大學采購合同管理辦法

大學采購合同管理辦法

　　為加強采購合同管理工作，防范合同采購風險，維護學校利益，依據相關法律法規及學校合同管理規定，特制定大學采購合同管理辦法。

　　大學采購合同管理辦法1

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

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　�、� 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。

　　3. 請購單及其提報規定

　　⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

　�、� 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　�、� 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　�、� 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文

　　檔也需一并提交;

　�、� 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，

　　征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　�、� 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門

　�、� 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

　�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發規定

　　1. 請購的接收要點

　�、� 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請

　　購單是否經過公司領導審批;

　　⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資

　　料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、� 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　�、� 對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2. 請購單的分發規定

　�、� 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

　�、� 對于緊急請購項目應優先處理;

　�、� 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

　　⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3. 采購周期的規定

　�、� 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的

　　物資及產品的采購周期不應超過5天;

　�、� 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務

　　時應向領導說明原因;

　　⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

　　三. 詢價及其規定

　　1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應優先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

　　5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

　　7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四. 比價、議價

　　1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

　　2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合

　　條件更加突出;

　　3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。

　　4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實

　　地考察了解供應商的各方面的實力等;

　　5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五. 比價、議價結果匯總

　　1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付

　　款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規定

　　1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，

　　受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

　�、� 合同正文應包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2) 采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與

　　確認圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質量保證期;

　　8) 質量要求及規范;

　　9) 違約責任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　　⑵ 合同簽訂及其規定

　　1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;

　　2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清

　　點;

　　5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;

　　6) 詳細約定發票的提供時間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

　　8) 違約責任一定要詳細、具體;

　　9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

　　七. 付款及合同執行

　　1. 付款規定

　�、� 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;

　　⑵ 按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支

　　出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;

　�、� 財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，

　　遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。

　　2. 合同執行

　　⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問

　　題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導;

　�、� 已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，

　　跟蹤并督促其保質保量，按時履約;

　　⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補

　　充合同。

　　八. 報驗與入庫

　　1. 報驗

　�、� 供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行; ⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質

　　檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;

　�、� 用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

　　2. 入庫

　�、� 公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨

　　與搬運;

　�、� 質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資

　　接受;

　�、� 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單;

　　⑸ 質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。

　　大學采購合同管理辦法2

　　第一章　總則

　　第二章　政府采購主體

　　第三章　政府采購方式

　　第四章　招投標程序

　　第五章　政府采購監督

　　第六章　法律責任

　　第七章　附則

　　第一章　總則

　　第一條　為了規范政府采購行為，加強財政支出管理，提高財政資金使用效益，促進經濟和社會發展，根據預算法及有關法律、行政法規，制定本辦法。

　　第二條　各級國家機關、實行預算管理的事業單位和社會團體(以下統稱采購機關)使用財政性資金辦理的政府采購，適用本辦法。本辦法另有規定的除外。

　　前款所稱財政性資金，包括財政預算內資金和預算外資金。

　　第三條　本辦法所稱政府采購，是指采購機關以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取貨物、工程和服務的行為。

　　第四條　有下列情形之一的政府采購，不適用本辦法：

　　(一)涉及國家安全和秘密的;

　　(二)因戰爭、自然災害等不可抗力因素，需緊急采購的;

　　(三)人民生命財產遭受危險，需緊急采購的;

　　(四)我國駐境外機構在境外采購的;

　　(五)財政部及省級人民政府(含計劃單列市，下同)認定的其他情形。

　　第五條　政府采購應當遵循公開、公平、公正、效益及維護公共利益的原則。

　　第六條　未經批準，采購機關不得采購外國貨物、工程和服務。

　　前款所稱外國貨物，是指最終貨物為進口貨物，或者最終貨物雖在我國境內生產或組裝完成，但其增加值含量不足總價值50%的貨物。

　　第七條　財政部負責全國政府采購的管理和監督工作，履行下列職責：

　　(一)擬定政府采購法律、法規草案，制定政府采購政策和規章;

　　(二)研究確定政府采購的中長期規劃;

　　(三)管理和監督政府采購活動;

　　(四)收集、發布和統計政府采購信息;

　　(五)組織政府采購人員的培訓;

　　(六)審批進入中央政府采購市場的供應商資格;

　　(七)審批社會中介機構取得中央政府采購業務的代理資格;

　　(八)確定并調整中央政府集中采購目錄和公開招標采購范圍的限額標準;

　　(九)編制中央采購機關年度政府采購預算;

　　(十)處理中央政府采購中的投訴事項;

　　(十一)辦理其他有關政府采購的事務。

　　省、自治區、直轄市和計劃單列市人民政府財政部門負責本地區政府采購的管理和監督工作。

　　第八條　財政部門不得參與和干涉政府采購中的具體商業活動。

　　采購機關應當加強本部門、單位采購工作的管理，支持和協助財政部門依法履行職責。

　　第二章　政府采購主體

　　第九條　政府采購主體包括采購機關和供應商。

　　第十條　采購機關分為集中采購機關和非集中采購機關。

　　第十一條　集中采購機關負責下列政府采購事務：

　　(一)統一組織納入集中采購目錄的政府采購項目;

　　(二)組織由財政撥款的大型政府采購項目;

　　(三)受其他采購機關的委托，代其采購或組織招投標事宜;

　　(四)辦理財政部門交辦的其他政府采購事務。

　　第十二條　本辦法第十一條規定之外的其他政府采購項目，由各非集中采購機關按照本辦法的有關規定自行組織采購。

　　第十三條　采購機關可以委托具備政府采購業務代理資格的社會中介機構承辦政府采購具體事務。

　　第十四條　具備下列條件的社會中介機構，可以申請取得政府采購業務代理資格：

　　(一)依法成立，具有法人資格;

　　(二)熟悉國家有關政府采購方面的法律、法規和政策，接受過省級以上財政部門政府采購業務培訓的人員比例達到機構人員的20%以上;

　　(三)具有一定數量能勝任工作的專業人員，其中具有中級和高級專業技術職稱的人員應分別占機構人員總數的60%和20%以上;

　　(四)具有采用現代科學手段完成政府采購代理工作的能力;

　　(五)財政部及省級人民政府規定的其他條件。

　　第十五條　政府采購業務代理資格的管理辦法，由財政部另行制定。

　　第十六條　供應商是指具備向采購機關提供貨物、工程和服務能力的法人、其他組織或者個人，包括中國供應商和外國供應商。

　　第十七條　凡具備下列條件的，可以申請取得政府采購的中國供應商資格：

　　(一)具有中國法人資格或者具有獨立承擔民事責任的能力;

　　(二)遵守國家法律、行政法規，具有良好的信譽;

　　(三)具有履行合同的能力和良好的履行合同的記錄;

　　(四)良好的資金、財務狀況;

　　(五)財政部及省級人民政府規定的其他條件。

　　第十八條　具備下列條件之一的，可以申請取得政府采購的外國供應商資格：

　　(一)經財政部及省級人民政府批準，一次性準入政府采購市場的外國法人、其他組織或者個人;

　　(二)根據我國締結或者參加的國際公約、條約、協定，所承諾的準入我國境內的政府采購市場的外國法人、其他組織或者個人。

　　外國供應商享有并履行與中國供應商同等的權利和義務。

　　第十九條　供應商準入政府采購市場的`管理辦法，由財政部另行制定。

　　第三章　政府采購方式

　　第二十條　政府采購采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。

　　公開招標采購，是指采購機關或其委托的政府采購業務代理機構(統稱招標人)以招標公告的方式邀請不特定的供應商(統稱投標人)投標的采購方式。

　　邀請招標采購，是指招標人以投標邀請書的方式邀請五個以上特定的供應商投標的采購方式。

　　競爭性談判采購，是指采購機關直接邀請三家以上的供應商就采購事宜進行談判的采購方式。

　　詢價采購，是指對三家以上的供應商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭性的采購方式。

　　單一來源采購，是指采購機關向供應商直接購買的采購方式。

　　第二十一條　除第二十二條、第二十三條、第二十四條規定外，達到財政部及省級人民政府規定的限額標準以上的單項或批量采購項目，應實行公開招標采購方式或邀請招標采購方式。

　　第二十二條　達到限額標準以上的單項或批量采購項目，屬于下列情形之一的，經財政部門批準，可以采購競爭性談判采購方式：

　　(一)招標后，沒有供應商投標或者沒有合格標的;

　　(二)出現了不可預見的急需采購，而無法按招標方式得到的;

　　(三)投標文件的準備需較長時間才能完成的;

　　(四)供應商準備投標文件需要高額費用的;

　　(五)對高新技術含量有特別要求的;

　　(六)財政部門認定的其他情形。

　　第二十三條　達到限額標準以上的單項或批量采購的現貨，屬于標準規格且價格彈性不大的，經財政部門批準，可以采用詢價采購方式。

　　第二十四條　達到限額標準以上的單項或批量采購項目，屬于下列情形之一的，經財政部門批準，可以采取單一來源采購方式：

　　(一)只能從特定供應商處采購，或供應商擁有專有權，且無其他合適替代標的;

　　(二)原采購的后續維修、零配件供應、更換或擴充，必須向原供應商采購的;

　　(三)在原招標目的范圍內，補充合同的價格不超過原合同價格50%的工程，必須與原供應商簽約的;

　　(四)預先聲明需對原有采購進行后續擴充的;

　　(五)采購機關有充足理由認為只有從特定供應商處進行采購，才能促進實施相關政策目標的;

　　(六)從殘疾人、慈善等機構采購的;

　　(七)財政部門認定的其他情形。

　　第四章　招投標程序

　　第二十五條　招標人采用公開招標方式的，應當通過財政部及省級人民政府指定的報刊、信息網絡或者其他媒介發布招標公告。

　　招標公告應當載明招標人的名稱和地址、招標項目的性質、數量、實施地點以及獲取招標文件的辦法等事項。

　　招標人采用邀請招標采購方式的，應當向五個以上特定供應商發出投標邀請書。投標邀請書的主要內容依前款規定。

　　第二十六條　招標人應當根據招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件應當包括招標項目所有實質性要求和條件以及擬訂合同的主要條款。

　　招標文件不得要求或者標明特定的供應商以及含有傾向或者排斥潛在投標人的內容。

　　招標文件應當經采購機關確認，采購機關應當對招標文件的真實性負責。

　　第二十七條　招標人對已發出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間15日前，以書面形式通知所有招標文件收受人。該澄清或者修改的內容為招標文件的組成部分。

　　招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間;但是，自招標文件發出之日至投標人提交投標文件截止之日，不得少于20日。

　　第二十八條　招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、人數以及與招標投標有關的其他情況。

　　招標人沒有標底的，標底必須保密。

　　第二十九條　投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應當對招標文件提出的要求和條件作出實質性響應。

　　投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟。招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間后收到的投標文件，應當原樣退還，不得開啟。

　　投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件，并書面通知招標人。補充、修改的內容為投標文件的組成部分。

　　第三十條　兩個以上供應商可以組成一個聯合體，以一個投標人的身份共同投標。

　　第三十一條　開標應當按招標文件規定的時間、地點和程序，由招標人以公開方式進行。開標時應當眾驗明所有投標文件的密封未遭損壞。招標人應當宣讀所有投標文件的有關內容并作記錄存檔。

　　嚴禁投標人與招標人在開標后進行任何形式的協商談判。

　　第三十二條　評標由評標委員會負責。

　　評標委員會由招標人的代表和有關技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為5人以上單數，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。

　　評標委員會完成評標后，應當向招標人提供書面評標報告，并推薦合格的中標候選人。

　　招標人根據評標委員會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人確定中標人。招標人也可以授權評標委員會直接確定中標人。

　　第三十三條　中標人確定后，招標人應當向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。

　　中標通知書對招標人和中標人具有法律效力。招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起30日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同，并報送財政部門備案。

　　第三十四條　招標人應當自確定中標人之日起15日內，向財政部門提交招標投標情況的書面報告。

　　第五章　政府采購監督

　　第三十五條　財政部門應當加強對政府采購的監督檢查。監督檢查包括以下主要內容：

　　(一)有關政府采購的法律、法規和政策的執行情況;

　　(二)政府采購項目預算的執行情況;

　　(三)政府采購的采購標準、采購方式和采購程序的執行情況;

　　(四)政府采購合同的履行情況;

　　(五)其他應當監督檢查的內容。

　　被監督檢查的單位和個人應當如實反映情況，提供有關材料。

　　第三十六條　財政部門發現正在進行的政府采購嚴重違反規定，可能給國家、社會公眾和當事人利益造成重大損害或導致采購無效的，應當責令采購機關停止采購，并及時作出處理。

　　第三十七條　采購合同當事人應當全面履行合同規定的義務，任何一方不得擅自變更或者解除合同。

　　合同當事人協商一致需變更合同實質性條款或訂立補充合同的，應當報送財政部門備案。

　　第三十八條　采購機關應當對采購合同的標的組織驗收，根據驗收結果，在驗收結算書上簽署意見并報送財政部門。

　　第三十九條　財政部門根據采購合同對驗收結算書進行審核，符合規定的，辦理采購資金的撥款手續。

　　采購資金撥款管理辦法，由財政部另行制定。

　　第四十條　國有資產管理部門應當加強新增國有資產的管理，及時辦理新增資產的登記。

　　第四十一條　政府采購當事人認為自己的合法權益受到損害，可以向財政部門提出書面投訴。財政部門應當在收到投訴書之日起30日作出處理。

　　第四十二條　政府采購應當接受審計、監察等部門以及社會的監督。任何單位和個人有權對政府采購中的違法行為進行控告和檢舉，財政部門及有關部門應當及時進行處理。

　　第六章　法律責任

　　第四十三條　采購機關有下列情形之一的，采購無效，由財政部門責令改正，并可給予警告;對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，由其行政主管機關給予行政處分;給供應商造成損失，應當承擔賠償責任：

　　(一)應當采用招標采購方式而未采用的;

　　(二)擅自提高采購標準的;

　　(三)委托不具備政府采購業務代理資格的社會中介機構承辦采購事務的;

　　(四)與社會中介機構或者供應商違規串通的;

　　(五)開標后與投標人進行協商談判的;

　　(六)中標通知書發出后，無正當理由不與中標人簽訂采購合同的;

　　(七)拒絕財政部門的檢查或者不如實反映情況、提供材料的;

　　(八)其他違反政府采購的情形。

　　第四十四條　供應商有下列情形之一的，采購無效，由財政部門責令改正、給予警告，并按有關規定處以罰款;給采購機關造成損害的，應當承擔賠償責任：

　　(一)提供虛假材料，騙取政府采購供應商資格的;

　　(二)提供虛假投標材料的;

　　(三)采用不正當手段抵毀、排擠其他供應商的;

　　(四)與采購機關或者社會中介機構違規串通的;

　　(五)開標后與招標人進行協商談判的;

　　(六)中標后，無正當理由不與采購機關簽訂采購合同的;

　　(七)向采購主管機構、采購機關、社會中介機構等行賄或者提供其他不正當利益的;

　　(八)拒絕財政部門的檢查或者不如實反映情況、提供材料的;

　　(九)其他違反政府采購規定的情形。

　　第四十五條　社會中介機構有下列情形之一的，采購無效，由財政部門責令改正、給予警告，并按有關規定處以罰款;給采購機關、供應商造成損失的，應當承擔賠償責任：

　　(一)提供虛假材料騙取政府采購業務代理資格的;

　　(二)超出代理權限進行采購業務的;

　　(三)與供應商違規串通的;

　　(四)拒絕財政部門的檢查或者不如實反映情況、提供材料的;

　　(五)其他違反政府采購規定的情形。

　　第四十六條　采購主管機構的工作人員，不履行本辦法的規定，徇私舞弊、玩忽職守的，由有關主管機關給予行政處分。

　　第四十七條　具有本辦法第四十三條、第四十四條、第四十五條、第四十六條規定的情形，情節嚴重構成犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。

　　第四十八條　對財政部門作出的投訴處理或者處罰，當事人不服的，可以依法申請行政復議或者提起行政訴訟。

　　第七章　附則

　　第四十九條　采購機關用國際組織、外國政府或者外國法人、其他組織及其個人的貸款或者贈款進行采購，貸款或贈款人對采購方式有約定的，從其約定。

　　第五十條　本辦法由財政部負責解釋。省級財政部門可以依據本辦法制定具體實施辦法。

　　第五十一條　本辦法自發布之日起施行。

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