在知識經濟時代,企業必須在上司管理者與下屬員工之間,建立一種長期的對等合作關系,圍繞著提高整體績效展開循環管理。
在知識經濟時代,企業必須從“績效考核”轉向“績效管理”,通過管理者的努力,釋放員工的能量,為企業發展和整體業績作貢獻,必須在上司管理者與下屬員工之間,建立一種長期的對等合作關系,圍繞著提高整體績效展開循環管理。
“績效管理循環”包括四個環節:明確工作任務、糾正工作偏差、評價個人價值、兌現個人利益。整個績效管理過程需要記錄在案,尤其是上司“傳、幫、帶”的內容必須記錄,作為人力資源管理的決策依據。明確工作任務每個管理者上司要在“目標管理”的基礎上,依據績效指標(KPI)指導和幫助下屬明確年度的工作任務,明確學習計劃和成長方向。這個環節大約需要持續一個月的時間。
第一,明確工作任務。對每個下屬員工來說,企業在“目標管理”中確定的各環節“績效目標”(個人級KPI)只是一個抽象的概念。管理者上司必須指導下屬員工,把“績效目標”轉化為“工作任務”,并促進下屬形成見解、思路、對策和計劃。
在這過程中,上司的責任就是促進下屬思考,而不是越俎代庖、代人受過。管理者不能圖省事,更不能當甩手掌柜,要學會傾聽,聽取下屬的心聲,反復推敲和審視下屬的見解和思路,找出其中的破綻和不足,憑借自己的經驗和知識,在認可下屬合理意愿的前提下,持續對下屬提出質疑,促進下屬深入調研和思考,直至下屬清楚承擔的是什么任務、涉及到哪些方面、有何內在聯系、成敗的關鍵是什么。借用王永慶的話,管理不是什么玄學,而是一項麻煩的工作,只有今天不怕麻煩,才能避免明天可怕的麻煩。任正非的話是“思想上的艱苦奮斗”。否則,人才隊伍培育和企業持續發展,只能是一句空話。
在這過程中,上司的責任就是圍繞著布置任務、傳授知識和經驗,使下屬把握企業的意圖和上司的要求,從而,更好地理解任務的性質和內涵,制定出切實可行的計劃方案。世上沒人天生就會做事情,人與動物的區別在于“可塑性”。按照日本公司的經驗,上司在布置任務時,要求下屬復述“執行任務的思路”,并有針對性地提供經驗和知識。如果遇到的是一個新手或一項全新的任務,更是不厭其煩,要求下屬復述5次,直至產生“質感”,確保“一次做到位”,確保整體協同的有效性。
第二,明確成長方向。盡管人們都說“員工是企業的財富”,但是,很少有企業關注“人才隊伍”的培養和把員工的“工作、學習、成長和業績”聯系起來。相反,企業往往省略了員工的“學習和成長”的環節,驅使員工在“工作”和“業績”中循環往復、疲于奔命。
管理者應該從“督促下屬工作”轉向“幫助下屬成長”,從“關注下屬業績”轉向“激勵下屬學習”,鼓勵和幫助下屬員工制定學習和訓練計劃乃至職業規劃。日本公司設立專門的基金或專項開支,支持員工的“自我開發計劃”,并通過工作過程的歷練,獲得持續成長和成功的感覺,維持學習和工作的熱情。
在這個過程中,上司的責任就是指明下屬的長處、優勢以及應有的表現,幫助下屬認識自己,把握學習和成長的方向。并使下屬明白,學習不是為了彌補不足、改善短處,而是為了張揚自然的人格力量,并把這種力量轉移到工作中去。學習可以消除障礙、縮短時間,使人在自己的長處上迅速成長并獲得自信,成為對組織有用的專門人才。按照德魯克的說法,“造就人”是上帝的事情,管理者的任務是“物盡其用、人盡其才”。
在這個過程中,上司的責任就是指明下屬的工作任務、責任或結果要求,使下屬明確學以致用、提高工作能力、增長專業知識,使下屬的學習和訓練計劃有的放矢、立竿見影,有助于識別環境和機會、把握競爭和需求、懂得人性和交往、強化交流和合作、降低成本和費用、提高速度和質量。現時,每個工作者的動機和行為本質上是“自我引導”的,這種內生的自我引導力量,源自工作的挑戰性,源自個人成長和成功的沖動。按照赫茨博格的說法,除了工作,我們找不到任何手段,可以持續調動工作者的積極性。
糾正工作偏差
這個環節貫穿于整個工作年度,由上司持續跟蹤下屬的工作過程和任務完成情況,不間斷地進行檢查,發現偏差、尋找原因、采取措施、及時糾偏,確保整體協同的有效性,確保每個員工如期完成任務。
第一,檢查落實情況。諸多企業或老板,把經營上的成功誤解為組織的成功,把經營一種關系或資源的能力誤解為管理能力,不知“組織與管理”為何物,以為企業就是“大賣場”,以為員工就是交易伙伴,企業和員工的關系就是“交易關系”,以為只要明確“績效指標和利益分配”,內部交易就算成立,剩下的事情就是等待結果。依據考核結果論功行賞或獎勤罰懶、優勝劣汰,結果使“績效考核”成為最不受歡迎、最無效的管理工具。
企業必須把“績效指標”作為檢測標準,而不是內部的買賣合同條款,必須把“績效考核”作為管理者的一項責任,而不是驅使下屬工作的手段,更不是賞罰予奪的權力。每個管理者必須承擔起這項監督檢查的責任,站在全局立場上,充分認識績效指標體系的含義,把握指標背后的整體協同關系;依據績效指標以及制度規定的檢查事項和檢查方式,不折不扣地檢查下屬的工作狀態和實際結果,發現問題,糾正偏差。
企業必須明確上司和下屬之間的連帶責任關系,促進管理者承擔監督檢查的責任。如果一項工作沒做到位,或一件事情發生差錯,則是下屬的責任;如果不能發現并糾正偏差,或影響職務之間或部門之間的協同,或導致下屬績效目標不能按時完成,則是上司的責任。換言之,管理者的責任和存在價值,就是維系整體協同的有效性,就是幫助下屬彌補過失、完成任務、達到預期的績效目標。海爾和華為公司的做法如出一轍。下屬沒有完成績效目標,追究上司的責任;造成系統失效,罷免上司的職務,通常是一免到底。韋爾奇的做法是:完不成績效目標扣除經理人或主管的獎金。管理者必須非常勤政,必須不斷地檢查、落實,再檢查、再落實,直至實現最終的績效目標。企業必須責成管理者如實記錄過失事件和意外事件,以及糾偏方案、計劃和過程;并建立嚴格的監察和經營審計制度,對管理者加強監督和審查。只有這樣,才能打通管理職能的“任督二脈”,才能避免管理階層的平庸和不作為。
企業應該把“績效考核”和“貢獻評價”兩者分開來,以便縮短考核周期,或增加考核的頻度。海爾和蒙牛公司對基層員工的考核是一天一個周期,所謂“日結日清,日清日高”。思科對一線營銷業務人員的考核間隔時間是一周,他們認為業務人員的考核或檢查間隔時間超過一周,一旦發生偏差,損失就難以彌補和挽回。每個管理者可以依據實際情況和客觀需要,按照實現最終績效目標的要求,設定每次考核的重點和細項。
諸多企業把“績效考核”與“貢獻評價”混為一談,致使績效考核指標,無法集中于可量化的“系統控制事項”上,無法借助于技術手段排除主觀判斷因素的干擾,對關鍵事項或工作結果,進行高頻度的檢驗,所謂“不可量化就不可考核”。思科公司對業務人員的“績效考核指標”只有一項,即“費用”和“收入”之比。應該指出,用于檢驗系統受控狀態的“表層特征量”,無法可靠地判斷一個人的價值和貢獻。一個人的實際價值或綜合貢獻,往往需要上司和下屬在對等合作的基礎上,依據“個人成長的要求”和“企業發展的理由”,作出中肯的分析和判斷。
第二,尋找偏差原因。“偏差”是指實際結果與預期目標之間的差距。企業管理當局必須在兩個層面上進行糾偏:一是在日常工作層面上,按照既定的績效目標,充分發揮上司和下屬的聰明才智和潛能,找出原因,創造條件,消除障礙,保持組織內部各環節的均衡,強化組織的協同效能,減免資源的浪費和損失;二是在整體協同層面上,通常是在要職要員的“中期述職”之后,針對系統中的結構性問題或流程中的結構性障礙,以及針對變化了的競爭形勢,作出系統的評估和調整,或者調整資源配置方式,或者調整總體績效目標,保持協同體系和外部環境之間的均衡。
一般而言,偏差產生的原因并不單純,在客觀的“技術”、“經濟”因素之中,又夾雜著主觀或非理性的“社會”、“心理”因素,難以確認,難以求證;而且,偏差的產生或多或少與上司的管理不當或疏忽有關,諸如工作任務分配不當,職務分工不清,用人不當,指導和幫助不到位等。因此,管理者上司應該從檢查自己的行為入手,去尋找偏差產生的原因,使上司與下屬結成連帶責任關系,排除情緒上的對立、觀念上的沖突和動機上的矛盾,迅速達成共識,把握偏差產生的真實原因。
偏差產生的原因錯綜復雜,往往互為因果,相互糾纏,管理者必須溯本求源。在更大的空間范圍內,尋找更為本質的原因,并著眼于“根本原因”或“深層次原因”。在更長的時間跨度內,謀求系統解決偏差的方案,避免淺嘗輒止,就事論事。
第三,及時糾正偏差。企業是一個復雜多變的運營系統,來不得半點的馬虎。一個環節或一個員工做不到位,會威脅到整體成效乃至企業命脈。所謂“做成一件事情需要一萬個條件,做砸一件事情只需要一個條件”。一旦發生偏差,管理者上司就需要組織力量,針對偏差產生的原因予以糾正,制定對策和措施,調動資源和人力,協調關系和行為。
在這個過程中,上司的主要職責是:與下屬進行深層次溝通,持續提供知識、經驗和方法,提供專業或專家級的幫助或支持,啟發和督促下屬積極思考。上司不能操之過急,不能輕率地給出自己的答案、思路或對策,要迫使下屬依靠自己的力量完成思考。正虹科技老板的觀念是:管理者不能像諸葛亮那樣不斷地面授機宜,讓人依計行事,導致企業后繼無人。華為的經驗是:每個人必須獨當一面,無依賴地去面對各自的責任事項或市場競爭壓力。
糾偏是一種能力,建立在預見和預控的基礎上。管理者必須在日常管理工作中,不間斷地深入調查和研究,研究“相關事、相關人、相關關系”;事先把握復雜多變的格局,把握決定成敗的關鍵細節,并知道什么是正常的工作狀態,明白下屬員工現在的工作行為和工作狀態意味著什么,盡可能地成為行家里手,明察秋毫,防患于未然。一旦發生偏差,不至于出乎意料、驚慌失措。
預見和預控也是一種能力,建立在企業積累的知識和經驗基礎上,建立在“經驗數據庫”和“專家知識庫”的基礎上。深圳天音公司要求全體員工每天總結成功經驗和失敗教訓,并設專門工作團隊每天進行匯總和提煉,反饋給各個工作平臺分享。同時,鼓勵各級管理者、專業人士和專門人才成為專家,開發經驗模本和教案,支持和幫助全體員工獨立承擔責任。在此基礎上,逐漸下放責任和權力,將那些難以設立控制標準、難以分析和檢驗的事項交與下屬或當事人自行決策和自我控制。按照德魯克的說法,每個管理者應該成為下屬員工的同事或平起平坐的伙伴。促進組織結構的扁平化,促進上司和下屬結成對等合作的伙伴關系。
評價個人價值