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物業公司會議管理制度
在當下社會，制度使用的頻率越來越高，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的物業公司會議管理制度，歡迎閱讀與收藏。
物業公司會議管理制度1
第一條、 根據公司《章程》規定和精細化管理要求，為進一步規范會議內容和程度，提高公司的辦公質量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司運營水平，特制訂本制度。
第二條、 會議要求：
一、 會議應根據實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協調公司內部各方面關系、解決問題、安排部署工作。
二、 會議應注重質量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；嘲笑地類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。
三、 講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。
四、 嚴格會議紀律。會議主辦部門應加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。
第三條、 本制度適合于公司及穩中有降部門的工作會議和專業會議，如公司領導工作例會、總經理辦公會、公司銷售例會、公司專項會議、部門例會等。
第四條、 公司各類會議及其安排如下：
一、 公司領導工作例會
�。ㄒ唬┕绢I導工作例會每月召開一次，于每月的第一個工作日上午召開。
�。ǘ┕绢I導工作例會出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人；會議由總經理主持，總經理因故不能出席時，授權公司其他領導成員主持。
�。ㄈ┕绢I導工作例會的主要內容是：會議主持人通報重要事項；各部門負責人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要 協調解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案；與會人員討論有關事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。
�。ㄋ模┕绢I導工作例會由辦公室負責組織和記錄，議定事項形成《公司領導工作例會會議紀要》，由辦公室起草，經辦公室主任審核后，由總經理或主持會議的其他公司領導簽發。
二、 總經理辦公會
�。ㄒ唬┛偨浝磙k公會不定期召開，由總經理根據需要決定召開，總經理辦公會議題如有意見或建議，可在會前提出。
�。ǘ┛偨浝磙k公會研究決定公司重大事項，主要內容：
1. 審議公司的發展戰略、中長期規劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產重組和對外合作項目；
2. 審議決定公司年度財務預算和內部利潤分配方案及彌補虧損方案；
3. 審議公司業績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；
4. 研究公司內部管理體制、組織機構設置與調整方案；
5. 研究公司重大改革方案和部署；
6. 審議通過公司重要規章制度；
7. 研究決定公司生產經營和管理中的重大問題；
8. 討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；
9. 總經理認為應研究審議的其他問題。
�。ㄈ┛偨浝磙k公會參加范圍為：公司領導成員；根據會議議題，公司相關部門負責人參加�？偨浝碇鞒謺h；總經理辦公會議出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人。
�。ㄋ模┛偨浝磙k公會議定事項形成《總經理辦公會紀要》，由辦公室根據會議記錄起草，報總經理簽發。
�。ㄎ澹┛偨浝磙k公會討論的有關文件原則上會前要求送與地人員閱研。
�。┛偨浝磙k公會的材料、記錄、紀要均為公司涉密文檔，由辦公室妥善保存，并于下一年度的二月底前歸檔。查閱會議材料、記錄、紀要須經公司辦公室主任批準。
三、 公司專項會議
公司專項會議是公司領導依據公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經理委托，就專項工作召開的辦公會議。
專項會議由總經理或其他公司領導成員召集和主持，有關部門負責人參加。
會議由專項工作主辦部門負責組織和記錄，辦公室配合。會議議定事項形成《專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起劃，經辦公室審核，報主持會議的公司領導簽發。
四、 公司銷售例會
（一）公司銷售例會每月召開一次，于每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由銷售總監決定。
（二）公司銷售例會由銷售總監主持，銷售部經理、銷售主管和區域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總經理根據需要出席。銷售總監因故不能出席時，授權銷售經理或銷售主管主持。辦公室負責人列度會議。
�。ㄈ┕句N售例會的主要內容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經理或銷售主管總結公司當月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進行預測，研判行業發展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經理通報重要事項并提出工作要求。 公司銷售例會期間，銷售總監與管區域銷售專員個別談話，進行指導，銷售部、銷售主管參加；同期，由銷售部經理或銷售主管主持，對銷售人員進行培訓、考試和考核。
�。ㄋ模┕句N售例會由銷售部負責組織和記錄，議定事項形成《公司銷售例會紀要》，由銷售部起劃，經銷售部經理或銷售主管審核后，報銷售總監或其他會議主持人簽發，副本送辦公室備案。
五、 部門例會
（一）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據工作需要決定，但必須服從公司統一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。
�。ǘ┎块T例會由各部門負責人主持，該部門全體員工參加。
（三）部門例會的主要內容：部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人提出部門下周工作要點、具體安排和有關要求。
�。ㄋ模┎块T例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要、工作要點及時限要求。
六、 公司及部門其它臨時性會議，另外安排確定。
第五條、 會議計劃與統籌
一、 每月28日前，辦公室應與各部門協調確定下月計劃召開的各類公司級會議，統一報總經理審批后，會同公司領導工作例會、部門例會，編制《公司月度會議計劃》，于月底發放給公司領導和各部門負責人。
二、 凡辦公室已列入《月度會議計劃》的.會議，如需改期，或遇特殊情況需安排的臨時會議時，會議主辦部門應提前2天完成會議提議和報批手續，并報請辦公室調整會議計劃。未經辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
三、 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：總經理辦公會、公司領導工作例會、公司銷售例會、部門會議。
因處置突發事件而召集的緊急會議不受本規定限制。
第六條、 會議準備
一、 會議通知遵照以下規定：
1、已列入《月度會議計劃表》的會議，月中無調整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接通知參會人員；
2、屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進行會議通知：
�。�1） 未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；
�。�2） 雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題，需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
�。�3） 其它主辦人認為應另行通知的情況。
3、會議通知期一般應提前一天以上通知對象為與會人和會務服務提供部門；
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料，會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知。
二、 會議的其它準備工作遵照以下規定：
1、會議主辦部門應提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實并布置會場，準備好會議所需的各種設施、用品等；
2、公司召開的公司級會議會務服務統一歸辦公室負責。
3、各部門召開會議需用公司會議室的，應向辦公室書面提出，由辦公室統籌安排。
第七條、 會議組織
一、 會議組織遵照“誰主辦、誰組織”的原則
二、 會議主持人須遵守以下規定：
1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標，議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復核，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。
5、主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。
三、 參會人員須遵守以下規定：
1、應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到；
2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題；
3、遵循會議主持人對議程控制的要求；
4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言；
5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；
6、做好本人的會議紀錄。
四、 會議記錄。
公司各類會議均應設專用 記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規定：
1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要；
2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；
3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“決議”字樣；
4、會議原始記錄應于會方當日、會議紀要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；
5、負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準；
6、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
五、 會議紀要和會議記錄的發放、傳閱、歸檔：
1、公司級會議紀要的發放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查；
2、各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送辦公室統一歸檔備查；
3、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。
第八條、 會議跟進
一、 會方決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門躍進落實，
會議主持人另有指定的，從主持人指定 ；
二、 會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；
物業公司會議管理制度2
第一條 責任范圍：適用于本公司全部所轄區域。
第二條 主要職責：
貫徹執行公司關于內部安全保衛工作的方針，政策和有關規定，建立健全各項保安工作制度。
第三條 崗位職責
(一)保安隊長的工作職責：
負責保安隊伍的建設、園區安全消防工作，負責監督執行園區得紀律和規定及保安隊內部各項規定，及時把每天所發生異常事件呈報給上級主管，及時傳達、落實上級命令。 具體如下：
1. 負責維護管轄區域內治安秩序，預防和查處安全事故，做好與相關單位的聯系聯防工作。履行保安人員工作職責。
2. 制定各類突發事件的處理程序，建立和健全各項安全保衛制度。處理當班突發事件，如火災、偷盜等立即報警，并迅速與消防隊、治安辦部門聯系。
3. 建立正常的巡視制度并明確重點保衛目標，做到點、面結合。
4. 根據所管轄區域的大小和周邊社會治安情況，配備相應的保安人員，并對保安人員落實24小時值班制度的情況進行監督和檢查。
5. 密切保持與保安人員的通訊聯絡，每天不定時巡視管轄區域的安全工作，檢查各值班崗位人員的值勤情況并適時進行指導。保安隊長對保安崗哨堅持不定時的查崗及查夜，及時指出保安人員的工作失誤及不規范的行為。 每日查勤主要有以下內容：
5. 1 保安儀容儀表;
5.2 當班保安值班日志及巡邏記錄; 物件簽收事宜;
5.3 人員、車輛、物品出入記錄;
6. 完善管轄區域內安全防范措施,檢查安全設施、設備、器材的使用情況，保證其能在工作中達到預定的使用效果。
7. 檢查管轄區域內有無妨害公共安全和社會治安秩序的行為,有無違反規章制度的行為,并及時進行糾正,提出處理意見,跟進處理結果。
8. 協調本部門和其他部門的工作，提高工作效率。
9. 接待投訴，協調處理各種糾紛和治安違紀行為。
10. 負責對保安人員的管理、督導訓練與考核。做好保安人員的出勤統計，業績考核等管理工作。
11. 掌握保安人員的思想動態，定期召開隊務會議，做好思想溝通工作。定期對保安人員進行職業安全，思想道德和各類業務技能培訓。
12. 做好保安隊各種內外文件、信函、資料的整理歸檔;各種通知的起草以及各類案例處理的書面報告。
13. 以身作則，親力親為，全面提高安全管理工作的質量。完成上級臨時交辦的事項。
(二)保安人員工作職責及注意事項
保安人員的工作職責：執行公司的安全、門禁的相關制度并填寫相關報表、異常事件的匯報。
1. 保安人員必須為人正直，作風正派，以身作則，處事公正，對工作有高度的責任感，不玩忽職守。上崗前按規定著裝，儀容儀表要端莊、整潔，自我檢查是否作好上崗準備，遵守甲方單位有關規定在嚴禁在非抽煙區抽煙，嚴禁飲酒上班及睡崗。
2. 維持園區正常工作秩序、治安秩序，消除隱患于萌芽狀態，防患于未然。必須嚴格遵守公司的各項規章制度，如有違反，則按有關規定進行處罰。
3. 認真履行值班登記制度，值班中發生和處理的各種情況在登記薄上進行詳細登記，交接班時移交清楚，責任明確。
4. 對來訪客人熱情、有禮、耐心文明問詢和主動引導，維護公司良好形象。對夜間送貨到園區的客戶或司機要熱情問候，以禮相待并負責通知相關企業人員驗收貨物。
5. 根據各單位情況，要求立崗的，必須服從保安隊長安排。
6.工作時間：白班時間為上午 7︰00-下午19：00 晚班時間為下午19：00-上午7：00每月正常休息4天，節假日無補貼，嚴格執行勞動紀律，上班不遲到、不早退、不準私自離崗。有私事或生病不能上班須事先請假，經領導同意后方可離開。
7.站崗要端正，不得缺崗、誤崗(遲到和早退)站崗的執勤保安不得下崗、蹲崗，隨意走動，不能東倒西歪、說話打鬧，也不得有其他的'小動作，非遇緊急情況不得走下崗臺。
8. 維持門崗的交通秩序，指揮好進出的車輛，文明值勤，禮貌詢問，對 出入區域的車輛、人員及其攜帶的物品應按規定進行檢查并作好登記。
9.保安人員站崗和執勤時，須穿公司規定的制服，佩戴員工識別證。
10. 保安值班要高度戒備，加強對重點部位的治安防范，加強防盜活動，及時發現可疑人和事，并進行妥善處理。
11. 加強防火活動，及近發現火災隱患苗頭，并消除之。應熟記園區內各處水、電、燃料、開關、門鎖及消防器材的地點，以免臨急慌亂，定期對消防水管進行檢查登記，如有發現有失效的應立即通知保安隊長。對重要的電燈、門窗等有缺損時，應及時上報主管部門處理。
12. 保安應該負責門衛室日常清潔衛生工作，以保持室內清潔整齊美觀。
13. 監督員工遵守安全守則，規章制度。保安每天下班前須將各類出庫單據收齊，送交相關部門備查。配合領導做好下班后值班工作。
14. 保安必須提前十五分鐘到崗，要有飽滿的精神執勤。做好工作交接，正確記錄當班值班日志和案件筆錄，及時提出相關工作報告。
15. 保安人員必須按照保安隊長制定的計劃訓練時間進行訓練，非特殊情況，不得缺席。
物業公司會議管理制度3
為樹立良好的企業形象,維護企業財產和員工的安全,加強本公司的保安勤務管理,特制定本辦法,加強對水電消防設施的巡查,發現問題及時報告上級處理,對因工作失誤者,追究其保安責任。
1.目的:為樹立良好的企業形象,維護企業財產和員工的安全,加強本公司的保安勤務管理,特制定本辦法。
2.范圍:本公司及物業管理公司的所有保安人員。
3.保安部管理制度
3.1.遵守國家和地方政府的法律法規以及公司各項規章制度。
3.2.服從管理,聽從指揮,廉潔奉公,敢于同違法犯罪分子作斗爭。
3.3.堅守崗位,忠于職守,嚴格執行崗位責任制。
3.4.儀容整潔,講究文明禮貌。
3.5.值班時禁止喝酒、吸煙、吃零食;不準嬉笑、打鬧,不準會客、打電話、看書報;不準做其他與值班執勤職責無關的`事。
3.6.不準包庇壞人,不準準貪污受賄,不準徇私舞弊。
3.7.不準擅自帶人進入單位宿舍, 不準留宿客人。
3.8.愛護各種警械器具裝備,不得丟失、損壞、轉借或隨意攜帶外出。
4.保安部員工上班管理制度
4.1.嚴格遵守公司的各項規章制度。
4.2.著裝整齊、儀表端莊、精神飽滿、文明禮貌,不準便裝、制服混裝上崗。
4.3.按時上、下班,嚴禁遲到或早退。
4.4.服從命令,聽從指揮,完成上級交給的任務。
4.5.堅守崗位,不擅離職守,因事離崗必須請示當值領班。
4.6.不準利用工作之便無故刁難顧客、業主和賓客。
4.7.不準利用工作之便動用公司財物。
4.8.嚴禁睡覺、喝酒、監守自盜。
4 .9.加強對水電消防設施的巡查,發現問題及時報告上級處理,對因工作失誤者,追究其保安責任。
5.保安部日常管理制度
5.1.保安部依據公司的《員工守則》對保安員進行管理,同時根據“嚴格培訓、嚴格管理”的要求,在實施具體管理時更應強調保安工作的重要性。
5.2.保安員應“律人先律已”,如保安員違反公司紀律,一律從嚴處理。
5.3.對保安員的日常管理和培訓工作由保安部經理負責,并向分管保安副總經理負責。
5.4.保安部例會每周一次,傳達上級指導,小結工作及進行思想教育。
6.值班查勤規定
6.1.領班對保安崗哨及人員堅持不定時查崗查夜,及時糾正保安人員的不規范行為。
6.2.查崗查夜的時間由領班自行安排,但白天不得少于二次,晚上不少于一次。
6.3.查勤形式可作全面檢查也可抽查。
6.4.在查看時發現有違紀行為者,應及時記錄并作為考核的內容。
6.5.每日查勤情況應詳細記錄于查勤月報告上,次月交公司領導審查。
6.6.查勤內容:
6.6.1.保安儀容、儀表。
6.6.2.當班保安日記。
6.6.3.防盜報警監控等系統是否正常。
6.6.4.物件簽收事宜。
6 .6.5.人、車、物出入等稽核。
6.6.6.異常事件的處理。
6.6.7.保安員的巡邏事項。
7.值班交接規定
7.1.按時交接班,詳細了解上班值班情況,做到心中有數。
7.2.查看保安值班日記,檢查所交接的公文、信件和證件。
7.3.檢查公司重要地點的出入人員。
7.4.查看了解上級規定指示的事項。
7.5.送貨或寄存物品的轉交,轉交的時間、地點、人數要詳細寫清楚,并落實好。
7.6.交接班時,仔細檢查對講機、警棍和充電器、手電筒的使用狀態。
7.7.接班后,警具、警械應隨身攜帶,不得交與無關人員玩耍。
7.8.接班時,移交物品如有人為損壞(因公損傷除外),應追究當事人責任。
7.9.所有交接物品,應在當面交接時清點檢查清楚,并詳細記錄于保安日記上,以保證遇緊急情況能投入正常使用,否則,由接班保安負責。
8.突發事件處理
8.1.遇火災、水災、臺風等自然災害時應勇于救護,情節嚴重應迅速向有關部門和主管匯報,如臺風警報,保安人員應時刻準備著,加強對重點位置的保護。
8.2.遇打劫、偷盜等危害小區、酒店、富麗達花園等區安全的行為,值班保安應迅速與保安領班及其他保安聯絡,并立即撥打“110”電話報警,處理完事件后,應將事情經過詳細記錄在保安日記上,嚴重事件應保護好現場,等待公安處理。
8.3.員工之間發生糾紛或不軌行為,保安人員應及時勸阻,并制止事態的發展,本公司員工與外來人員發生爭吵、斗歐等行為,應協助調解,并及時報告保安領班或當值領導。
8.4.員工發生急病或工傷應立即通知當值領導以便公司安排車輛及時送往醫院治療
物業公司會議管理制度4
1、目的：
為進一步規范公司會議管理,做好上情下達和下情上報工作,實現公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,提升公司運營水平,確保會議內容及議定的事項得到有效落實,特制訂本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司內部會議管理。
(各項目內部會議管理規范由項目自定,報總經辦審批后執行)
3、管理權責：
3.1 總經辦負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。
3.2 會議提擬人或主辦職能部門負責會議的組織工作,并有權對違反本制度的行為提出處罰。
4、會議分類：
備注:如公司會議需提前或延遲等特殊情況,總辦將提前通知。
5.會議要求:
5.1、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理,會議記錄人負責會議議定事項的督辦和催辦,并將督辦和催辦情況報告會議主持人。(來自:)必要時應按照會議主持人的要求形成會議紀要,以使大家共同遵照執行。每月底總經辦檢查會議記錄及落實情況,并作為考核當事人工作的依據。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄,用以備忘。
5.2、講究會議質量。各類會議主持人會前應與參會人員充分溝通,做到心中有數。對議而不決的事項提出解決的原則與方法,并對此負責。各類會議力求精干高效用數據說話,部署的工作做沒做,做到什么程度,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復,防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。
5.3、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施,與會負責人要按照落實要求,層層進行傳達貫徹,務必使直接執行人明確是什么、為什么、怎么做,對經常性工作要作用制度的形式確定下來,力求使每次會議都有具體的成果。
5.4、嚴格會議紀律。會議管理是保證會議質量的一項措施。與會人員應有機的安排工作,認真準備、準時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為履行職責。
6、管理內容:
6.1 會議計劃與統籌
6.1.1 每月28日前,總經辦應與各項目協調確定下月計劃召開的項目例會,統一報總經理審批后,匯同公司例會編制《月度會議計劃》,于月底前發放至各項目/職能部門負責人。
6.1.2 凡總經辦已列入計劃的項目例會,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時,項目應提前2天報請總經辦調整會議計劃。
6.1.3 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為:公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。
6.2 會議準備
6.2.1 會議通知遵照以下規定:
1、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調整的,不再另行通知,由各項目按計劃表直接通知與會人;
2、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:
(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;
(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明;
(3)其它提擬人認為應另行通知的情況。
3、會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門;
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,應以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。
6.2.2 會議的其它準備工作遵照以下規定:
1、會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃
草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作;
2、會所根據會議提擬部門要求提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等;
3、公司總部召開的公司級會議會務組織統一歸口總經辦負責。
4、各項目/職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的,應提前向會議室管理部門(會所)提出工作聯系單,由會議室管理部門(會所)統籌安排。
6.3 會議組織。
6.3.1 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。
6.3.2 會議主持人須遵守以下規定:
1、主持人應不遲于會前 5 分鐘到達會場,檢查會務落實情況,做好會前準備。
2、主持人一般應于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,進行必要的說明。
3、會議進行中,主持人應根據會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言,以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。
5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。
6.3.3 與會人須遵守以下規定:
1、應準時到會,并在《會議簽到表》上簽到。
2、會議發言應言簡意賅,緊扣議題。
3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質的會議,原則上不在會上進行討論性發言。
5、遵守會議紀律,與會期間應將手機調到無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。
6、做好本人的會議紀錄。
7、會議決議事項,與會人員應在會后立即執行,不得拖延或敷衍了事。
8、各職能部門/項目要把每次會議精神傳達到基層員工,也可根據自己部門/項目的實際情況,定期召開部門/項目級會議傳達會議精神。
6.3.4 主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。
6.5 會議記錄:
6.5.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。
6.5.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定:
1、各項目應常設一名會議記錄員(一般為本項目的內務文員,名單報總經辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
2、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要,臨時指定會議記錄員。
3、總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經辦文員負責會議記錄工作,總經理另有指定的,從總經理指定。
6.5.3 會議記錄員應遵守以下規定:
1、以專用會議記錄本做好會議的'原始記錄及會議考勤記錄,根據需要整理會議紀要。
2、會議記錄應盡量采用實錄風格,確保記錄的原始性。
3、對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
6.5.4 下列情況下,應整理會議紀要: 1、公司各類行政會議; 2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議; 3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。
6.5.5 會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項目下對口部門的會議紀要及各項目每周行政例會的會議紀要須報總經辦一份存檔備查。
6.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規定: 1、各職能部門負責組織的公司各類會議的會議記錄,由本部門負責日常歸檔、保管,但應作為機要檔案每季度及時轉總經辦統一歸檔備查。 2、各職能部門內部會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。
6.5.7 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。
6.6 會議跟進
6.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。
6.6.2 集團總經理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經辦負責落實,集團總經理另有指定的,從集團總經理指定。
6.6.3 會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
7、獎懲
7.1 獎罰:計入員工績效考核制度體現
7.2 遲到、早退、缺席
1、遲到所有參加會議的人員在會議規定召開時間后 5 分鐘內未到的,計為遲到。
2、早退凡參加會議人員,如未經主持人同意在會議召開結束前 5 分鐘提前離開 會場的,計為早退。
3、缺席凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,計為缺席。
8、附則。
8.1 本制度由廣州XX物業管理有限公司總經辦負責解釋。
8.2 本制度由總經理批準后生效,自頒布之日起執行。
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