。客戶退貨原因明顯為公司責任（例如：料號不符、包裝損壞、產品質量不良等）時，應迅速根據退貨資料及初步確認結果受理退貨，不得壓件不處理。

　　若銷貨退回之責任不客戶時，則銷售及質量管理部門人員應向客戶說明判定之依據、原委、及處理方式。如果客戶接受，則請客戶取消退貨要求，并將客戶退貨相關資料由質量管理部門儲存管理。如果客戶仍堅持退貨時，銷售、質量管理部門人員須委婉向客戶說明，如果客戶無法接受時，再會同市場部門做進一步協商，以“降低公司損失至最小，且不損及客戶關系”為處理原則處理。

　　1．銷售部門應主動告知客戶有關銷貨退回的受理相關資料，并主動協助客戶將貨品銷售部門。

　　2．退回的貨品需經由銷售部門初步核對數量與退貨單收貨倉庫后，由物管部門入庫。

　　3．客戶退貨的不良品退回倉庫時，物管部門應點清數量是否與“退貨退回單”標示相符，并將退貨的不良品以“拒收標簽”標示后，隔離存放，并通知質量管理部門確認退貨品的品質問題。

　　4．若該批退貨品經銷售部門與客戶協商補貨時，則會同相關部門迅速擬定補交貨計劃，以提供相同號料、數量的良品給客戶，避免造成客戶停線，而影響客戶利益。

　　5．如果客戶有及時生產的迫切需求時，銷售部門得依據客戶的書面要求或電話記錄主管同意后，由物管部門安排良品更換，不得私下換貨。

　　6、質量管理部門確認銷貨退回品的品質狀況后應通知物管部門，安排責任部門進行重工、挑選、降級使用或報廢處理，使公司減少庫存（呆滯品）的壓力。

　　7．責任部門應確實進行返工或挑選以確保不良品不會再流入客戶生產線上，并于重新加工、挑選后向質量管理部門申請庫存重驗。

　　8．質量管理部門需依據了出貨“抽樣計劃”嚴加檢驗方式重驗其品質，如為合格產品可經由合格標示后重新安排到良品倉庫內儲存，并視客戶需求再出貨，凡未經質量管理部門確認的物品一律不得出貨。

　　9．銷貨退回的款及登記管理由財務（會計）部門依據銷貨退貨回單辦理扣款作業。

　　10．質量管理部門應繼續追蹤銷貨退回之處理及成效，并將追查結果予以記錄。

　　質量管理部門應回饋客戶報怨銷貨退回處理狀況給工程標準處及相關部門存查，作為改善及查核參考。

　　二、商品退貨的清點

　　接到客戶退貨，首先有必要去查點數量與品質，確認所退貨的種類、項目、名稱是否與客房發貨單記載相同。

　　首先，數量是否正確。例如一盒與一箱，雖只差一字，因一箱24盒，故實際上而言，數量相差24位之多。

　　其次，確定退貨物品有無損傷，是否為商品正常狀態。有時，因是“不良品”而遭退貨，廠商受理退貨后就要加以維修。

　　清點后，倉庫的庫存量要迅速加以修正調整，而且要盡快制作退貨受理報告書，以作為倉庫入庫和沖銷銷銷貨額、應收帳款的基礎資料。此程序若不及時實施，“應收帳款余額”與“存貨額余”在帳面上都不會正確，造成財務困擾。

　　三、商品退貨的會計處理

　　當客戶將商品退貨時，企業內部必須有一套管理流程，運用表格式管理制度，以多聯式“驗收單”在各部門流動，對客房所退的商品加以控制，并在帳款式上加以調整。牽涉到部門，分別有“商品驗收的部門”、“信用部門”、“開單部門”、“編制應收帳款明細帳的部門”、“編制總帳部門”。若公司人員少，部門不多，可將上述“部門”工作加以歸納到相關部門的工作職責上。下為某飲料公司對于“商品退貨”的管理流程：

　　1．客戶退回貨品后，送至驗收部門。驗收部門驗收完畢后，填制驗收單二聯，第一聯送交信用部門核準銷貨退加，第二聯依驗收單號碼順序存檔。

　　2．信用部門收到驗收單后，依驗收部門的報告核準貨退，并在驗收單上簽名核準，以示負責；同時將核準后的驗收單送至開單部門。

　　3．開單部門接到信用部門轉來的驗收單后，編制貸項通知單一式三份，第一聯連同核后驗收單，送至應收帳款式明細帳、貸記應收帳款。第二聯通知客戶銷貨退回已核準并帳。第三聯依貨項通知單號碼順序存檔。

　　4．會計部門收到開單部轉來的貸項通知單第一聯，驗收核單后，核對其正確無誤后，于“應收帳款明細帳”貨入客戶明細，并將貨項通知單及核準后驗收單存檔。

　　5．每月月底總帳人員由開單部門取出存檔的貨項通知單，核工業對其編號順序后，加總一筆后入總分類帳。

　　四、如何管理經銷商的理賠退返

　　對于發生批量質量問題產品，一般公司要退換貨，具體程序下：

　　1．銷售人員在執行銷售合同過程中，統一給予經銷商某一項額度的理賠費用（或補償金）。

　　2．分公司（經營部、辦事處）對經銷商退返故障作修復處理，修復后返還經銷商，原則上不予更換、不予退貨。

　　3．分公司（經營部、辦事處）按到經銷商退返故障貨品后，組織服務人員立即對其進行開箱檢驗，并非“接收清單”上詳細記錄檢驗結果。分公司（經營部、辦事處）與經銷商代表在“接收清單”上簽字確認后，由經銷商簽字存留“接收清單”商家保管聯的提貨憑借。

　　4．對保修期內故障貨品予以免費維修，不收維修費和故障無件費；三提保修期外的故障貨品，按公司標準規定收取維修費和元件費用；所有非生產質量問題引起的損壞以及附件（如接線、遙控器等）遺失、，材料、配件補充費用由經銷商承擔。

　　5．故障修復后，經銷商“接收清單”保管聯擔加商品，經銷商在注明欄注明“已歸還”并簽名。

　　6．經銷商提回商品時，分公司（經營部、辦事處）須計算出經銷商應付修理費用，并列出清單，由經銷商支付費用。

　　7．銷售部會同市場部、財務部及生產部門審批，經有效審批人簽名和財務核實退換貨商品、價格，回復有關部門執行。

　　8．倉管人員憑已審批同意的“商品退換貨審請表”，按規定填寫貨物驗收入庫手續，同時填寫“商品退換貨申請表”。

　　9．凡未經公司有效審批人員審批，分公司（經營部、辦事處）擅自辦理退貨手續者，按退貨金額的50%扣罰地區財務人員，10%扣罰分公司經理（經營部、辦事處主任）。

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